07. 빌딩의 반복 업무는 스마트하게 처리하라!
빌딩 운영은 해당 시기별로 정해진 일들이 사이클처럼 돌아간다. 그 중 매월 반복해야 하는 일들 가운데 가장 중요한 게 임차인들에게 임대료와 관리비 청구하는 것이다. 매월 정해진 시기에 청구하고 입금 확인을 하고 미수가 된 곳이 있으면 통지를 하는 일을 해야 한다. 빌딩의 수익의 원천인 임대료와 관리비와 관련된 일이기 때문에 실수 없이 정확하게 해야 하는 일이다. 하지만 반복적으로 하다 보면 확인 절차가 미흡하여 간혹 실수가 발생하기도 한다. 이처럼 빌딩에서 반복되는 일들은 템플릿을 미리 만들어 놓고 여러 차례 확인하는 절차를 통해 업무 간소화와 정확성을 높여야 운영의 효율성을 높일 수 있다.
예를 들어, 임대료 및 관리비 청구 공문 등은 통지하는 내용은 동일하고 임차인 이름과 청구하는 금액, 그리고 날짜 만을 변경해서 보낸다. 만약 종이로 인쇄해서 공문을 보낸다면 엑셀 프로그램 등을 활용하여 변경이 필요한 사항들을 손쉽게 바꿀 수 있는 템플릿을 만들어 놓고 사용하면 편리하다. 엑셀의 함수 수식을 활용하면 이런 간단한 자동화가 가능하다. 그리고 엑셀에 기록된 청구 자료들을 누적해서 데이터로 관리할 수 있다. 이런 청구 자료들은 자산의 월간 보고서 작성을 할 때 그대로 사용할 수 있는 형태로 정리를 해놓으면 그 활용도가 높아진다.
무엇보다 임차인들에게 청구된 금액이 정확한 것인지 확인하는 절차가 필요하다. 매번 반복되는 업무이기 때문에 지난 달과 동일하게 생각하고 처리하다 보면 실수가 발생할 수 있다. 특히, 임대료나 관리비가 인상되어야 하는 시기가 있는 임차인들도 있을 수 있어 이를 미리 확인하는 절차나 검토 방법을 통해 임차인에게 청구를 하긴 전에 확인해야 한다. 그리고 청구된 금액이 지난 달과 비교하여 달라진 것은 없는지 엑셀 시트 상에서 자동으로 검토할 수 있는 수식을 만들어 놓고 차이가 있는 임차인만 확인하면 업무에 실수를 줄일 수 있다.
필자도 신입 사원 시절 임대료와 관리비를 잘못 청구하여 이에 대한 해명을 하고 다음달에 정산을 해서 청구를 했던 경험이 있다. 다행히 큰 금액이 아니어서 잘 처리가 되었지만 한 번 처리할 업무를 여러 번에 처리해야 했고 눈에 보이지 않은 시간과 에너지를 낭비했던 일이었다. 변경되어야 할 내용에 대한 확인을 하는 절차만 만들어놨어도 되는 일이었다. 그 이후로 업무 처리를 하는데 점검하는 절차에 더 신경을 쓰게 되었고 착오를 줄일 수 있는 청구 서식에 추가하는 등의 노력을 했던 기억이 있다.
그리고 매월 청구된 임대료와 관리비 내역들은 납부일에 맞춰 제대로 입금이 되었는지 통장 내역을 통해 확인한다. 은행의 입금 내역도 대부분 엑셀 파일로 제공하기 때문에 이를 잘 활용하면 업무 절차도 간소화 할 수 있다. 앞서 임대료와 관리비를 청구하면서 작성한 엑셀 파일이나 정리된 데이터를 활용하여 은행의 입금 내역이 맞는지 확인하는 절차도 매번 번거롭다. 일일이 눈으로 확인하면서 입금 여부를 확인할 수 있지만 이런 업무들도 간소화할 수 있도록 사전에 준비를 한다면 업무를 개선할 수 있다.
예를 들어, 임대료와 관리비를 입금하는 통장은 청구할 때부터 따로 분리를 해놓고, 임대료 청구 안내문에는 통장에 입금 시에 사업자등록증상의 법인명을 기재하도록 요청을 하는 것이다. 은행에서 제공하는 입금 내역에서 임차인의 명칭이 동일하다면 앞서 청구한 금액의 합계와 통장에 입금된 내역의 합계를 엑셀 수식을 통해 손쉽게 찾아낼 수 있다. 이런 식으로 입금 확인도 업무 상 반복적인 일을 줄일 수 있는 템플릿을 만들어 활용한다면 어느 정도 효율적으로 처리할 수 있다.
이렇게 청구 후 입금 내역까지 검토를 하고 나면 미납 임차인들이 정리가 된다. 미납이 되었음을 알릴 때에도 업무를 효과적으로 하는 게 좋다. 미납에 대한 내용을 알리는 것을 이메일로 통지를 먼저 하고 난 뒤에 전화 안내를 하거나 응대하는 순서로 하면 된다. 이때에도 매번 이메일을 쓰는 게 아니라 연체 알림에 대한 이메일 내용을 템플릿으로 만들어 놓고 해당 내용에서 필요한 것들만 변경하면서 사용하면 편리하다. 보통 업무 상 보내는 이메일은 형식을 갖추고 필요한 내용들만 담아서 보내는 일이 많다.
따라서 주기적으로 발생하는 일이 있다면 그런 내용들을 정형화 시킨 템플릿을 미리 만들어 놓는 것도 필요하다. 예전에는 공문 형태로 작성을 해서 문서로 보내는 일이 많았지만, 최근에는 이메일도 공문과 유사한 효력이 있어 이메일을 자주 활용한다. 예를 들어, 앞서 설명한 임대료와 관리비 청구에 대한 공문, 빌딩에서 진행되는 공사 관련 안내문, 각종 시설 점검 관련 안내 공문, 연체 통지 공문 등 반복적으로 일어나는 것들을 사전에 정리해 두고 이를 복사해서 활용하는 것도 효과적이다. 때로는 업무상 신속하게 내용을 전달해야 하는 일이 있는데 그때마다 이메일을 쓰려하면 글도 잘 써지지 않고 발송 전에 확인을 하는 등의 절차로 시간이 많이 허비된다. 이런 때에 내부에서 정해진 양식으로 활용하는 템플릿을 사용하면 시간을 절약할 수 있다.
또, 임차인 업무 담당자들의 이메일도 매번 검색해서 보내는 게 아니라 그룹으로 묶어 놓고 한 번에 일괄 발송을 할 수 있도록 미리 이메일 발송자 명단도 정리해 준비해 놓는 것도 좋은 방법이다. 업무를 하면서 반복되는 패턴의 수신자가 있다면 업무에서 활용하면 이메일 시스템을 활용하여 발송 그룹을 지정해 놓는 것이다. 처음에는 이를 정리하는 게 시간이 걸리겠지만 한 번 정리를 해놓으면 불필요한 일에 시간을 줄일 수 있다.
이외에도 빌딩을 운영하다 보면 반복적이지 않거나 정기적이지 않은 업무이지만 놓치면 안되는 중요한 일들도 있다. 예를 들어, 법적인 정기 점검이나 임차인별 임대료의 조정 같은 업무들은 놓치면 안되는 중요한 업무들이다. 그런 일들이 몇 달 뒤에 있거나 확인해야 하는 기간이 다소 길다면 스케줄 입력을 할 수 있는 인터넷의 서비스 등에서 제공하는 캘린더를 사용하여 미리 알람 설정을 해놓으면 업무를 놓치지 않고 제때 잘 처리할 수 있다.
보통 부동산 전문가들이 운영하는 대형 빌딩들이나 기업들이 보유한 빌딩들을 운영하는 곳에서는 부동산 운영 관리를 편리하게 할 수 있는 업무 시스템들이 잘 갖춰져 있다. 다만, 이런 업무툴을 구축하고 운영하려면 비용도 만만치 않게 들기 때문에 작은 규모의 빌딩에서는 효율성이 떨어진다. 게다가 이런 시스템을 운영하기 위해 사용법을 배워야 하는 단점도 있다. 단순히 업무 효율화의 목적을 얻기 위해서는 빌딩에서 발생하는 반복적인 업무가 무엇인지 확인하고 엑셀 같은 소프트웨어나 인터넷 캘린더의 알림 기능 등을 활용해도 충분할 것이다.
