왜!라고 질문하라!
기준이 되는 기본을 지켜라!
늦은 저녁 협력사 대표와 식사를 하던 중 프로젝트에 대한 고민을 듣게 되었다.
협력사에서 사업이 끝난 사업에 고객으로부터 잔금 지급이 늦어져 고민을 털어놓았다. 잔금을 안 받았으니 무일푼으로 사업을 수행하여 현재 돈을 땡겨쓰고 있다는 것이다. 또한 사업 초반에 선금도 차일피 미루어, 편의를 봐주는 차원에 선금 없이 잔금만 하기로 하고 사업을 시작하였다. 사업이 다 끝나면 잔금을 받아야 되지만 고객사에서 차일피일 미루고 있어 미치겠다고 한다. 또한 하청을 준 협력사에서는 절반이라도 빨리 달라고 하는 독축 전화로 스트레스가 이만저만이 아니라고 한다. 받을걸 때를 놓쳐 고생하고 있었다.
프로젝트를 수행을 하면 공공기관 사업인 경우 대금 결재에 대한 절차가 있다. 보통 사업 착수시 선금 30%, 중간에 받는 중도금은 유동적이며, 사업이 완료된 경우 잔금을 받게 되어있다. 잔금은 나머지 지급받지 못한 금액을 받는 것으로 선금을 제외한 금액이다. 선금을 30% 받았으면 잔금은 나머지 70%를 받는 것이다. 하지만 프로젝트에 경험이 있다고 하여도 실수하는 경우가 있다. 그것은 착한 것이다. 고객이 사업을 수행할 때 진행하는 선금 30%에 대해 이런저런 핑계로 잔금으로 처리하자고 미루면 그것을 순진하게 수용해버린 것이다.
이것은 이후 협력사 혹은 하청업체를 고려하지 않은 절차로 끝까지 요청하지 못한 실수를 하였다. 그건 협력사 및 하청업체에 줄 선금을 생각하지 않은 것이다. 사업에서 고객으로부터 받는 선금은 모두 하청업체와 협력사에 선금을 지급하는 것이다. 물품 납품 및 공사 관련 용역사업은 자제 구입과 제품 구매 시 비용이 많이 발생하기 때문에 선금은 무조건 받아야 된다. 그래야 공공기관에 선금 집행 내역에 대해 서면으로 증명하기 때문이다. (공공기관 사업은 처음 선금 사용내용을 요구하고 있다.) 하지만 선금을 안 받았으므로 하청 비용과 협력사에게 자제비 및 재료비를 줄 필요는 없어진다. 하지만 같이 일하는 협력사는 입장이 달라진다. 자재는 현금으로 사 오는 것으로 당장 현금이 없어지는 것과 선 투자 계념으로 지출된 금액은 시간이 지나면 이자가 생겨야 하지만 발생하지 않는 항목에 투자를 하는 것이다. 결국 비용은 시간과도 맞먹는 것으로 선금을 받지 않고 자체적으로 비용을 발생한 것이다. 이것은 프로젝트 수행을 쉽게 생각하였기에 실수를 저지른 것이다. 선금을 청구하게 되어 있다면 청구해야 한다. 고객이 귀찮아한다고 다양한 핑계를 주장한다고 해도 절차를 무시하면 추후 힘든 상황이 발생하게 된다. 선금 생략은 발주처 입장에서 단순 편의를 제공하는 것이다.
원인을 정확히 파악하면 쉽게 해결할 수 있다.
고객은 단순 행정업무처리가 귀찮으니 생략했으면 하는 바람에 말을 던져 본 것이다. 중요하게 생각하지 않는 다면 고객 편의를 제공하여 보다 우호적인 관계를 유지하기 위해서 수락하게 된다. 단순히 발주처 고객의 편의를 제공하여 절차를 무시한 것이다. 이 절차를 생략하게 되며 발주처는 편하다. 하지만 수행사는 혼자 사업을 하는 것이 아니기 때문에 협력사의 협조가 절대적으로 필요하다. 협력사와 사업을 수행함에 있어 관계를 중요시하는 것은 사업수행 시 금액이 오가는 것이 필요하다. 금액을 주고받아야 사업을 시작하는지 느끼게 되고 신뢰를 강화할 수 있다.
당연한 절차를 고객이 원한다고 하여 들어주는 것은 절차를 무시한 것이다. 순간 판단의 실수라고 할 수 있고 선금지급이 중요하게 생각하지 않을 수 있다. 하지만 금액은 매우 중요하고 신중한 항목이다. 금액을 비용에 대한 대가로 결국 물리적인 화폐를 얘기하는 것이다. 우리 사회는 화폐에 대해 매우 민감하게 반응을 한다. 자본주의 시대에 현금은 매우 중요한 도구이다. 이것으로 권력을 가질 수 있으며, 행복을 가질 수 있다. 삶에 편의를 제공하며, 불편한 상황을 면하게 된다. 그만큼 중요한 절차를 생략하는 것은 소탐대실했다고 할 수 있다. 작게 주고 크게 잃는 것이다. 협력사 사장은 그때는 편의를 위해 제공했지만 조금 시간이 지나니 협력사에서 외 선금을 주지 않느냐는 전화를 받게 된다. 자재 구입과 제품 준비를 위해서는 확실한 주문과 구체적인 현금이 필요하다 이런 현금이 오가지 않으니 협력사는 무언가 잘못되었는지 걱정을 하게 된다.
사업은 어느 정도의 여유 자금을 확보하고 사업을 진행해야 한다. 그렇게 못하면 프로젝트에 선금을 받고 진행하거나 빗을 내여 진행해야 한다.
어떤 걸 선택하겠는가? 가장 좋은 방법은 기본 절차대로 선금을 받아 집행하는 것이다. 다른 생각을 할 필요가 없다. 고객에게 편의만 제공하는 것보다 귀찮게 하는 것도 하나의 방법이 된다. 최근에는 고객에게 업무를 분담하게 하거나, 발주처 입장에서 제공해야 하는 것이 있게 된다. 이렇듯 프로젝트 수행 시 선금 지급하는 것에도 노하우가 필요한 것이다.
나는 프로젝트를 수행하면서 선금은 먼저 받아 왔다. 그것이 당연하여 부담 없이 신청을 한다. 한 공공기관 업체는 사업을 발주 내고, 사업을 수행하면서 17년 동안 선금을 지급해 본 적이 없다고 한다. 특정 공공기관 담당자의 얘기다. 정말 난감하지만 그것이 믿어지지 않아 계속 문제 제기를 하였다. 그리고 발주처에 가서 왜 안되는지 상담을 진행하였다. 진행과정에서는 별 관심이 없어하였지만 이후 지급이 안될 이유를 느끼지 못해 담당자는 당연히 지급하는 것으로 결론이 나서 선금을 지급받을 수 있었다.
왜!라고 질문하라!
만약 당연한 절차를 생략하게 된다면 의심을 해봐야 한다. 원하는 것이 무엇인지, 바빠서 그러는지? 검토해보아야 한다. 고객이 정상적인 절차를 갖지 않는다면 질문을 던져야 한다. 구체적으로 어떤 문제가 있는지 따져 물어야 한다. 정확한 원인을 찾기 위해서라도 왜!라는 질문을 던져야 한다. 알고 보면 아주 사소한 것들이 많다. 그것도 핑계지만 경험이 짧은 고객은 모든 것이 생소하고 귀찮기에 사업의 실행 성격과 맞지 않으면 나중에 주고자 한다. 왜냐하면 귀찮기 때문이다. 이유는 단순하다. 다른 이유가 있다면 참고는 해야 하겠지 이유를 따져 물으면 고객도 스스로 판단하게 되므로 "왜!"라는 질문을 계속해야 상황에 대응할 수 있다.
순간은 편할 것이다. 하지만 시간이 지나면 힘들게 된다. 정상적인 절차를 받지 않게 되면 함께 일하는 협력사는 힘들게 된다. 앞의 사례가 보여주듯 위에서 실수를 하는 것은 첫째, 발주처에 순간 편의를 제공한 것이다. 조금 불편함을 줘도 된다. 발주처인 고객이 편의를 위해 제공했다는 것만으로도 편안함을 느끼게 된다. 편의는 상황에 따라 다르고 중요도에 따라 다르다. 둘째 절차를 무시한 것이다. 약속된 기간에 신속하게 진행하는 것이 가장 자연스럽고 부담이 없는 것이다.
상황이 이해가 안 되고 믿어지지 않으면 "왜!"라는 질문을 자주 사용해야 한다.
상대방이 불편하더라도 필요한 절차에 대해서는 왜!라고 따져 물어봐야 한다.
