공무원, 공공기관에서
보고서 센스있게 쓰는 법
킹받아서 인정하고 싶지 않지만, 조금만 내려놓으면 편합니다.
공무원은 아니지만, 공공기관에서 약 14년간 근무했고, 그동안 약 7~8개의 보직을 맡아왔으며, 각 보직별로 일정 수준의 업무숙련도에 도달하려 노력하며 살아왔어요. 남들보다 몇 해 빨리 회사생활을 시작한 것도 사실이고, 적어도 이 회사 안에서 쌓은 경험치의 절대적인 양만큼은, 뒤늦게 취업을 한 또래보다 많다고 생각하는 것도 굳이 겸손 떨지 않고, 사실로 인정하겠습니다.
그러나,
그래서, 그 경험치의 차이로 보여줄 수 있는 것은 무엇이냐?
라고 묻는다면, 딱히 할 말은 안타깝게도 없네요.
과거 장래희망으로 기술직이 되고 싶었지만, 현실은 기술분야 관리직이 되어있고, 하나의 머리에 손발은 엄청나게 많은 Super 피라미드형 조직구조를 가진 회사에서, 중앙부처에서 관리업무를 하는 조직들과 일방향적인 소통과 자원의 통제를 받고 있기에, 사내에서도 행정적 갑을관계가 엄연히 존재함도 인정하며, 최소한의 정치를 하지 않으면 살아남기 구조를 가진 회사에서 아등바등 살다 보니 벌써 시간이 이만큼이나 지났구나 싶습니다.
그동안 알게 된 것들도 있지만, 밝은 정보는 많지 않고, 보게 된 것들도 있지만, 크게 의미 있는 것이 없다는 것이 씁쓸합니다.
공무원 생활을 시작한 지 얼마 되지 않은 친구가 어느 날 제게 말했어요.
공문서나 보고서를 작성하는 법을 찾아보는 공무원들이 은근히 많으니, 문서 작성을 주제로 글 하나 써보는 것 어때? 일단 내가 그런 내용이 필요해.
그동안 제가 축적해 온 경험 중 쓸모 있는 것 하나가 문서작성이긴 한 것 같긴 해요. 14년 치 제3자의 피드백과 잔소리, 14년 치 문서작성과 그 경중의 스펙트럼, 중간관리자로서 다른 이의 문서를 검토해 보았던 경험 같은 것들을 포함해서 말이에요.
보직별로, 부서별로, 기관별로, 문서작성법은 각기 다르겠지만, 같은 정부아래 속한 기관들이기에, 문서작성의 공통적인 감성이 분명히 있다고 생각해요.
친구의 아이디어를 주제 삼아 지극히 일반적인 수준에서, 공무원 및 공공기관에서의 문서작성법에 대해 이야기해보면 재밌겠다는 생각이 들어, 컴퓨터를 켜고 키보드 앞에 앉았습니다.
블랙코미디처럼 염세적이고 회의적인 성향을 가졌기에, 모범적인 내용과 밝고 긍정적인 감성으로 설명할 자신은 없어요. 대신, 저의 개그코드에 맞게, 최대한 날 것에 가까운 현실적인 예시를 만들어서 설명하면 재밌겠다는 생각이 들었어요.
공문서 작성에 대해 찾아보고 있는 독자분들 중 밝고 긍정적으로 문서를 잘 작성하시고, 좋은 피드백을 받아 성공적인 보고를 하고 계시거나, 쉬이 결재를 받고 계신 분들 보다, 어떻게 문서작성을 시작해야 할지 모르겠거나, 적정한 수준으로 잘 쓴 것 같은데, 부정적인 피드백만 받거나, 계속되는 잔소리나 반복적인 수정을 하고 계셔서 속에 열불이 터지는 분들이, 이 글을 더 많이 읽으시지 않을까 예상합니다.
반대로, 항상 긍정적이고 좋은 피드백을 한 번에 받아내고, 성공적인 보고를 늘 한 번에 하며, 불필요한 수정요구로 결재를 반려받아본 경험이 없는 사람을 보신 적이 있는지도 반문해 보고 싶어요. 그리고, 수정된 A'안이 과연 더 잘 작성된 문서인지도 심판해 보고 싶을 때가 많았는지도 말이지요.
합리적이고 깨어있는 젊은 결재자들은 문서의 기능적인 부분만 만족되면, 그 문서가 사용될 목적과 그 기대수준을 감안하여 문서의 품질을 검토한 후, 자신의 기준에 이 정도면 되었다는 생각이 들면 불필요한 사족 없이 결재를 하셨었어요. 모든 결재권자 또는 보고받으시는 분들을 폄하할 의도가 없다는 점을 먼저 알아주시고, 지난 14년 동안의 저의 애환도 어느 정도 담은 글이라는 점을 감안하여 너그러운 마음으로 읽어주셨으면 좋겠습니다.
근속연수가 긴 공무원이나 공공기관에는 위에서 말씀드린, 합리적이고 최신 트렌드에 맞게 깨어계신 분들이 아직 그렇게 많지가 않은 것은 사실이에요. 해고가 거의 없는 근속연수가 긴 안정적인 직장이니까요. 꼰대력이 높은 베이비 부머 세대이거나, 그들에게 영향을 받은, "합리적인 젊음"을 잃어버린, 애매한 나이대의 오염된 문화를 겪고 있는 후손들이 많을 가능성이 다분하다는 단점의 다른 표현이지요.
당신의 잘못이 아닐 수도 있어요. 그들은 어차피 A를 가져가면 B로 바꾸라 했을 거고, B를 가져갔어도 A로 바꾸라 했을 수도 있으니까요.
그들 중에는 자신들보다 나은 것들에 대해 잔소리하는 것 자체를 즐기는 사람들도 많아서, 당신이 작성한 문서에 대해 두리뭉실한 비판적인 의견은 정작 당신의 잘못이 아닐 수도 있어요.
그래서, 이 글을 읽으실 것이라 예상되는 분들보다는 나이가 많을 가능성이 많은 제가, 제일 먼저 드리고 싶은 말은
개선방향이나 목적이 뚜렷하지 않은 과도한 수정지시에, 과몰입하거나 의미부여를 깊게 해서 스스로를 가스라이팅 하지 마세요.
입니다. 어쩔 수 없는 일이고 상황이지만, 적어도 속상해하시지는 마셨으면 좋겠어요.
뜨거웠던, 저의 발작버튼을 OFF시키고, 원래 글의 목적으로 돌아와서, 보고서 작성법에 대해 이야기해 보도록 하겠습니다.
기관마다 대동소이하겠지만, 보고서 작성을 어떻게 시작해야 하고, 일반적으로 어떤 내용들이 들어가며, 어떤 양식으로 작성되는지를 realnuke버전으로 설명을 해보려고 해요.
<알잘딱깔센>
① 알아서 : 굳이 말하지 않아도 조직 또는 결재자가 자주 사용하는 단어를 사용하고, 파생되는 성과를 강조하여,
② 잘 : 한 장 혹은 두 장 이내로 요약하고, 행정적 및 문화적 정당화를 잘 시켜서,
③ 딱 : 초등학생이 봐도 이해할 만한 수준으로, 애써서 읽어야 할 필요 없이 개조식으로,
④ 깔끔하게 : 적당히 잘 보이도록 글자크기 크게, 기관 내에서 사용하는 양식에 맞게,
⑤ 센스있게 : 불리한 내용이 있다면 강조하지 말고, 아사모사하게 적으며, 실패 시 출구전략도 마련하자는 것이
알잘딱깔센의 정신이지요.
14년 동안 배운 우리네 보고서를 작성하는 철학을 다섯 줄로 요약하면 위와 같이 정리할 수 있다고 생각해요. 물론, 특별한 목적을 가졌거나, 큰 규모의 의사결정을 위한 보고서나, 기획전략 보고서처럼 많은 양의 정보를 담는 중요도가 높은 보고서는 작성법이 다르겠지요. 예쁜 표지가 필요할 테고, 목차가 필요하고, 예쁜 그림들과 그럴듯한 분석법들이 필요하니 말이에요.
공문서를 작성할 때, 내가 왜 이 문서를 작성하려고 하는지, 그 시발점이나 목적을 생각해 보면 크게
1) 상사의 지시사항
2) 주기적/비주기적 정보의 고지 또는 신고
3) 받은 공문에 대한 회신
4) 나의 자발적인 판단에 의한 업무추진
으로 나누어지는 것 같아요.
그리고, 공문서의 구성요소들은 대개,
1) 내가 이 공문서를 쓰는 이유
2) 내가 취해야 할 또는 상대에게 요구해야 할 행정적 액션에 대한 배경
3) 그 배경에 부합하게 내가 취해야 할 액션이나 상대에게 요구해야 할 액션의 명확한 기술, 대비책 마련
4) 내가 취해야 할 액션이라면 소요되는 자원, 상대에게 요구해야 할 액션이라면 요청기한을 기술
5) 기타 특이사항
을 중심으로 4~5 꼭지 정도로 나누어서 저는 작성하고 있어요.
또한, 보고서의 작성양식도
1) 전자결재를 통해 작성하는 보고서
2) 전자결재를 올리기 전에 사전 검토용으로 보고하는 약식 보고서
3) 상사에게 정보전달과 서면보고 및 확인을 목적으로 작성하는 결재 없는 보고서
로 크게 나눌 수 있어요.
특히, 3) 상사에게 정보전달과 서면보고 및 확인을 목적으로 작성하는 결재 없는 보고서의 경우가 보고를 받는 자의 이기적인 행정태도가 반영되는 대표적인 문화였지요. 이런 경우에 예전에는 보고받는 자가 사인을 하지 않았었어요. 사인을 하는 순간 확인했다는 흔적이 남으니, 리스크가 큰 일인 경우, 나중에 보고시점이나 보고유무에 대한 물적 증거가 없으니, 보고받은 적 없다는 오리발 대응카드로 사용하기도 했기 때문이에요.
그래서, 요즘에는 자필로 확인했다는 흔적을 남기도록 보고양식을 작성하는 것이 트렌드가 되고 있어요.
먼저, 샘플로 작성한 보고서를 한 번 들여다보도록 해요.
먼저 글자크기는, 20pt, 16pt, 14pt, 12pt, 10pt로만 사용했어요. 저는 폰트를 선택할 때, 본문은 휴먼명조, 표안의 내용은 한컴돋움체, 대분류 제목과 문서 제목은 HY견고딕을 사용하고 있습니다.
큼지막하게 제목은 20pt의 크기로 설정해 주고, 그 밑에 강조할 필요가 없는 날짜와 제 이름은 10pt로 설정해 주어요.
대분류는 가장 중요한 레이아웃이기 때문에, 글자크기 16pt로 큼지막하게 적어주고, 그 아래 적히는 본문의 크기는 14pt를 가장 선호하시더라구요. 노안에도 잘 보이는 글자크기이니, 14pt라는 숫자는 본문 폰트크기를 위해 외워두세요.
괄호로 추가 설명이 필요한 경우는 그 크기를 12pt로,
주석을 달아서 추가설명이 필요한 경우는, 어차피 보고할 때 구두로 설명할 정보이기 때문에 10pt로 설정해 주어요. 그리고 주석표시는 *기호를 사용하고, 제곱근 자리에 올리는 단축키는 Alt + Shift + P이니 아래 빨간 동그라미처럼 설명하고자 하는 대상단어에 표기해 주도록 해요.
이렇게 보고서를 작성하여 보고한 후, 최종 결재자님 의견이나 컨펌을 자필로 받아서,
이렇게 담당부서에 공문을 보내는 것이 저희 기관의 문서작성과 보고문화의 표준이에요.
우리는 첫 번째 한 장 짜리 보고문서에서, 다양하고 반복적인 수정사항으로 고통받는 것이 대부분이지요. 왜냐하면, 실제로 전결권한이 부장이라 할지라도, 자신보다 상위직책에게 보고하는 것을 좋아하고 그것을 통해 인정받고자 하는 부장님들이 많기 때문이에요. 그 인정욕구와 그에 상응하는 불안한 마음이 이랬다 저랬다 문서를 고치게 하는 가장 큰 이유이라 생각합니다.
일단, 작성 디테일부터 차근차근 시작해 보도록 해요.
1) 먼저, 제목을 적어야 하는데, 2열짜리 표를 만들고, 오른쪽 왼쪽의 테두리를 없앤 다음, 각 기관의 색깔에 맞게 제목을 적을 1열 아래위에 굵은 테두리에 색을 입혀주세요.
2) 2열에는 오늘의 날짜와 작성자의 소속과 이름을 적고, 오른쪽 정렬을 해줘요.
3) 2열에 적는 내용은 표 아래쪽에 딱 붙는 것이 중간에 위치하는 것보다 예쁘고, 나중에 한 장에 내용을 맞추기 위해 1,2mm가 아쉬울 때 여백조절카드로 유용해요.
4) 세로정렬에서 아래쪽으로 맞춤을 하려면, 셀을 선택하고→우클릭→표/셀속성클릭으로 가서
5) 빨간 박스로 표시한 세로정렬에서 맨 오른쪽 것을 선택해 주면 됩니다.
6) 예시로 작성된 문서는 1. 개요, 2. 배경 및 사전검토, 3. 활용 및 관리방안, 4. 기타 로 구성되어 있어요. 줄간격이 160%로 설정되어 있는데, 대분류의 폰트크기가 크기 때문에, 대분류가 바뀔 때 직전 마지막 줄과 새로운 대분류 간의 간격이 너무 넓어도 보기가 좋지가 않아요. 그럴 때는, Space를 하나 넣고, 그 Space의 크기를 8pt로 맞추면 사이즈가 아래와 같이 딱 적당해집니다.
7) 그다음, 아까 주석표시로 *를 입력(Alt + Shift + P로 제곱근자리에 올리기)하였으니, 그 밑에 주석 설명을 넣어야 하겠지요. 글자크기도 좀 전에 이야기 한대로 10pt인데, 줄간격이 너무 넓으면 보기가 싫으니, 주석의 모든 텍스트는 130%로 설정해 주세요.
8) 플레이스테이션 5의 사진을 삽입하고 싶어서 표를 이용해서 사진을 집어넣었어요. 그리고, 그 옆에 장점들 3가지 정도를 어필해 보았지요.
9) 만든 표는 반드시 글자처럼 취급을 클릭해 주어야 편집하기 쉬워지고, 다른 텍스트와의 줄도 맞추기가 쉬워져요.
10) 그리고, 그 안에 들어갈 그림도 글자처럼 취급을 선택해 주어야 편집이 쉬워져요.
11) 그림을 표 안에 집어넣고 표 크기를 조절해 보면 곧 깨닫게 될 것이에요. 아래 그림처럼 마지막 1mm의 여백이 지저분하게 없어지지 않는다는 것을요. 오른쪽 그림처럼 공백 없이 그림을 안여백 처리하여 꽉 채워서 깔끔하게 편집하고 싶을 때, 쓰는 방법을 알려드리겠습니다.
12) 그림이 있는 셀을 선택→마우스우클릭→표/셀 속성→셀탭으로 이동→안여백지정에 체크→그리고 모든 값을 0으로 설정하고, 여백이 없을 때까지 표에서 셀을 선택하여 줄여주면 됩니다.
13) 그리고, 표의 크기와 표 안의 텍스트 크기의 폰트사이즈, 줄간격 등을 고려했을 때, 글머리기호는 아주 작고 얇은 점을 찾아 넣어주어야 깔끔한데, 어디 있는지, 아래 그림으로 위치를 보여 드리겠습니다.
14) 그리고, 작성하시다 보면 글자별, 소분류별 시작줄이 아래와 같이 안 맞는 경우가 있을거에요. 본문에서 시작줄을 맞추는 방법과 표에서 시작줄을 맞추는 방법이 조금 다른데요, 아래 그림을 참고해 보세요.
<본문 시작줄 편집하기>
<표 시작줄 편집하기>
15) 표 안에 들어가는 글은 되도록이면 깔끔한 고딕계열의 폰트를 쓰는 것이 보기가 좋습니다. 위에서도 설명했지만 본문은 휴먼명조, 표안의 내용은 한컴돋움체, 대분류 제목과 문서 제목은 HY견고딕을 사용하였습니다.
이제 <알잘딱깔센> 측면에서 문서검토를 해보아요.
① 알아서 : 굳이 말하지 않아도 조직 또는 결재자가 자주 사용하는 단어를 사용하고, 파생되는 성과를 강조하여,
② 잘 : 한 장 혹은 두 장 이내로 요약하고, 행정적 및 문화적 정당화를 잘 시켜서,
③ 딱 : 초등학생이 봐도 이해할 만한 수준으로, 애써서 읽어야 할 필요 없이 개조식으로,
④ 깔끔하게 : 적당히 잘 보이도록 글자크기 크게, 기관 내에서 사용하는 양식에 맞게,
⑤ 센스있게 : 불리한 내용이 있다면 강조하지 말고, 아사모사하게 적으며, 실패 시 출구전략도 마련하자.
였지요.
먼저, "양질의", "환경조성", "대비책", "확보방안", "조기집행 실적"과 같은 단어들은 웬만한 공공기관에서 좋아하는 단어이자, 결재자들이 자주 사용하고 강조하는 업무를 성과화 시켜주는 단어들에요.
그래서, ① 알아서를 담당하는 부분이지요.
그리고, 보고서 한 장 안에, 환경적, 문화적 정당성을 깔끔하게 3가지 꼭지로 분류하여 기입하였어요. 이 것이 효과가 있고, 혁신적인 방안이라 앞으로 대내외적으로 긍정적 변화가 생긴 다는 것을 강조하는 부분이기에, ② 잘을 담당하는 부분이에요.
나이 드신 분들에게는 콘솔게임기라는 단어가 생소할 수 있기에, 주석으로 따로 분리하고, 원래 알고 계신 분이었다는 것처럼 생각하실 수 있도록 메타인지를 흔들어 주는 전략을 쓴 점은 ③ 딱을 담당하는 부분이에요.
주요 내용의 글자크기가 14pt보다 작지 않아서 노안에도 잘 보이고, 기관 내 양식에도 맞으며, 한 장에 딱 떨어지기에, ④ 깔끔하게를 담당하는 부분이에요.
불필요하면 당근으로 다시 팔면 된다는 출구전략을 적었고, 플레이스테이션 5 게임 중 무료게임을 하는 자는 없으므로, 무조건 유료컨텐츠를 구매하게 되지만, 추가지출의 가능성이 있다고 아사모사하게 표현한 점. 플레이스테이션 5는 조작패드가 1개밖에 포함이 되어있지 않은데, 2인이상 플레이를 하려면 조작패드가 추가로 반드시 필요하지만, 하나를 돌려쓸 수도 있다는 자기합리화를 통해 가능성으로 축소해석한 점이 ⑤ 센스있게에 해당하는 부분이에요.
<토막설명 1 - 공공기관에서 공식적인 가격표현 방법>
우리가 구매 행정업무를 할 때, 금액에 대한 용어는 크게 3가지 정도로 분류된다.
1) 추정가격 : 단순히 사고자 하는 물건이나 서비스의 가액에서 세금 뺀 가액을 말한다. 우리가 살면서 가계부를 쓸 때는 당연히 세금 합친 금액을 기준으로 생각해야겠지만, 회사에서는 세무를 담당하는 부서가 따로 있기에, 또 세금 뺀 금액을 기준으로 품의금액 전결기준을 나누기로 약속했기 때문에, 구매계획 최종품의 등을 받을 때는 추정가격을 일반적으로 사용한다.
2) 추정금액 : 구매를 하기 위해서는 예산부서에 예산신청을 해야 하는데, 신청금액은 구매를 위해 소요되는 모든 비용을 합한 가액을 신청해야 한다. 왜냐하면, 회계 쪽이 아닌 예산 쪽 애들은 "그래서 얼마주면 되는데?" 개념으로 접근하기 때문이다. 그렇기 때문에 당연히 세금 등을 포함하여 예산신청을 해야하며, 그 때 표기하는 가액이 추정금액이다. 원래 사고자 하는 물건이 플레이스테이션 5인데, 조작패드나 게임을 같이 주문하려고 하는 경우, 그 품목의 행정적 분류나 회계구분이 다를지도 모르니 따로 합해 주어야 하고, 세금도 포함시켜야 한다. 즉, 예산을 신청하기 위한 기본계획을 연초에 수립할 때는 추정금액을 일반적으로 사용한다.
3) 예정금액 : 구매계약이 완료되어 결정된 가액(공공기관이나 공무원의 경우 전자상거래에서 낙찰된 금액)을 말하며, 물론 계획했던 추정금액보다 가격이 높다면 계약이 성사되지 않음에도 불구하고, 구매를 요청했던 부서에서는 부서의 곳간에 얼마나 돈이 얼마나 있는지, 다른 예정된 물품들을 구매할 충분한 예산이 들어있는지 관리업무를 할 필요가 있다. 일반적으로 예산관리자를 별도로 지정하는데, 예정금액은 부서 곳간에 충분한 예산이 들어있는지 검토할 때 사용한다. 당연히, 예정금액보다 더 큰 돈이 부서 예산코드에 들어있어야 하고, 부족하다면 예산 추가배정 등의 조치가 필요하기 때문이다.
이제 여러분은 공문서 작성의 쌉고수가 되어계실 겁니다.
세대차이 때문에 기존세대도 MZ세대도 직장에서 각자 힘든 환경이지만, 다들 힘내자구요!
