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by 김재현 Mar 30. 2019

지금 단계에서 꼭 필요한, 오늘회 업무 매뉴얼 만들기

스타트업에서 매뉴얼과 업무 프로세스가 왜 중요한가 : 노션 도입기


오늘회는 천천히 성장한 것 같기도 하고, 빠르게 성장해온 것 같기도 하다.


오늘회가 시작하고 나서 사무실이 두 곳이 생겼으며 억대의 자금을 마련했고, 생산을 해줄 협력사들을 소싱했다. 수산물을 잘 모르는 젊은이들이 온라인에서 회를 배달해먹는 모델을 검증하려 여러자기 시도를 했고, 제품 출시에 대한 기획부터 오퍼레이팅, 고객을 대하는 기본적인 원칙을 마련했다.


스타트업 초기에 부족한 시간과 인력으로 모두가 나서서 하지 않았다면, 이뤄내기 어려운 결과였을 것이다.



같은 마음으로 일하고

명확한 업무 구분

효율적인 업무 처리

동료에 대한 존중



항상 오늘회에서 강조해왔던 항목이다. 가장 단순하지만 가장 지키기가 어려운 것이기도 하다.


위의 원칙이 흔들리기 시작한 것은 새로운 구성원들의 합류와 기존 구성원들의 이탈이 빠르게 일어나면서부터였다. 기존 구성원들의 경험이 새로운 구성원들에게 원할히 전달되지 않았고(커뮤니케이션 비용의 증가) 새로운 구성원들은 오늘회에 대해서 제대로 파악하기도 전에 업무에 급하게 투입되었다. 빠르게 회사가 성장하다 보니 새로운 업무들이 추가되는데 기존 구성원들의 경력이 매우 짧다보니 명확히 업무를 나누지 못하고 뒤섞이게 되었다. (내일도 힘든데, 너의 일도 도와줄게라는 선의겠지만)


인력 인아웃이 있어도 리스크가 적은 조직 구조를 만들기 위해서 업무 매뉴얼을 만들어야겠다는 생각은 항상 있었고, 몇차례 시도가 있었으며, 몇번 잘 지켜지기도 했다. 다만 파일로 작성되어 공유되다보니 하루가 다르게 변하는 오늘회 업무 프로세스 변화가 매뉴얼에 바로 반영하지 못하고 다시 매뉴얼은 처박히기 일쑤였다.


이에 대해서 머리 싸매다 우연히 만난 솔루션이 노션notion 이었다.



회사에 대한 정보는

누구나 쉽게 공유하고

쉽게 접근할 수 있어야 한다.



기업은 다양한 이유로 문서화가 반드시 필요하다. 이중에서도 업무 정보는 제일 중요하다. 담당자가 부재하더라도 회사 업무의 연속성을 보장하고 정보를 공유해야 업무의 흐름을 파악할 수 있기 때문이다. 오늘회는 정말 기밀정보 외에는 모든 정보를 공개해야한다고 생각한다. 정보의 독점보다 개방, 공유를 통해서 미치는 회사 문화가 더 긍정적이라고 생각하기 때문이다.


스타트업이라면 클라우드 기반의 파일관리, 협업 커뮤니케이션, 메신저 서비스의 활용을 적극적으로 활용하고 있을텐데, 개인별/팀별 사용하는 서비스가 달라 구성원들의 피로도가 올라가고 자료를 찾기도 쉽지가 않을 것이다. 이러한 점이 구성원들이 기존 업무툴을 적극적으로 활용하지 못하게 했던 요인이었다.


그러므로 이번에 사용하고자 하는 업무툴은

누구나 쉽게 사용할 수 있어야 하고

누구나 쉽게 편집할 수 있어야 하며

누구나 편하게 접근할 수 있어야 했다.


기존의 업무툴들을 리뷰해보자면,

컨플루언스 

는 속도가 느리고, 데이터나 모바일에서 사용이 불편했고 비용이 비싸 탈락했다.

구글드라이브

는 지메일과 쉽게 통합되고 실시간으로 여러명이 동시 편집이 가능하며 공유가 용이한 장점이 있지만, 문서가 많으면 많아질 수록 찾기 힘들고 모바일에서 보기가 어려운 단점도 있었다. 스프레드시트는 구글시트를 정말 잘 활용하지만 이외의 문서작업에서 쓰이지 않는 제한성도 있었기 때문에 보조적 업무툴로만 사용하기로 했다.

에버노트

는 개인적인 노트툴로서는 괜찮지만, 검색이 잘 안되는 단점이 치명적이었고, 구성원이 늘어나면 어떤 문서가 어디에 있는지 알기가 어려웠다. 특히나 신규구성원들에게 정보를 쉽게 공유하기 위한 목적으로 업무 매뉴얼 툴을 고민하고 있었는데 에버노트는 그런 점에서 문서를 쉽게 찾아보기 어려운 특징이 있었다.

슬랙, 잔디

는 메신저로서 실시간 커뮤니케이션은 용이하지만 문서를 아카이빙하거나 저장하는 용도로서 툴의 기능이 매우 약했다. 그래서 탈락.

트렐로

는 프로젝트 단위별로 진행사항을 한번에 확인할 수 있는 장점은 있지만, 개발업무에 적합하여 데일리업무가 산재한 오퍼레이팅 혹은 영업에는 적합한 툴이 아니라 판단되어 탈락시켰다.




문서 아카이브 기능에

채팅기능도 포함하고 있다,

그래서 노션을 선택함


노션을 선택하고 바로 몇몇 페이지를 만들어 사용해보니 사용감과 접근성이 매우 괜찮았다. 노션의 장점은 아래와 같다.


웹, 모바일앱에서의 작성이 너무 편리하다.

트리구조의 문서 정리 및 검색이 용이하다.

문서 포맷이 다양하여 업무의 특성에 맞게 사용가능하다.

화면이 깔끔하다.


아래가 오늘회에서 활용하고 있는 노션 화면이다.


오늘회에서 노션으로 정리하고 있는 매뉴얼은 아래와 같다.


브랜딩 : 모두가 한 곳을 바라보고 일하기 위해서 우리가 누구인지, 무엇을 할지 명확하게 설명해야한다.

업무매뉴얼 : 업무방식을 통일하고 누가 봐도 똑같이 일할 수 있도록 업무매뉴얼을 만든다.

목표와 성과지표 : 이 모든 작업은 성과를 내기 위한 것들이다. 성과를 만들기 위해서는 목표와 성과지표가 명확해야 해야할 업무 또한 명확해진다.




신규입사자가

오늘회에 대해서 알아야 할 것들


'여기는 이런 식으로 일한다'는 설명하는 정도이다.


정말 간단한 와이파이 비밀번호부터 프린터 연결하는 방법같은 정보도 들어있다. 이런 것들은 꼭 알려줘야하지만 작정하고 알려주려면 너무 귀찮은 정보들이다. 처음 들어왔으니 조직에 빨리 적응하기 위해서 얼굴을 익히라고 동료들의 얼굴도 전부 사진으로 넣어놨다.(실물과 매칭이 안되는 개-사기꾼 사진이 들어있는 건 함정이다.)


처음에 들어온 분들이 궁금해하는 것들도 모아두었다. (점심시간은 언제냐, 월급날은 언제냐..등등) 휴가는 어떻게 사용할 수 있는지 (신입들은 휴가가 어떻게 발생하는지도 잘 모른다) 토요일에도 근무하는 직원들을 위해서 대휴의 사용방법에 대해서도 자세히 적어두었다. 직원 복지는 어느 정도까지 되어있는지도 설명되어 있다.



하지만 가장 중요한 파트는 오늘회 문화이다.



기업문화는 사람마다 회사마다 정의가 다르다. 회사의 규모와 상황에 따라도 달라질 수 있다. 그러므로 조직원의 행동과 의사결정에 영향을 주는 것으로 핵심가치를 설정했다. 자세하게 설명하지 않지만 오늘회는 "일을 잘하는 것"이 핵심가치이다. 그리고 "고객의 만족"이 우리의 미션이다. 이에 따라 6개의 항목을 꼼꼼하게 설명해두었으며, 이 가치와 미션의 이해를 돕기 위해 외부 블로그 링크, 책 요약 등을 함께 걸어두었다. 노션이 이런 점에서 구성하기 매우 편리했다.


읽는 것만으로도 오늘회가 어떤 목표를 가지고 움직이는지 이해할 수 있게 만드는 것이 가장 중요하니까.



기존 조직원의

경험을 빠르게 습득하고

기존 구성원은 업무 전문성을 높여나간다.



중학생이 들어와도 이해하고 업무에 바로 투입할 수 있게끔의 세세한 업무 흐름과 매뉴얼을 담고 있는 곳이다. 각 파트별로 들어가면 팀별 미션과 달성해야하는 성과지표가 바로 눈에 보인다. 담당하고 있는 파트별 조직원의 연락처도 들어있다.


가장 설명하기 어려운 일간주기 업무, 주간주기 업무, 월간주기 업무 (월간 업무의 경우 접할 기회가 없으므로 한번 실행하고 다음달에 다시 하지 않을 가능성이 매우 높다)도 전부 명기해두었다. 해당 유관자들을 태그로 걸어두어 어떤 업무가 어떤 사람과 같이 해야하는지도 연결지어 놓을 수 있다.


이렇게 업무를 세분화해서 쪼개놓는 것은 여러가지 긍정적인 효과가 있다고 믿는다.


맡은 업무에만 전념함으로서 업무고민이 깊어진다는 점.

목표과 성과지표에 맞게 업무를 개선해나갈 수 있다는 점.

신규 조직원이 쉽게 투입될 수 있다는 점.


노션을 사용한 이유는 쉽게 변동사항에 대해서 업데이트가 가능하다는 점이었기 때문에 위의 페이지들은 매월마다 주기적으로 업데이트를 시킬 예정이다. 이는 조직원마다 본인이 과거에 해온 일, 변화된 일, 변화시킬 일에 대해서 정리할 수 있는 시간을 마련할 수 있을 것 같다.



내부정보공유로도 만점


이렇게 하다보니 상대적으로 메일 커뮤니케이션이 확실히 줄어들고 있고, 주간 이슈에 대한 전사 공지, 데일리 성과지표 달성에 대해서도 공유할 수 있게 되었다. 하다못해 채용 진행사항도 노션으로 확인할 수 있다.

 

노션은 트렐로식의 프로젝트 구성도 가능하게 되어있다.


아직 도입한지 일주일도 채 되지 않았지만 오늘회 조직원들이 빠르게 노션을 잘 활용하고 있고 이를 앞으로 어떻게 꾸준히 해나갈 것인지를 나도 기억하기 위해서 이렇게 브런치에 남겨둔다.


어떤 작업이라도 '잘 할수 있는 법칙'이 있다
 이를 발견하고 표준화한 것이 구조다.
스타트업은 바쁘고 힘들지만 그 와중에서도
구조를 차근차근 만들어나가야 한다.



오늘회에 궁금한 점이 있으면 꼭! 댓글로 달아주세요. 궁금하신 문의에 대해서 저도 생각해보며 오늘회를 개선시키거나 발전시킬 수 있는 좋은 단초를 마련할 수 있을 것 같아요!!!

예) 오늘회가 마케팅하는 법 등



이런 오늘회가 궁금하시면 https://www.onul-hoi.com

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