08 빌딩의 성적표, 운영 보고서를 작성하라!

대학교를 다니면 학기마다 학점으로 평가를 받는 것처럼 빌딩에도 운영에 대한 성적표가 있다. 빌딩 운영자는 임차인으로부터 임대료와 관리비를 받고 공간 사용과 관련한 서비스를 제공한다. 그 과정에서 다양한 비용들을 지출하고 나면 운영 수익이 남았는지를 숫자로 표시할 수 있다. 그렇게 지금까지 빌딩을 어떻게 운영했고 앞으로 어떤 결과가 예상되는지 알 수 있는 빌딩의 성적표가 바로 운영 보고서이다.

빌딩을 부동산 투자 상품으로 운영할 때는 물론 단순히 사옥 용도로 사용하더라도 운영 보고서는 반드시 작성해야 한다. 또, 아무리 작은 빌딩이더라도 수입과 지출 내역을 정확하게 파악하고 있어야 한다. 그래야 빌딩의 전반적인 재무 상황을 쉽게 모니터링할 수 있기 때문이다. 앞서 설명한 빌딩의 운영 예산을 바탕으로 매월 발생한 실적을 정리하여 빌딩 운영 보고서를 작성해 보도록 하자.

빌딩 운영 보고서를 작성하면 매월 예산 대비 실적의 결과를 비교해 보며 각각의 계정별로 성과를 분석해 볼 수 있다. 매월 빌딩의 운영 성적을 정리하면 어떤 일이 있었는지 쉽게 알 수 있다. 예를 들어, 어떤 항목이 예산을 초과하여 사용을 했는지 여부나 계획했던 일들을 집행했는지를 숫자를 통해 즉시 확인할 수 있다. 그리고 이를 바탕으로 앞으로 운영 계획에는 문제가 없을지 예측을 해 볼 수 있다.

빌딩 운영 보고서는 정해진 양식이나 규정이 있는 것은 아니어서 빌딩의 상황에 따라 필요한 항목으로 구성하면 된다. 그러면 빌딩 운영 보고서를 작성할 때 어떤 내용들을 정리하면 좋은지 하나씩 항목을 살펴보도록 하자.

**운영 실적 요약**

빌딩 운영 보고서의 전체 내용을 간략하게 요약하는 페이지이다. 연초에 세워둔 월간 예산과 해당 월의 운영 실적을 숫자로 정리하여 비교한 것을 한눈에 알아볼 수 있도록 작성한다. 운영 실적에 대한 내용을 요약하고 분석한 내용을 간략하게 서술하여 작성해 둔다. 이외에 임대 현황 분석이나 해당 월에 주요한 일들이 있었다면 작성한다.

빌딩의 임대 현황을 정리하거나 예산 대비 실적의 비교 결과와 실적을 분석한 내용 중 중요한 내용을 작성하여 해당 월의 보고서 내용을 함축할 수 있게 작성한다. 임대 현황 등은 표로 작성하거나 예산 대비 실적 등의 결과를 그래프 등 시각적으로 보기 편하도록 작성하기도 한다.

**재무 요약**

빌딩의 운영 결과를 숫자로 정리한 재무 관련 내용을 요약한다. 빌딩의 손익계산서를 작성하여 빌딩의 수입과 지출 항목을 결과를 표로 작성한다. 표에 나타난 결과를 분석하고 관련 내용을 작성한다. 예를 들어, 임대료 수입은 예산 대비 증가했다면 예상한 것보다 임대가 더 잘 되었다거나, 그로 인해 수도광열비 등의 에너지 비용이 더 증가했다는 등의 재무 분석 내용을 작성한다. 재무 요약에는 해당 월에 빌딩 운영에 큰 영향을 주었던 수입과 비용 중 핵심적인 내용들만 간단하게 작성한다.

**예산 대비 실적 분석**

앞서 작성한 재무 요약 보다 더 자세하게 운영 실적을 작성한다. 예산을 작성했을 때 각 계정 항목별로 예산과 실적을 비교할 수 있도록 표로 정리한다. 예산 대비 운영 실적을 보면 어떤 항목에서 증가와 감소가 나타났는지 알 수 있도록 정리한다. 계정 항목별로 나타난 결과의 세부적인 사항까지도 분석하여 작성해 놓는다. 이렇게 해당 월에 월간 실적을 비교한 것은 물론 매월 누적된 실적도 함께 볼 수 있도록 한다. 그러면 그 해 달성해야 할 목표가 현재 시점에서 어느 정도인지도 살펴볼 수 있다.

**신규 임대 및 재계약, 변경계약**

빌딩 수익에 가장 큰 영향을 끼치는 것은 임대차 계약 관련 사항들이다. 이곳에는 그 달에 발생한 임대차계약에 관련된 내용을 정리한다. 당월에 체결된 신규 계약, 재계약 및 변경 계약 등을 정리하여 임대 관련 변동 사항들을 한 번에 볼 수 있도록 작성한다.

**임대계약 만료**

그 달에 만료된 임대차계약의 목록과 향후 계약 만기가 도래하는 임차인의 목록을 정리한다. 계약 만료 시를 대비하여 신규 마케팅 준비를 하거나 재계약의 협상 등을 사전에 준비할 수 있도록 관련 임차인에 대한 계약 사항들도 간략히 표시한다.

당월에 계약 만료되는 사항뿐만 아니라 1~3개월 내에 만료되는 임대차계약 그리고 6개월 또는 1년 내에 만기가 도래하는 임차인 등으로 시기를 구분해서 정리해 놓으면 편리하다.

**연체내역**

임차인에게 청구한 임대료나 관리비가 납부되지 않은 당월 미수 현황 정리한다. 연체 내역에는 단순하게 실수로 발생한 것인지 아니면 임차인에게 어떤 문제가 발생한 것이지 그 내용을 간략하게 기재해 놓는다. 향후 지속적인 관리가 필요한지를 여부를 확인할 수 있는 정보를 작성한다.

**시장 분석 및 마케팅**

빌딩이 입지한 곳의 주변 경쟁 빌딩들을 분석하고 그 현황을 작성한다. 경쟁 빌딩의 임대율이나 임대료와 관리비를 분석한 순운영비용(NOC: Net Occupancy Cost) 등을 비교한다. 현재 임대료나 관리비는 적정한지를 파악하고 향후 임대 전략을 기획하는 정보로 활용한다.

**에너지 분석**

빌딩 운영에 있어 인건비와 함께 비용에 있어 많은 부분을 차지하는 수도광열비 사용량을 분석하여 정리한다. 전기료, 수도료, 가스료 등의 각 항목을 예상했던 부분과 실제 사용량 등을 비교하여 정리한다. 예산과 큰 차이가 있었다면 그 원인과 내용을 작성한다.

**수선 유지 보수 및 공사**

빌딩에서 발생한 주요 수선유지 보수 진행 상황을 정리한다. 또, 신규 임차인의 입주로 인한 인테리어 공사나 퇴거로 인한 원상 복구공사 등 계획된 공사들을 정리한다. 또, 현재 진행 중인 공사가 있다면 진행 현황 등을 작성한다.

**임대차 현황 (Rentroll 과 Stacking Plan)**

해당 월을 기준으로 임차인의 주요 계약 사항이 정리된 Rent Roll과 입주 현황을 정리한 Stacking Plan을 작성한다.

이렇게 위에서 설명한 항목 등을 바탕으로 운영 보고서를 구성해 보도록 하자. 매월 내용을 충실하게 잘 정리해 놓으면 빌딩의 전반적인 상태를 일목요연하게 알 수 있다. 월간 실적을 누적하여 관리하고 분기 또는 반기별로 중간 점검을 하면서 연간 보고서까지 작성하면 연초에 정해진 계획에 따라 자산을 관리할 수 있다.

운영 보고서의 결과를 확인하면서 예산 작성 시에 세웠던 목표에 대한 달성률도 확인할 수 있다. 이렇게 정리된 정보를 활용하여 다음 연도 예산 작성 시 어떤 점들을 고려해야 할지 자연스럽게 알 수 있게 된다.