임대차계약서를 분실하면 계약이 무효가 되나요?

Q. 실수로 상가 임대차계약서를 분실해서 계약 자체가 무효가 될 까봐 걱정입니다. 앞으로 어떻게 하면 좋을까요?

A. 상가 임대차계약서와 같은 중요한 서류는 잘 보관해야 하지만, 현장에서는 종종 잃어버리기도 합니다. 계약서를 잃어버렸다고 해서 임대차계약이 무효가 되는 것은 아닙니다. 다만 임대차계약서를 분실했는데 계약상 문제가 생길 경우, 이를 입증하기가 어려워진다는 위험이 있습니다. 임대차기간, 보증금, 월세, 갱신조건, 원상회복, 특약사항 등은 분쟁이 발생했을 때 쌍방이 계약서로 증명하면 되는데, 만약 계약서가 없으면 서로 다른 주장을 하게 될 수도 있기 때문입니다.

그래서 계약서를 분실했다면, 가장 먼저 원본을 보관 중인 상대방(임대인 또는 임차인)에게 사본 제공을 요청하는 방법이 있습니다. 만약 상대방이 계약서 사본의 제공을 거부하거나 연락이 되지 않는 경우, 계약서를 작성한 부동산(공인중개사사무소)에 사본 발급을 요청할 수 있습니다. 공인중개사는 임대차 계약서를 3부 작성하여, 임대인과 임차인에게 각각 1부씩 교부하고, 1부는 5년 동안 보관해야 하는 의무가 있기 때문에 사본 발급이 가능합니다.

실무에서는 공인중개사사무소의 보관기간이 5년이 지나서 계약서를 파기한 후 보관하고 있지 않는 경우도 생깁니다. 이때는 확정일자를 받은 관할 세무서에서 '임대차 정보제공 요청'을 통해 계약 내용 확인서를 발급받는 방법도 있습니다.

※ 공인중개사법

제26조(거래계약서의 작성 등) ①개업공인중개사는 중개대상물에 관하여 중개가 완성된 때에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 거래계약서를 작성하여 거래당사자에게 교부하고 대통령령으로 정하는 기간 동안 그 원본, 사본 또는 전자문서를 보존하여야 한다. 다만, 거래계약서가 공인전자문서센터에 보관된 경우에는 그러하지 아니하다.

②법 제26조 제1항에서 “대통령령이 정하는 기간”이라 함은 5년을 말한다.