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Jun 09. 2021
슬랙을 도입하기 위해 회사를 설득해야 하는 당신에게
슬랙을 써야 하는 이유, 슬랙을 잘 쓰는 방법
얼마 전 새로운 회사로 이직한 A씨는 사내 업무 커뮤니케이션 툴에 불만이 많다. 새 회사에서는 카카오톡으로 업무를 보는데, 원하는 정보는 어디있는지 도통 모르겠고 새로운 단톡방만 계속 늘어나고 있다. 참다 못한 A씨는 이전 회사 경험을 살려 우리도 슬랙을 쓰자고 야심차게 의견을 제시하는데...
"이미 카카오톡이 저는 편해요. 왜 다른 툴을 쓰자는 거죠?"
"슬랙인지 뭔지 잘 모르겠고 일단 너무 어려워요."
"우리는 개발자도 아닌데 왜 슬랙을 써야 해요?"
이렇듯 난관에 부딪친 A씨. 과연 A씨는 회사 구성원들의 부정적인 의견을 설득해서 사내 슬랙 도입에 성공할 수 있을까? 슬랙을 도입하게 된다면 어떻게 써야 슬랙을 잘 활용할 수 있을까? 만약 당신도 이런 위기에 처해 있다면 아래 글을 구성원들에게 공유해보자.
(본 글은 업무 커뮤니케이션 툴의 도입의 필요성 또는 도입의 어려움을 겪고 있는 비개발자 직군, 콘텐츠 및 문화예술 기업을 대상으로 작성한 글입니다.)
슬랙을 써야 하는 이유
1. 사원+대리 단톡방, 사원+대리+과장 단톡방, 사원+대리+과장+이사 단톡방...
카카오톡 또는 네이버 웍스와 같은 메신저형 툴을 썼을 때 가장 많이 생기는 불상사가 바로 무한대로 증식하는 단톡방일 것이다. 이 경우 관리하기 번잡스럽고 귀찮은 건 둘째로 하고, 가장 큰 문제는 정보의 단절이다.
이처럼 단톡방 사이에 직급으로 분리가 되어 있다면, 카카오톡이나 네이버 웍스는 이 방에서 저 방으로 정보의 전달이 쉽지 않다. 또한 기존 단톡방에서 논의되던 내용을 새로이 초대된 사람한테 전달하려고 하면 굉장히 번거롭다. 이럴 때 우리는 보통 정보의 누락을 경험하게 된다. (나 그 이야기 처음 듣는데?)
슬랙의 가장 큰 장점은 생성된 채널(단톡방)을 내 마음대로 들락날락 거릴 수 있다는 점이다. 그리고 내가 있지 않던 채널에 들어간다고 해도 그 이전에 논의되었던 모든 내용을 팔로업할 수 있다. 또한 링크 복사(copy link) 기능을 이용해서 이 채널에서 저 채널로 정보를 자유롭게 이동시킬 수도 있다.
슬랙에선 채널 탐색을 통해 자유롭게 다른 채널에 참여할 수 있다.
채널에 참여하면 기존의 커뮤니케이션 해오던 내용들을 모두 확인할 수 있다.
링크 복사(copy link) 기능을 이용해 다른 채널로 메세지와 메세지에 달린 댓글을 이동시켜서 볼 수 있다.2. 중요한 내용을 놓치지 않는 정교한 멘션(Mention) 기능
@+이름으로 상대방에게 알림을 주는 멘션 기능은 카카오톡에도, 네이버 웍스에도 존재한다. 하지만 슬랙에서는 이보다 훨씬 더 정교하고 세분화된 멘션 기능을 제공한다. (멘션의 종류는 아래 참고) 또한 특정 구성원을 그룹(@group)으로 등록해놓으면 그룹 단위로 멘션을 할 수도 있다.
슬랙 멘션 기능
@username - 현재 채널 안에 있는 특정한 사람에게 알림을 보냄.
@group - 특정 멤버 그룹에게 알림을 보냄. 그룹명과 멤버는 따로 설정할 수 있음.
@here - 채널 안에 현재 활동중인(active) 멤버들에게만 알림을 보냄. 팀 단위의 중요한 공지사항의 경우 사용.
@channel - 채널 안에서 활동중이지 않은 멤버들까지 포함해서 알림을 보냄. 휴가자 포함 팀 단위의 중요한 공지사항의 경우 사용.
@everyone - 채널과 관계없이 그리고 활동 여부와 관계없이 전체 멤버에게 알림을 보냄. 전사 단위의 공지사항이 있을 경우 사용.
하지만 이 멘션을 통해 단순히 기능적인 장점만을 얘기하려고 하는 것은 아니다. 중요한 건 이러한 세분화된 멘션으로 인해 정보의 위계가 생성된다는 점이다. 카카오톡이나 네이버웍스에서는 그러한 위계 없이 모든 알림들이 전달되기 때문에 피로도가 높다.
문제는 그것이 반복되면 어느 순간 멘션과 알림의 본 기능을 잃어버린다는 것이다. 우리가 자주 쓰는 앱 서비스에서 지나치게 빈번한 문자와 앱 푸시를 한다면 어느 순간 우리는 그 알림을 무시하게 된다. 심한 경우는 알림을 꺼버리거나 수신을 차단해버리기도 한다.
이렇듯 무질서한 멘션과 그로 인한 알림 폭탄은 조직의 커뮤니케이션을 방해할 수 있다. 중요한 정보와 그렇지 않은 정보를 점점 구분하기 힘들어진다. 그런 점에서 슬랙의 정교한 멘션 기능은 정보의 위계를 쉽게 나눌 수 있다는 점에서 강력한 장점이 될 수 있다.
3. 워크(work)와 라이프(life)를 분리할 수 있다.
카카오톡을 사내 업무 커뮤니케이션 툴로 썼을 때 가장 큰 문제는 업무와 업무 밖 내 생활이 구분이 되지 않는다는 점이다.
친구와 갠톡으로 주고 받던 내용 바로 아래 팀장님과 업무 내용을 주고 받은 단톡방이 위치해 있다. 퇴근을 했는데도 알림이 뜬다. 모처럼 휴가를 나왔는데 우리 회사 부서 단톡방에서 알림이 멈추지 않는다. 일단 알림이 오지 않아도 눈에 아른거리는 것부터가 짜증이 솟구친다.
이처럼 카카오톡은 업무와 내 생활이 분리가 되지 않는다. 반면 슬랙은 업무와의 분리는 물론이고, 채널(단톡방)로 별로 알림을 세분화할 수 있기 때문에 필요한 정보들만 전달받을 수 있다. 또한 업무 시간을 따로 설정해놓으면 업무 시간 이외의 알림은 내게 오지 않는다.
만약 이 글을 추천받아 읽고 있는 당신이 이것을 대수롭지 않게 생각한다면 자신이 '꼰-대'임을 의심해 보아야 한다. 퇴근했는데 업무 내용을 푸시받길 원하는 직원이 어디 있겠는가? 요즘 시대에 워라밸 더 이상 선택이 아니라 필수다.
슬랙에서는 웹과 모바일 앱은 물론이고 개별 채널 별로도 알림 설정이 가능하다.
슬랙에서 업무 시간을 설정해놓으면 그 이외 시간에는 쿨쿨 자고 있는 나를 발견할 수 있다.4. 그 외 기타 유용한 기능들: 검색 기능, 채널에 고정(Pin), 저장된 항목(Save items)
사실 슬랙의 기타 유용한 기능들을 떠올린다면 구글 드라이브와 구글 캘린더 연동, 각종 다양한 앱(app)과 봇(bot)들, 그리고 스니펫(snippet)들이 해당될 것이다. 하지만 여기선 과감히 생략하겠다. 이런 기능들은 서서히 알아가면 된다.
슬랙의 기타 유용한 기능으로는 첫 번째 뛰어난 검색 기능을 들 수 있다. 카카오톡에서 대화 내용 검색이라 하면 특정 방에서 얘기했던 키워드를 검색하는 정도일 것이다. 하지만 슬랙에서는 특정 채널(방)과 관계없이 다양한 검색 한정자를 활용해 내가 원하는 정보를 빨리 찾을 수 있다.
슬랙에서 제공하는 다양한 검색 한정자
2021년 6월 1일 이후에 chatting 채널에서 박상권이 얘기한 내용을 검색그 외에도 채널에 고정(Pin)과 저장된 항목(Save items)이라는 정보 저장 기능도 있다. Pin은 쉽게 생각하면 상단에 고정 기능과 비슷하다고 보면 된다. 다만 Pin의 갯수는 1개가 아니라 복수로 가능하며, Pin으로 처리된 내용만을 따로 확인할 수 있다. Save items는 한마디로 책갈피 기능이다. 특정 대화를 개인적으로 보관할 수 있어서 잊어먹지 않고 찾을 수 있다. 카카오톡이었다면 열심히 스크롤을 올렸어야 되지만 슬랙은 그렇게 하지 않아도 된다.
Pin 기능을 이용해 중요한 내용을 바로 찾을 수 있다.
기억해두어야 할 내용들은 Save items 기능을 통해 따로 보관해 둘 수 있다.앞선 설명들을 통해 슬랙이 왜 좋은지는 대충 알았다고 하자. (그래 좋은 건 알겠어. 근데 어떻게 써야 돼?) 그러면 그냥 슬랙을 아무렇게나 쓰기만 하면 될까? 그렇지 않다. 툴을 쓸 때 가장 위험한 생각이 툴 만능주의다. 툴만 도입하면 모든 것이 다 해결된다고 생각하는 것이다. 우리 회사에 슬랙만 도입하면 모든 커뮤니케이션 문제가 해결되고 소통이 원활하게 이루어질까? 당연히 그럴리가 없다.
아무리 좋은 툴이라 하더라도 제대로 써야 좋은 효과를 발휘한다. 특히 툴이 제공하려는 본연의 목적과 기능을 잘 이해하고 쓰는 것이 중요하다. 슬랙이란 툴의 목적은 정보들이 단절되지 않고 모든 구성원들에게 잘 공유되는 것이라 할 수 있다.
이걸 이해하지 못하고 슬랙을 함부로 쓰면 도입하느니만 못한 상황이 펼쳐지기도 한다. 대표적인 예가 슬랙을 그냥 카톡처럼 쓰는 경우다. 그럼 어떻게 해야 잘 사용하는 걸까? 아래는 슬랙을 잘 쓰는 방법에 대해 소개한다.
슬랙을 잘 쓰는 방법
1. 비공개 채널(Private Channel), DM(Direct Message)을 쓰지 않을 것
앞서 계속 얘기했지만 슬랙이란 툴의 최대 장점은 내가 특정 채널에 참여하지 않더라도 모든 정보들을 공유받을 수 있다는 점이다. 그런데 슬랙을 쓰면서 자꾸 비공개 채널을 만들 거나 DM으로 소통하려는 사람들이 있다.
물론 업무 범위에 속하지 않는 지극히 개인적인 이야기들은 괜찮다. 이를 테면 회식 멤버끼리의 사담 같은 것들은 공개 채널에 얘기하는데 무리가 있다. 하지만 그런 것이 아니라 업무적인 이야기라면 공개 채널에서 이야기하는 것이 바람직하다.
비공개 채널이나 DM으로 자꾸 소통할 경우 카카오톡과 같은 메신저를 썼을 때와 동일한 현상이 일어난다. 조직 내에 구성원들이 모르는 정보들이 교환이 되는 것이다. 이는 정보의 단절은 당연하고 조직 구성원 간 서로의 신뢰도를 떨어트린다. 이런 조직은 안 좋은 의미에 정치가 일어나기가 쉽다.
그러므로 이런 걸 공개 채널에서 얘기해도 될까? 생각하지 말고 공개 채널에서 얘기하자. 어차피 멘션만 걸지 않으면 그 사람에게 알림이 가지 않기 때문에 피해를 끼칠 일도 없다. 만약 고민이 된다면 오히려 역으로 생각하면 쉽다. 이 이야기가 다른 팀원들에게 보여지면 안되고 감춰야 할 정보일까? 생각해 보는 것이다. 대부분은 감출 필요가 전혀 없는 이야기들이다.
2. 무지성 멘션(Mention), 무지성 초대(Invite)를 하지 않을 것
슬랙에서는 앞서 말한 것처럼 정교한 멘션 기능을 제공한다. 또한 채널에 없는 팀원을 멘션하면 자동적으로 그 팀원이 채널로 초대(Invite)가 된다. 하지만 멘션 기능을 사용할 때 우리는 주의를 기울일 필요가 있다. 무분별한 멘션은 알림의 중요도를 희석시키기 때문이다.
내가 급하다고 해서 함부로 멘션을 남발해대면 일정 이후부터는 상대방이 알림의 중요성을 인지하지 못하게 된다. 심할 경우 피로도가 많이 쌓여 알림 자체를 꺼버릴 수도 있다.(나는 실제로 이런 조직에서 일해봤다. 모두 알림을 mute시키고 일했다. 웃긴 이야기지만 사실이다.)
앞서 말했듯 슬랙은 멘션의 종류마다 정보의 위계가 존재한다. 우선 멘션을 붙인다는 것은 특정 팀원에게 반드시 전달해야 될 내용이며, 그 내용이 적절한 수준의 중요도와 우선순위를 지녀야 한다. 만약에 팀원들에게 '저희 이런 아이디어는 어떨까요?' 라는 가벼운 물음에는 멘션을 붙이지 않는 것이 더 바람직하다고 볼 수 있다.
또한 @here나 @channel, @everyone 과 같은 멘션을 덧붙일 때는 한 번 더 생각해 볼 필요가 있다. 이게 정말로 팀원 전체 또는 전사적으로 공유될만큼 중요하고 급한 이야기일까? 그렇지 않은 정보를 매번 전체 멘션을 붙여서 보낸다면 나중에 진짜 중요한 정보는 아무도 확인하지 못하는 대참사가 일어날 수도 있다.
3. 제발 스레드(Thread)로 얘기할 것(one message one task)
슬랙에는 스레드(Thread)라는 기능이 있다. 그냥 댓글이라고 보면 된다. 그런데 슬랙을 잘 쓰는 방법 중의 5할은 이 스레드 기능을 잘 쓰는 것에 있다고 볼 수 있다. 우리는 대부분 카카오톡으로 대화하는 것이 익숙하기 때문에 슬랙도 카카오톡처럼 써버리는 경우가 많다.
우선, 하나의 대화 주제에 대해 이야기 나눈 내용들이 스레드로 잘 이어져 있다면, 나중에 이 내용을 검색할 때도 처음 시작된 대화만 잘 쫓아가면 된다. 필요하면 첫 대화를 링크 복사(copy link)해서 다른 채널에 들고갈 수도 있고, Save items 기능을 써서 보관해뒀다가 나중에 볼 수도 있다.
반면에 스레드가 아닌 방식으로 소통 했을 경우, 대화들은 모두 조각으로 쪼개져 있게 된다. 여기서 이 대화 주제에 대해서 얘기하고 있다가, 다른 대화 주제가 끼어들면 내용이 뒤섞이게 된다. 그리고 당연하지만 링크 복사(copy link)를 해서 다른 채널로 가져가기도 애매하고, Save items로 보관하기도 애매해진다.
더군다나 이렇게 대화를 할 경우 무수한 대화 더미들이 채널을 가득 채우면서 무한 스크롤 압박을 받게 된다. 바로 전까지 대화한 내용을 찾으려 해도 한참을 스크롤해서 올라가야 한다. 그러므로 서로를 위해서 각 대화 주제마다 착실하게 스레드로 얘기하는 것이 매우 중요하다. 사실 스레드만 잘 써도 슬랙 잘 쓴다는 말을 들을 수 있다.(이 녀석 슬랙 좀 써봤군!)
스레드를 이용하여 소통한 경우(좌) vs 스레드 없이 소통한 경우(우) 그리고 비슷한 실수로 메세지를 작성할 때 하나의 메세지가 아닌 여러 개로 조각 난 메세지로 말하는 경우가 더러 있다. 이 또한 카카오톡 쓰던 버릇을 그대로 들고 왔기 때문에 생긴 불상사다.
아래 이미지에서 조각 난 메세지를 잘 살펴 보자. 저 3개의 메세지 중 어디에 스레드를 달아야 좋을까? 링크 복사(copy link)를 해간다면 어떤 메세지를 복사해 가야 할까? Pin을 건다면 무엇을 Pin으로 걸어야 할까? 참으로 난감하다.
그래서 슬랙에서 메세지를 작성할 때는 가급적 메세지를 쪼개지 않고 한 번에 말하는 것이 좋다.(one message one task) 만약 한 번에 작성하는 것이 어렵다면 문두(header)에 해당하는 것만 먼저 쓴 다음에 스레드(thread)로 달면 된다. 슬랙을 깔끔하게 잘 쓰는 사람들은 파일이나 링크를 첨부할 때는 스레드를 이용해서 달기도 한다.(이렇게 하면 Header만 남고 깔끔하게 이용할 수 있다)
하나의 업무 이야기를 3개의 메세지로 나눠 쓴 경우(위) vs 하나의 업무를 1개의 메세지로 쓴 경우(아래) 