윤리에세이 #17 이메일 에티켓(2)

메일 100% 회신받는 방법

"메일 100% 회신받는 방법"

1. 받는 사람은 메일 내용에 답하기 적합한 담당자 최소한의 인원(1인)만 선정합니다. (관련자는 참조자로)

2. 최초 메일 발생 시 '회신기한'을 명시합니다.

3. 회신 기한은 추가 가공작업이 필요한 최소의 시간을 고려해서 선정합니다.

4. 요청 목적과 함께 회신 기한이 중요한 이유도 함께 안내하면 협조를 얻기 더 수월합니다.

5. 회신 기한 1~2일 전에 '리마인드'메일을 드립니다.

6. 마감 1시간 전에는 미회신 한 분들에게 메신저 또는 전화로 진행상황 문의드리며, 협조를 구합니다.

7. 마감 시간이 경과된 시점에서는 사안의 중요성과 긴급성에 따라 업무 관련자 또는 상위 조직장과 미회신 현황 공유하며 신속한 대책을 마련합니다.

8. 마감 시간 1시간 경과 후에도 미회신 한 분들이 있다면, 다시 메신저 또는 전화로 협조를 구합니다.

9. 회신기한 당일 늦게라도 회신해 주는 경우가 많기 때문에 사안이 중요하거나 긴급을 요하는 것이 아니라면 쿨하게 내일을 기약해 봅니다.

10. 회신기한 경과 익일에도 미회신 한 분들이 있다면 메일로 '기한경과'를 안내드리며 협조를 구합니다.

11. 두드리면 열릴 것이라는 신념을 가지고 회신이 올 때까지 지속적으로 연락합니다.

기다리는 메일이 오지 않으면 감정이 올라올 수 있습니다. 하지만, 감정적인 대응은 스트레스를 키우고 본인의 건강만 해칠 뿐입니다.

유비가 제갈량을 얻기 위해 삼고초려를 한 것처럼, “목마른 사람이 우물을 찾는 것이다”는 마인드로 마음을 넓게 가지는 게 스트레스를 받지 않고 일도 잘 해결될 수 있는 지름길입니다.