평가도 쉬워야 통한다.
한때 영국 맨체스터 유나이티드의 멀티플레이어인 박지성이 뛰었던 모습은 지금 봐도 감동이다.
특히 골을 넣을 때와 볼을 뺏을 때 그의 살아있는 강인한 표정에 그의 노력과 인내가 모든 사진에 묻어나온다. 과묵하고 진지하며, 어디든지 종행무진 뛰어다니는 모습은 우리나라 사람이라는 것이 맞는지 의심이 들만큼 존경스럽고 아름답다.
한때 박지성의 멀티플레이어에 동화되어 직장인으로서 멀티플레이어를 선호하던 때가 있었다. 하나의 업무가 아닌 다양한 업무를 수행하는 1인 다역의 역할을 선호하였다. 하지만 지금은 멀티플레이어의 업무를 비효율로 얘기하고 있다. 게리 켈러의 <원씽>에 의하면 "멀티플레이어의 업무는 결과적으로 업무 집중도와 품질이 떨어진다."고 얘기하고 있으며, "업무추진과 능률을 높이려면 현재 우선순위를 정리하여 하나에 집중해야 된다"고 주장하고 있다. 한꺼번에 하는 업무를 중시하기보다는 하나라도 쉽고 정확하게 해야 다음 업무를 쉽게 할 수 있다.
복잡한 업무는 단순하게 준비해야 한다. 다양한 이슈와 요구사항에 대해서는 요약본과 같은 전체 항목을 정리해서 전체 내용을 정리해서 관리해야 한다. 나의 주요 업무인 제안업무는 공공기관 조달 시스템을 통해 입찰공고를 확인하고 제안서를 작성하여 제안 PT 및 수주에 따른 사업수행을 진행하게 된다. 제안서 작성은 무한 경쟁으로 경쟁상대 업체보다 더 좋은 평가 점수를 받아야 사업을 수주하게 된다. 제안서는 대략 200페이지 내외이며, 별도의 증명자료와 조견표 등 부가적인 페이지를 통합 관리해야 한다. 또한 많은 페이지를 작성하기 위해서는 분야별 많은 인력이 투입되어 팀 단위로 제안서를 작성하게 된다.
보고서도 쉬워야 통한다.
제안요청서는 RFP라고 하며 이 또한 70~80 페이지로 구성되어있다. 기간은 10일 ~ 1달 이내에 제안서를 제출하도록 요청받고 있다. 기간이 짧은 경우에는 사전에 미리 준비하여 작성하는 경우가 있으나 잘 아는 사업인 경우에는 신속하게 작성을 해야 한다. 신속하고 정확하게 분류하기 위해서는 먼저 요청사항에 대한 분석이 필요하다. RFP 내용을 면밀히 분석하여 무엇을 요구하는지, 어떤 리스크가 있는지, 그리고 입찰 조건은 무엇인지를 판단하게 된다. 분석 및 판단 내용은 구두로 보고하기보다는 문서로 보고하고 한눈에 파악하여 커뮤니케이션할 수 있도록 하는 것이 좋다. 분석된 내용을 눈으로만 이해를 하면 추후 다시 그 내용을 찾아 화인 해야 한다. 우리의 기억이 영원하지 않기 때문이다. 또한 다른 RFP와 중복되어 혼돈이 있을 수 있기 때문이다. 이에 분석된 내용은 별도 요약서를 작성하여 누구나 이해할 수 있도록 구성하고 한 번에 이해할 수 있도록 쉽게 작성되어야 한다. 이를 토대로 제안 입찰에 참여할지를 결정하고 쉽게 소통이 되어야 회의시간을 단축할 수 있다. 또한 주요 이슈 및 요점 중심의 생산성 있는 회의를 진행할 수 있다.
제안요청서 육하원칙 요점정리
제안요청 분석 요약은 육하원칙을 기준으로 분석해야 한다. 육하원칙은 많은 사람들이 글쓰기나 보고서, 자소서, 제안서 등에 많이 이용하는 내용으로 "언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 하였나(하게 되나)"로 구분하여 일목요연하게 정리하여야 한다. 이는 전달을 목적으로 하지만 나의 업무 정리에도 도움이 된다. 많은 페이지를 정리하다 보면 기억만으로는 금방 까먹거나 다른 사업과 중첩되어 혼란을 야기하기도 하기 때문이다. 또한 기억은 순간 저장되었다가 다른 기업으로 썩이는 경우가 많기 때문이다. 이에 핵심 내용을 한눈에 파악을 해야 내가 찾고자 하는 내용을 파악할 수 있기 때문이다. 이 또한 쉽게 정리되어야 내용을 쉽게 파악하고 전달할 수 있으며, 내용을 찾기 위해 다시 전체 페이지를 훌터볼 필요가 없기 때문이다.
언제: 제안서를 언제까지 제출이며, 사업 수행은 언제까지 끝내야하는냐이며,
어디서: 제안서 제출 장소와 방법이 되겠다.
누가: 고객이 되겠으며, 투입인력의 조건이 되겠다. 또한 경쟁상대의 동향도 파악이 되어야한다.
무었을: 사업범위, 비용, 기간이 되겠다. 사업범위는 제안 요청서에서 요구하는 항목으로 전체 범위를 중심으로 정리되어야 한다.
어떻게: 요구사항에 대한 어떻게 수행해야되는 지에 대한 내용이 되겠습니다.
하였나(하게 되나?): 핵심 이슈와 리스크관리 수행 전략과 사후 관리 등이 되겠다.
내용이 많을수록 쉽고 단순하게 가야 한다. 전체 내용과 윤관이 한눈에 들어오면 다음부터는 요약본만 참고하면 되고 이에 따른 추가 내용을 정리하면 된다.
제안서 작성도 시작은 전체 요청 항목을 검토하여 어떻게 기술할 것인지가 중요하다. 이를 위해서는 이번에도 전체 내용을 중심으로 정리하되 전체 목차를 정리해야 한다.
요청 항목별 목차를 정리하고 또한 평가점수가 있는 항목은 평가 점수를 표기해야 중요한 페이지와 중요하지 않는 페이지를 구분할 수 있다. 기본 페이지는 중요하지 않은 페이지로 정리하고 평가점수가 있는 페이지를 중요하게 판단하여 더 세분화하여 기술해야 한다. 목차 및 평가점수는 제안 요청서의 RFP에 가이드되어 있다. 세부 기술은 과거에 사용했던 유사 장표를 수집하고 기본 틀로 활용하여 정리하면 된다. 하지만 금액이 큰 제안서는 기존 자료를 활용하기보다는 새로 작성하는 것을 추천한다. 하지만 대부분의 공공기관 조달의 사업규모와 비용은 다양하나 10억이 넘어가지 않는 것이 대부분이다. 그렇다면 제안비용을 줄이기 위해서라도 중요하지 않는 장표는 기존 장표를 활용하는 것이 좋다.
제안서는 200페이지의 많은 페이지를 평가위원들이 짧은 시간에 다 볼 수는 없다. 이에 작성된 제안서에 대한 요약본을 추가로 요구하고 있다. 요약본은 제안 평가위원들이 빨리 조회할 수 있도록 평가항목 중심의 주요 내용을 정리해서 요약하게 된다. 제안요약서는 대략 60~70페이지 분량으로 정리된다.
또한 제안 발표본도 제출하여 제안 발표를 통해 쉽게 이해를 시켜야 한다. 이 모든 과정은 사업을 잘 수행할 수 있는 업체를 선정하기 위한 프로세스로써 우리나라 공공조달 입찰시스템 프로세스이다.
또한 많은 양의 제안서와 다수의 입찰제안 업체가 있다면, 평가위원은 제안서에 둘러싸여 내용에 대해 무감각해지게 된다. 이때 중요한 것은 평가위원이 제안서를 쉽게 평가할 수 있도록 정리해야 된다는 것이다.
평가도 쉽게 평가하도록 개선해야 한다.
평가위원은 대학교수 혹은 박사, 자문위원 형태의 위원으로 구성이 된다. 그 평가를 위해 하루 전에 연락을 받고 참여하게 된다. 이에 제안평가에 대해서는 주관적인 판단이 많이 좌우하게 된다. 또한 평가위원들의 평가 분위기를 살펴 평가하게 된다. 제안서를 아무리 잘 썼다고 하여도 이 장표가 무슨 장표인지 왜 중요한지 모를 경우가 많다. 주요한 내용은 인식표 혹은 조견표라고 해서 평가항목에 대한 내용은 몇 페이지에 있다고 설명해주게 된다. 그렇다고 평가위원이 쉽게 이해할 수는 없고 단순히 쉽게 넘어가게 된다.
최근 조달 평가는 제안서를 종이로 인쇄하지 않고 온라인으로 파일만 등록하는 시스템으로 바뀌었다. 등록된 제안서 파일을 다운로드하여 PC에서 보고 평가하는 형태로 변경되었다. 평가위원은 경쟁사의 제안서와 비교하며 PC 모니터로 평가하는 구조로 변경되었다. 이는 모니터로 평가하기에 쉽게 평가할 수 있는 구조가 필요하며, 평가위원의 평가 형태를 유념하여 제안서를 작성해야 한다. 특히 발표본에는 조견표와 같은 인식표를 두어 제안서 몇 페이지에 있는 항목인지를 목차 번호를 적용하여 쉽게 찾도록 해야 한다. 결국 쉽게 찾을 수 있는 화면 UI와 시각 동선을 잘 활용해야 된다.
시간이 지나면 평가도 변한다. 환경에 맞춰 쉽게 구성해야 한다.
