확정되지 않은 일정도 관리가 필요하다

미확정 일정도 일정처럼 관리하자

일상이나 업무에서 여러가지 일들을 하다보면, 일과표나 캘린더의 시간 일정을 참고하여 일들을 진행하게 되는데요. 가장 난감한 순간이 확정되지는 일로 인해서 정작 해야할 일들을 어떻게 해야할지, 다른 일정들은 어떻게 변경해야할지 고민되는 경우가 많습니다. 저 역시도 캘린더나 할일 관리 어플리케이션에 확정되거나 해야할 일들만을 기록해두기때문에 확정되지 않은 일들이나 회의, 미팅등에 대해서는 포스트잇이나 노트등에만 기록해두고 확인이 필요하지만 중요한 관리 업무로 생각하지 않았다가 몇번 고생한 적이 있었습니다. 일정 협의에 충분한 시간이 있다고 생각해서 별다른 준비없이 다른 업무들을 하다가 회의일정이 급하게 잡혀서 업무 로드가 크게 걸린 적도 있고, 일정이 겹친 것을 기록해두지 않아서 원래 뵙기로한 분이 1시간 넘게 이유없이 기다리신 적도 있었는데요. 이런 일들을 겪으면서, 확정되지 않은 일정에 대해서도 명시적으로 관리하는 것이 필요하다는 생각을 크게 하게 되었습니다.

개인적으로 업무들은 Google Calendar를 중심으로 관리하고 수행하고 있는데요(구체적인 할일 관리는 구글 Calendar가 연동되는 TickTick을  사용하고 있답니다). 현재 프로젝트나 업무 유형에 따라 서로 다른 7개의 캘린더를 사용하고 있습니다(회사업무, 개인업무, 교육/워크샵, 멘토링/코칭, 업무 예정일정표, 업무 마감/행사 일정, 클라우드펀딩 배송). 여러 캘린더들을 색상으로 구분해 두고, 주간 혹은 월간단위로 어떤 일들을 해야하고 앞으로 해야할지 빠르게 파악하는데 활용하고 있습니다. 

현재 확정되지 않은 일들이나 약속, 모임, 행사등의 일정과 할일들을 관리하기 위해  “업무 예정 일정표”라는 캘린더를 만들어 사용하고 있는데요. 매우 유용하고 어떤 다른 캘린더보다 활용성이 매우 높습니다. 많은 분들이 할일 관리를 위해서 Inbox와 같은 할일을 임시로 모와두는 폴더나 공간을 사용하고 계실터인데요. 저는 일정에 한해서 Inbox와 같은 기능을 “업무 예정 일정표”가 담당하고 있습니다.

저의 경우, 모임, 회의, 미팅등 다양한 업무관련 일정들이 논의되거나 협의되면 확정과 상관없이 해당 일자와 시간에 하나의 일정으로 “업무 예정 일정표” 캘린더에 넣어둡니다. 일정이 확정되면, 임시 일정이 정식 일정으로 바뀌게 되어 업무 캘린더에 해당 일정을 정식으로 등록합니다(정확히는 해당 일정의 캘린더 속성만 변경). 

이 방식의 장점은 기존에 확정된 일정을 담고 있는 주 업무 캘린더에 대한 수정이나 별도의 변경없이 임시 일정을 담은 캘린더에서만 수정이나 변경, 삭제가 되기 때문에 관리가 편리합니다.  이런 방식을 통해 확정되지 않은 일정들을 놓치거나 누락하지 않게 됩니다. 다른 장점으로는 “업무 예정 일정표”를 틈틈히 검토하면서 임시 일정을 확정하는 일들이 손쉬워졌다는 점입니다. 일단 일정이 취소되면 바로 삭제하고, 아직 “업무 예정 일정표”에 남아있다면 확정을 위한 메일이나 문자를 보내거나 전화하는 일들을 빠르게 처리할 수 있습니다. 저의 경우, 주 단위로 다음주의 “업무 예정 일정표”를 검토한 후 일정 확정이 필요한 부분들에 대해서 최소 3일 전에 확정을 시도합니다.  일정이 취소되거나 변경을 조기에 확정하는 것만으로도 업무에 집중할 시간과 에너지의 재배치가 가능하다는 점에서 미확정된 일정의 관리는 일과 업무의 생산성 향상에 매우 중요하고 필요하다고 생각되네요. 

앞서 소개한 방법을 통해 미확정된 일정도 이제 하나의 확정된 일정처럼 관리해보세요. 의외로 자신의 일정들이 미확정 일정들로 채워져있다는 점에서 놀라실수도 있답니다. 보이지 않았던 미확정 일정들을 캘린더라는 도구를 통해 시각해 보신다면, 가치있는 확정된 일정들로 자신의 캘린더를 채우는 일에 대해 생각해보시면 좋을 것 같습니다.