노션 초보자들에게 바치는 꿀팁 10가지

별 거 아니지만 잘 쓰면 별 거가 되는 노션 팁들

우연찮게 회사에서 노션을 쓰기로 결정하면서 사내에서 노션 좀 한다는 소리를 들었었다. 주변에서 농담 반 진담 반으로 노션 강의 같은 걸 열어보라고 했지만, 세상은 넓고 고수는 많은 법. 당연하지만 노션을 잘 다루고 잘 알려주시는 분들은 너무 많기 때문에 그럴 엄두는 나지 않는다.

다만, 몇 가지 노션을 쓰게 되면서 초보자분들이 의외로 잘 모르고 놓치는 사실들이 있어 알려주면 좋겠다고 생각하여 이렇게 정리해본다. 지금부터 설명할 것들은 대단히 어렵거나 복잡한 것들이 아니다.

이를 테면 수식(Fomula)이나 Relation, Rollup 등을 활용해서 사람들이 '우와' 할만한 템플릿을 만든다거나 하는 것들이 아니다. 개인적으로 노션 같이 누군가와 함께 사용하는 툴은 나만 이해하고 잘 쓴다고 해서 좋은 게 아니라고 생각하는 편이다.

그러므로 아래 소개하는 기능들은 전혀 어렵거나 특별한 내용들은 아니다. 하지만 노션 초보자라면 아직 잘 모르고 있을 수도 있고, 기존에 노션을 잘 사용하고 있던 사람이더라도 정확히는 몰랐을 수도 있다. 정말 별 거 아닌 팁들이지만 여기서 소개하는 원리를 잘 조합해서 응용하면 팀 구성원들 간 업무 데이터 관리가 훨씬 손쉬워질 수 있다.

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1. Database(table, board, list, gallery...)를 만들 때는 무조건 inline으로

팀 업무 시 노션에서 어쩌면 가장 많이 활용하게 되는 것이 table, board, list, gallery 같은 것들이다. 이때 노션에서는 inline과 full page로 나누어서 제공을 하는데, 일단 답부터 얘기하자면 database는 full page로 생성할 필요가 전혀 없다.

노션 초보자분들이 초반에 가장 많이 질문하는 것 중 하나가 '표를 만들었는데 아래에 글을 적을 수가 없어요, 표 아래 보드를 추가하고 싶은데 안돼요' 이런 것들이다. 그 이유는 최초에 database를 만들 때 full page로 생성을 했기 때문이다.

노션 안에서 full page는 table이나 board와 같은 database를 새로운 페이지로 생성하여 만들어주는 기능이다. 다시 말하면 full page로 만들어진 table이나 board는 온전히 해당 기능만을 위해 만들어진다. 그러므로 아래에 다른 글이나 다른 database를 추가할 수 없게 되어 있다.

그래서 그냥 쉽게 생각하면 full page로 만들면 최초로 만든 database 기능 외에는 다른 기능은 추가할 수 없다는 것이다. 그러므로 기본적으로 페이지를 새로 생성해서 무언가를 만들고 싶다면 빈 페이지로 만드는 게 베스트다. (Database는 inline으로, 페이지는 빈 페이지로)

2. table과 list의 차이는 클릭하느냐 마느냐다.

노션에 있는 database 기능 중에 table과 list 이 두 기능을 사용하다보면 문득 list는 왜 있는지 모르겠다는 생각이 들 수도 있다. list를 쓸 바에 table을 쓰는 게 훨씬 더 좋아보이기도 하다. 이것은 겉보기에 둘의 형식이 유사하기 때문이다.

하지만 table과 list는 분명한 차이가 있고 그 차이에 의해서 용도가 나뉘게 된다. table은 직접 data를 클릭하여 페이지를 열지 않아도 밖에서 원하는 정보들만 확인하고, 편집할 수 있다. 반대로 list는 직접 data를 클릭해서 해당하는 페이지를 열어야만 정보를 확인할 수 있다.

그러므로 table과 list의 차이는 열어서 보느냐 아니면 열지 않고 바로 보느냐 인 것인데, 그렇기 때문에 상대적으로 table은 사람들이 직접 페이지를 열어보지 않는 경우가 많다. 그래서 table은 (property 조정을 통해) 필요한 정보만을 보여주거나, 입력이나 수정을 편하게 하고 싶을 때 사용하기에 알맞다.

반대로 list는 사람들이 페이지를 들어가서 정보를 확인하기 때문에 긴 분량의 정보를 담기에 알맞다. 그래서 회의록은 list로 작성하는 것이 적합하다. 만약 table로 회의록을 만든다면 사람들이 바깥에서 보여지는 정보만 확인하고 나머지 내용은 확인하지 않고 넘어가 버릴 수도 있다.

아마 대부분이 자연스럽게 table은 property 위주의 정보를 확인하는데, list는 회의록과 같은 긴 글을 기록하고 공유하는데 사용하고 있을 것이다. 하지만 이런 원론적인 차이를 알고 있으면 툴을 좀 더 용도에 맞게 사용할 수 있다.

property 정보 위주로 확인하기 편한 table과 긴 텍스트 위주로 확인하기 편한 list

3. calendar의 내용은 table로 입력하는 것이 더 편하다.

노션의 calendar 기능은 구글 캘린더처럼 일정을 등록하고 수정하기에 비교적 번거롭게 되어 있다. 이런 부분에 대해 유저들의 불만이 종종 있는 편인데, 이것은 애초에 노션의 calendar 기능 자체가 calendar 사용을 염두에 둔 것이 아니라 table이나 board로 만들어진 기존 데이터를 calendar view로 보여주는데 초점을 맞추고 있기 때문이다.  

그러므로 만약 calendar 기능을 잘 활용하고 싶은데, 입력이 불편하다면 table을 입력 도구로 활용하면 좀 더 편하게 쓸 수 있다. 먼저 table을 만든 뒤 그 위에 copy link하여 연결된 데이터베이스 기능(linked database)으로 calendar view를 추가해주면 된다.

이렇게 하면 일정에 대한 확인은 calendar로, 일정에 대한 입력 및 수정은 table로 하면 된다. 앞서 2번에 말한 입력과 수정이 용이한 table의 특징과 노션의 copy link를 간단하게 활용한 것이다.

4. database마다 share 설정을 다르게 할 수 있다.

table, board, list와 같은 database들은 사실은 그 자체로 하나의 페이지로 존재한다. 이것은 앞서 1번 inline과 full page의 관계를 잘 살펴보면 알 수 있다. inline으로 만들어진 table(database)의 우측 상단 설정 버튼을 눌러보면 Turn into page라는 것이 있는데 이것을 누르면 full page 상태의 table(database)로 다시 바뀐다.

이처럼 inline으로 만들어진 database도 하나의 페이지로 각자 존재하기 때문에 이를 잘 활용하면 다양한 공유 설정을 할 수 있다. 아래 이미지를 보게 되면, 먼저 기존 workspace 페이지에서 3개의 table (database)를 만들어서 Open as page로 들어간 다음, 각각의 share to web 옵션을 edit 가능, view만 가능, share 불가능으로 나누어 적용했다.

그 다음 외부인과 공유할 Share page를 만든 후 각각 table A, B, C를 copy link로 가져온 뒤, Share page 전체에 대해서는 share to web - allow editing으로 설정해주었다. 그다음 크롬에서 시크릿 창을 열어서 외부인이 해당 링크를 접속했을 경우 어떻게 보여지는지 확인해 보았다.   

각각의 table(database)마다 다르게 공유 설정을 한 상황

table A, B, C를 copy link해서 가져온 Share page(좌), 그 Share page를 외부인이 접속했을 경우 모습(우)

외부인이 Share page에 접속했을 시 각 table별로 보이는 권한 차이

위의 이미지와 영상에서 알 수 있듯이 각 표마다 서로 다른 공유 권한을 주었을 때 그것이 실제로 외부인이 접속했을 때도 그대로 작동했다. table C는 보이지 않았고, table B는 보이긴 하지만 편집할 수 없고, table A는 볼 수도 있고, 편집도 할 수 있었다.

이것은 가장 처음 얘기했던 1번의 각 database의 full page 원리를 잘 이용했기 때문에 가능한 것인데, 이걸 보는 여러분들은 '저 내용이 내가 노션을 사용하는데 무슨 도움이 된다는 거지?' 싶을 수도 있다. 하지만 이런 조그만 원리들을 조합해 활용하기 시작하면 굉장히 다양하고 유용하게 노션을 사용할 수 있다. (활용 사례는 이후에 차차 소개할 예정)

5. table에서 name 말고 text에는 shift+enter가 적용된다.

table 안에서 여러 정보들을 입력해서 사용하다보면 table 한 칸 안에서 또 여러 항목으로 나눌 필요가 생기기도 한다. 그럴 때 일반적으로 많이 쓰는 줄바꿈(shift+enter)을 적용하게 되는데, 이때 name property에서는 그러한 줄바꿈이 불가능하고 일반적인 text property에서만 가능하다.

재밌는 것은 data를 클릭해서 페이지로 들어가보면 제목(name)에는 줄바꿈이 적용되어 있다. 어떤 매커니즘인지는 잘 모르겠으나, 이 팁을 전달하는 것은 간혹 줄바꿈이 적용되는 경우와 되지 않는 경우를 구분하지 못해서 답답해 하는 분들이 있기 때문이다. (이거 왜 안돼!?)

table에서 각 property에 shift+enter를 적용한 모습

6. table 한 칸에 URL을 여러 개 넣고 싶다면 file&media property를 활용하자.

노션으로 여러가지 정보들을 table로 정리해서 위키처럼 활용하는 경우가 종종 있다. 이때 관련된 link의 경우 URL이란 특성을 활용해서 첨부하게 된다. 그리고 만약 관련된 링크가 2개가 된다면 보통 URL 특성을 하나 더 만들어서 추가하게 된다.

그럼 만약에 관련된 링크가 5개라면 어떨까? 10개라면? 그렇다면 URL 특성을 그 갯수만큼 만들어야 할까? 만드는 건 둘째치고 그걸 그대로 table property로 노출시키면 보여지는 정보가 너무 많아지게 된다. 그렇다면 data를 직접 클릭해서 들어가서 보면 되지 않을까? 하지만 그렇게 하면 그만큼 phase가 늘어나기 때문에 비효율적인데다 table의 원래 장점을 살리지 못하게 된다.

이럴 때 특성 중에 file&media를 활용하면 문제를 해결할 수 있는데, 원래 file&media 특성은 이미지 파일을 직접 업로드하거나 임베드시키기 위한 목적으로 만들어진 특성이다. 그런데 이것이 복수의 파일 또는 복수의 임베드 링크를 허용하기 때문에 이를 활용하면 table 한 칸에서도 여러 개의 link들을 첨부할 수 있다.

file&media 특성을 활용해 복수의 URL을 삽입

7. Select property의 sorting 순서는 항목의 배열 순서대로이다.

기본적으로 노션에 있는 database(table, board, list, calendar...)는 property, sort, filter, +a(group by, calender by)의 구성으로 이루어져 있다. 이때 sort, 즉 정렬 기능을 굉장히 많이 활용하게 되는데 다른 특성(property)들은 오름차순과 내림차순의 구분이 명확한 편이나 select 특성은 어떤 식으로 정렬이 적용되는지 애매하게 느껴진다.

아래 영상을 보면 알 수 있듯이 Select property의 sorting은 항목의 배열 순서에 따른다. 항목들 간의 가장 위에 위치해 있는 순서대로 sorting이 적용된다. 이것을 활용하면 아래처럼 Rating 방식을 적용해볼 수도 있다.

항목의 배열 순서에 따라 sorting이 적용되는 모습

8. filter 기능을 이용해 고정적으로 반복되는 값을 복사할 수 있다.

이번에는 database 내에 있는 filter 기능을 활용한 방법이다. filter로 property를 정해놓으면 새로 data를 추가할 때마다 특정해놓은 data는 고정적으로 반복시킬 수 있다. 이 또한 별 거 아닌 팁이지만 이 원리를 잘만 활용하면 다양한 템플릿들을 만들 수 있다.

9. filter 기능을 이용해 특정 data를 아카이브 할 수 있다.

이번에는 반대로 filter 기능을 이용해서 특정 data를 아카이브시키는 방법이다. 아래 영상에서 볼 수 있듯이 table을 진행 단계에 따라 여러 개의 view로 나눈 다음, filter를 각각 걸어주면 작업이 끝난 것들을 바로바로 아카이브 시켜줄 수 있다.

이 방법은 프로젝트가 점점 많아져서 쌓일수록 빛을 보게 된다. 나중에 데이터가 늘어나면 노션의 경우 렉이 걸리기도 하고, sorting 만으로 구별을 하기 어려워지기 때문에 이런 식으로 filter를 활용해 view를 나눠버리면 도움이 된다.  

filter 기능을 활용해 data를 아카이브시키는 방법

10. Synced block 기능을 이용해 책갈피처럼 활용할 수 있다.

Synced block이란 기능은 기존에 노션에 있던 기능은 아닌고 최근에 새롭게 추가된 기능이다. 노션은 database(table, list, board...)는 copy link 기능을 활용하여 여러 곳에 연동을 시킬 수 있다는 것이 큰 장점이었지만 긴 줄글 형태의 텍스트는 그런 기능이 지원되지 않았었다.

그래서 최근에 database가 아닌 일반 block들에 대해서도 연동을 지원하는 기능을 노션에서 업데이트했는데, 그것이 Synced block이다. 하지만 이 기능이 수정과 편집이란 측면에서 얼마나 유용한지는 사실 의문이 있다. 다만, 재밌는 것은 원본 텍스트(block)가 담긴 페이지를 쉽게 찾아갈 수 있다는 점이다.

그 점을 활용해서 아래와 같이 북마크로 이용할 수 있다. notion에서는 web clipper라는 크롬 익스텐션도 제공하고 있고, 노션으로 긴 글의 콘텐츠를 발행하는 사람들도 많아졌다. 이런 장문의 글을 들고왔을 때 주요한 내용만 복사해서 아카이빙 해놓을 때가 있다. 이때 갑자기 그 내용의 앞뒤 맥락을 알기 위해서 전문을 찾고 싶다면, Synced Block으로 미리 복사를 해두면 찾기가 편하다.

또한 사내 위키 문서가 있다고 하면 사람들이 주요 키워드 또는 문장을 바탕으로 손쉽게 내용을 찾아갈 수 있게 도와줄 수도 있을 것이다. 이처럼 Synced block 기능을 통해 책갈피로써 활용할 수도 있다.

Synced block 기능을 북마크로 활용한 예