Whimsical : 플로우 차트와 다이어그램 협업도구
시각화 기반 개인 업무 생산성 향상과 협업을 위한 환경 한 번에 구축하기
최근에 신규 업무를 분석하고 각 프로세스 단계마다 구체적인 수행 내용들과 산출물들이 도출되어야 하는지 정리해야 하는 일을 맡아서 진행하다니, 보이지 않은 과정들을 좀 더 시각화하고 누락이나 배제등이 없는지를 수시로 점검해야 할 필요성이 컸습니다. 시각화하여 논의할 부분들이 많다 보니, 화이트보드와 포스트잇을 활용해서 업무분석을 하다 보니, 수시로 변경되는 내용들에 따라서 화이트보드를 수정하고 포스트잇도 이동시키는 일들이 점점 번거로워지더군요. 진짜 문제는 회의를 마치고 다시 문서로 작성하는 일의 번거롭지만, 토의 과정에서 변경되는 내용들을 기록하거나 확인할 수 없다는 점에서 온라인 도구의 활용을 고민하게 되었는데요. 예전부터 관심을 갖고 틈틈이 사용해보던 Whimsical을 사용해보니 필요한 기능들이 잘 준비되어 있어서 매우 유용하게 업무에 적용할 수 있어서 소개하고자 합니다.
Whimsical은 플로우 차트, 문서, 위키, 포스트잇, 마인드맵, 웹/앱 애플리케이션 기획을 위한 와이어프레임 등의 기능들을 하나로 제공하는 협업을 위한 웹서비스입니다. 업무를 수행하다 보면, 분석이나 자료 정리 등을 위해서 플로우 차트나 포스트잇, 마인드 맵등을 지원하는 개별 애플리케이션을 사용하게 되는데요. Whimsical에서는 이러한 기능들을 서비스 내에 모두 포함시키고 있어서 편리하게 하나의 문서 내에 포함시키거나 연결하는 일이 편리합니다. 무엇보다 하나의 문서에 하위 문서로 개별의 도구들의 산출물을 묶어서 관리할 수 있다는 점이 매우 유용합니다.
사용 방법은 간단합니다. 계정을 생성하고, 로그인을 하면 아래와 같이 “시작하기(Getting Started)”와 “예제(Examples)”들이 표시되며, “예제”문서를 클릭하면 Whimscal의 활용성을 확인할 수 있는 업무사례에 맞춘 다양한 사례들을 볼 수 있습니다.
업무 순서도를 작성하고, 흐름을 분석하는데 유용한 “순서도(Flowchart)”, 생각의 조각들을 배치하고 연결하는데 유용한 “마인드맵”, 비즈니스 모델 분석에 유용한 “비즈니스 모델캔버스”, 웹이나 모바일 애플리케이션의 UI/UX 디자인에 활용 가능한 “와이어프레임”, 웹사이트나 모바일 앱의 벤치마킹(이미지를 로딩하고 화면의 구성 요소들에 대한 체계적 분석), 칸반(Kanban) 기반의 업무 관리 등 다양한 용도로 업무나 일등에 활용이 가능합니다.
다른 협업도구와 마찬가지로 Whimsical은 해당 문서에 대한 외부 협업자의 초대와 편집 기능이 지원되며, 작성한 문서의 외부 내보내기와 링크 공유 기능들도 지원하고 있습니다. Whimsical의 주요 특징과 사용해보면서 느낀 몇 가지 단점들을 정리하면 다음과 같습니다.
풍부한 다이어그램의 작성 환경을 제공합니다. 도형, 기호, 아이콘, 연결선, 색상 등 다이어그램을 작성하는데 필요한 모든 환경이 갖추어져 있습니다. 특히, 캔버스의 크기를 다양하게 조절이 가능해서 확대와 축소 기능을 잘 사용하면 굉장히 큰 다이어그램의 작성도 수훨합니다.
자동기능이 제공되어 다이어그램을 빠르게 작성할 수 있습니다. 하나의 도형을 선택하여 캔버스에 배치하고 나면, 연결선을 클릭하는 것으로 연결 방향의 도형이 빠르게 생성됩니다. 하나의 도형을 배치하고 연결선을 그리고 다시 도형 배치의 번거로움이 없습니다.
하나의 문서에 하위 문서로 다양한 다어그램과 문서를 관리할 수 있습니다. 문서 관리에서 폴더 단위로 관리하다 보면 필요에 따라서 하위 폴더들이 늘어나는 경우가 많습니다. 이런 점에서 문서에 하위 문서로 관리하는 방식을 매우 선호하는데요. Whimsical에서는 하나의 문서 아래에 문서들을 추가할 수 있어서 주제나 내용별로 문서를 분할하여 작성하고 관리하는 일이 편리합니다.
이미지 내보내기와 복사 기능이 제공됩니다. 보드 전체를 x1, x2의 크기로 내보낼 수 있으며, 배경 이미지를 제외하는 속성을 통해 배경 이미지를 포함하거나 제외하여 내보내기 기능이 가능합니다. PDF 등으로는 내보내는 기능은 지원되지 않습니다.
타임머신 기능을 제공합니다. 제가 제일 좋아하는 기능인데요. Whimsical에서는 하나의 보드(문서)를 생성하는 시점부터 현재까지의 내용을 동영상 플레이처럼 볼 수 있습니다. 재미난 기능은 Fork(분지)인데요. 일정 시점을 기준으로 Fork를 하면 해당 순간을 담은(복사한) 보드가 생성됩니다. 과거 시점으로 다시 되돌아가야 하는 경우라면 매우 유용합니다. “타임머신”기능을 통해 어떻게 자료의 내용이 바뀌고 변경되었는지 알 수 있어서 작성 과정을 되돌아보고 검토하는데 유용합니다.
한글 지원이 미흡합니다. Whimsical을 사용하다 보면, 한글 처리가 잘 되지 않아서 맨 마지막 글자가 사라지거나 커서가 한글 입력 글자 앞에 위치하는 등의 현상이 나타납니다. 나름의 초식은 한글을 작성하면, 화살표 키보드를 사용해서 글자의 끝으로 커서를 이동시키거나 한글작성 후 스페이스바를 입력하여 글자를 완성시키면 한글 입력의 오류는 줄일 수 있답니다. 한글 입력 부분의 개선이 되면 좋겠네요.
현재 업무에서 Dropbox의 Paper를 메인 문서 편집기로 사용하고 있고, 자료 클립핑과 업무 협업을 위해서 Notion과 Evernote를 주로 사용하고 있는데요. Whimsical의 업무 활용성이 높아서 요즘은 함께 연동하여 사용해보고 있습니다. Whimsical의 embed기능을 사용하면 Notion이나 Paper에서도 바로 연결되어서 내용을 보거나 편집을 할 수 있어서 유용하더군요. 업무별로 다양한 다이어그램들을 작성하고, 문서에 추가하거나 관리해야 하는 일들이 많다면 Whimsical이 업무 효율과 생산성을 높여주는데 많은 도움이 될 것으로 기대합니다.
