[효율적인 회의의 5원칙]
없앨 수 없다면 최대한 효율적으로
일을 하다 보니 어느 덧 조직에서 회의를 '참여'하는 사람에서 회의를 '주재'하는 사람으로 점차 변화해 가고 있다. 10년 넘게 일을 하며 무수한 회의에 참여 했었고 때로는 회의의 비 효율성에 대해서도 생각해보며 '내가 나중에 회의를 주재 한다면 어떻게 할 것인가?'를 고민하고 실제로 내가 주재하는 회의에 적용하고 있다.
워렌 버핏은 '회의는 확신이 없는 사람들이 하는 행동이다'라는 말을 했다고 한다.
그러나 나는 그 말에 완전히는 동의하지 않는다. 내가 생각하는 회의는 방향성을 어느정도 정한 상태에서
그 방향성을 구성원들에게 완전히 동의를 얻고 일의 당위성을 부여하여 팀워크를 극대화 시킬 수 있는 행동이기에 '슬기롭게만 운영한다면' 매우 좋은 활동이 될 수 있다고 믿는다.
내가 실제로 적용하거나, 적용하도록 노력하는 회의의 5원칙을 소개하고자 한다.
1. 자료는 미리 공유할 것이니 읽어보고 와라. 읽어보고 오지 않을 자는 참여 자격이 없다. 나는 회의를 하자는 것이지 너희를 과외 해주겠다는 것이 아니다.
대다수의 회의를 시작할 때 그제서야 자료를 출력해서 지참하고 오는 사람들이 있다. 무슨 내용을 회의할 것인지 자료를 읽지 않고 회의를 들어오면, 그 사람을 교육 시켜야 하는 시간이 추가된다. 이미 비효율적으로 시작하는 회의인 것이다. 심지어 나는 직장 상사에게도 자료는 최소 회의 시작 1시간 전에는 공유 한다. 그리고 '읽어보시고 1시간 뒤에 뵙겠습니다.' 라고 한다. 처음에는 직장 상사의 경우 관성대로 안 읽고 들어오는 경향이 컸지만 나와 회의를 할 때 마다 내가 그렇게 구니, 본인도 필요성을 자각하고 회의 전에 문서를 읽고 들어오신다.
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그전에는 개념부터 일일이 설명해야 했지만, 이런식으로 문화가 바뀌고 나서는 '현재의 방향성' '잘된점' '개선할점'을 우선적으로 질문해 오시기 시작했다. 훨씬 효과적이고 효율적인 회의가 되었음은 물론이다.
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