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Feb 28. 2023
Dropbox 자동화 폴더 활용하기
SaaS 서비스의 자동화 기능들이 앞으로 기대됩니다
개인적으로 문서나 자료등의 보관과 백업을 위해서 Dropbox를 오래전부터 사용하고 있습니다. 초창기 클라우드 스토리지 서비스로 시작했지만, 현재는 개인과 기업의 자료관리 통합 기능과 제품들을 다수 지원하는 플랫폼 서비스 - 문서의 자료나 공유(Transfer), 서명 날인 문서 보관/관리(Sign, DocSend), 패스워드 관리(Password), 영상 및 오디오 녹화 및 저장 관리(Capture), PC나 노트북 설치형 자료나 문서 통합 검색 프로그램인 Command E 등 - 로 변신하고 있습니다. 이러한 변화 속에서 클라우드 스토리지 서비스의 기능들도 계속 추가되고 진화 중에 있는데요. 이 가운데에서 Dropbox 사용자로서 매우 기대되는 기능인 폴더 “자동화” 기능에 대해 이번 글을 통해 소개합니다.
Dropbox가 제공하는 폴더 자동화 기능은 별도 복잡한 프로그래밍의 절차 없이 폴더 단위로 저장되는 파일이나 문서에 대해서 지정된 기능(예를 들어, 이미지 변환, 워터마크 추가등)을 부여하고, 해당 기능 Dropbox의 서버 내에서 자동으로 수행한 후 해당 폴더에 처리 결과를 파일로 저장해 줍니다. PC나 노트북에서는 Mac OSX의 Automator나 Windows의 AutoHotKey와 같은 자동화 스크립트를 작성 프로그램을 사용하여 파일과 폴더의 동작을 자동화할 수 있는데요. 이러한 코딩 과정 없이 Dropbox에서는 폴더에 들어오는 파일의 분류(시간, 날짜기준), 간단한 파일 포맷 변환(PDF, 이미지 파일생성등)등이 가능합니다. Dropbox에서 제공하는 9가지의 자동화 유형과 지원 내용을 정리하면 다음과 같습니다.
파일의 분류 범주 선택 > 만든 날짜, 키워드 또는 기타 범주별로 파일 정렬
파일의 이름 변경 규칙 설정 > 폴더에 추가되는 파일명에 지정된 키워드나 단어를 추가하여 파일명 변경
파일을 찾고 정리할 수 있는 태그 선택 > 폴더에 추가되는 파일에 tags들을 복수개 추가 가능
파일을 PDF로 변환 > 폴더에 추가되는 파일의 사본을 PDF로 변환하여 저장
이미지를 변환할 파일 형식 선택 > 폴더에 추가되는 png파일의 이미지에 대해 jpg로 변환하여 저장
동영상을 변환할 파일 형식 선택 > 폴더에 추가되는 mov파일의 동영상을 mp4로 변환하여 저장
파일 압축 해제 > 폴더에 추가되는 zip파일을 자동으로 압축해제하여 저장
오디오 파일을 변환할 파일 형식 선택 > 폴더에 추가되는 wav파일을 mp3로 변환하여 저장
워터마크 파일 > 파일에 사전에 설정된 워터마크를 자동 추가
실제로 Dropbox가 제공하는 자동화 기능을 사용해 보겠습니다. 저는 Dropbox에 저장되는 파일을 년도별로 분류하고자 “파일의 분류 범주 선택”을 먼저 선택했습니다.
새로운 폴더인 "Workspace"가 생기고 자동화 폴더가 생성되었습니다. 이제 이 폴더에 파일을 저장하면 자동적으로 연도별 저장이 됩니다. 설정된 자동화 폴더의 옵션을 변경하고 싶다면, 상단의 “정리”메뉴를 선택하고 “자동화 수정”을 클릭하면 위의 분류 옵션 화면(월, 년 선택)이 표시됩니다. Workspace에 파일을 새로이 추가하니, 2023이라는 새로운 폴더가 생성되었고, 해당 파일이 저장되었습니다.
그런데, 위의 방식에는 활용상의 제약이 있습니다. 일단 Workspace 내에 파일이 저장되는 경우 자동화 규칙에 따라 연도별로 분류되어 저장이 됩니다. 만일, 년도에 따라 자동으로 월별로 하위 폴더를 생성하고 문서나 파일의 분류를 세분화하고 싶다면 한계가 있습니다. 다행히도 Dropbox에는 이러한 계층적 구조형태의 자동화 폴더 설정과 활용 기능이 지원됩니다. Dropbox의 “다중 파일 정리” 메뉴를 통해 사용자 지정 필터, 기간별로 그룹화, 사용하지 않은 콘텐츠를 자동으로 분류하는 기능들을 추가적으로 적용할 수 있습니다.
저는 저장 파일의 연도별, 년도내 월별 분류 저장을 하고 싶어서 “다중 파일 정리” 메뉴항목 중에서 “기간”을 선택하여 그룹 분류기준을 변경해 보기로 했습니다. 아래의 그림과 같이 그룹 분류 기준을 다양한 형식으로 하위폴더 생성이 가능해서 좋네요. 설정 항목들을 확정하면, “규칙 미리 보기”기능이 있어 어떻게 폴더들이 계층화되는지 미리 확인해 볼 수 있습니다.
실제 설정된 폴더 규칙에 따라 Dropbox 내 자동으로 폴더들(YYYY, YYYY-MM)이 생성되고 해당 파일이 하위 폴더에 위치하게 됩니다. 이제 Workspace 폴더에 파일을 저장하면 자동으로 연도별 월단위의 폴더로 이동이 되어 자료나 문서를 찾아보기 훨씬 수훨할 것 같네요.
또 다른 예시로, ppt파일을 폴더에 저장하면 자동으로 PDF로 변환하는 자동화 폴더 설정에 대해 알아보겠습니다. 자동화 폴더를 생성하고, 해당 폴더에 저장될 파일의 유형을 설정합니다(다양한 포맷들을 지원하고 있어서 필요한 문서 파일 포맷만 선택 가능합니다). Dropbox의 DocSend에 대한 소개 자료(pptx 포맷)를 Doc2 PDF 자동화 폴더에 업로드하니, 동일 파일명의 pdf가 자동으로 생성되었네요.
Dropbox에서 기본으로 제공되는 PDF 뷰어를 통해 PDF파일의 내용을 바로 확인할 수 있습니다. PDF 파일에 대한 간단한 수정이나 변경도 Dropbox의 PDF “수정” 기능을 통해 가능합니다. 상단의 “수정”을 클릭하면, 아래와 같이 PDF 편집 화면이 표시되며, 페이지 회전, 이동, 하이라이트, 텍스트 추가, PDF 병합등의 작업도 가능합니다.
