제주 기상청 공식행사대행 후기
공식 행사 대행
2023 세계 기상의 날 공식 기념 행사
2023년 3월 23일 / 제주 국립기상과학원
제주 국립기상과학원에서는 세계 기상의 날을 맞이하여 공식 행사를 대행하였습니다.
이번 프로젝트는 리얼플랜제주와 서울경기 본사 직원들이 협력하여 기획하였으며, 최고의 팀워크를 보여준 의미 있는 행사가 되었습니다.
장소는 제주 국립기상과학원 한라관 및 식당에서 진행되었으며 공식행사인 기념식 이후 뷔페식 케이터링 만찬, 임직원분들의 힐링을 위한 버스킹 무대까지 총괄 기획 및 연출을 진행하였습니다.
세팅은 전날 진행하였으며 공간 스타일링, 음향 시스템, 기타 운영품 및 제작물 세팅까지 모든 스태프가 분담하여 이벤트 전문가들답게 각자의 역할을 충실하게 차질 없이 진행하였습니다.
당일 오전 공식행사인 기념식이 진행될 한라관 세팅은 음향 스피커 및 콘솔을 세팅하고 테크니컬 리허설은 반복하며 음향 감독님과 리스크 체크를 하고, 입장 동선 및 무대 정면에 사전 디자인 제작한 행사 타이틀 현수막, DID 모션그래픽 루핑 영상을 세팅하였습니다.
본 공식 기념 행사 대행을 위해 13곳 다른 지역 기관에 정해진 개수에 맞도록 기념품을 배송하였는데, 제주 현장으로 온 253개의 기념품을 포장 스티커를 부탁하는 작업을 시작했습니다. 포장지에 스티커를 붙이는 단순노동(?) 업무였는데 단순 작업에 자신감을 보이셨던 대표님께서 업무를 담당하시게 되어 보이지 않은 손놀림으로 다시 한번 이벤트 전문가 저력을 확인할 수 있었습니다. 표정은 점차 어두워 지시지만 손놀림은 속도가 붙는 아리송했던 작업 모습은 아직도 모든 직원들에게 사전 세팅의 표본의 되는 모습으로 기억되고 있습니다.
차후 직원 힐링의 장에서 버스킹 공연 뒤에 이어질 경품 이벤트로 증정할 경품들을 사전 세팅했습니다.
일상 용품으로 구성된 경품 9종은 사전 임직원분들의 연령대와 성향을 파악 후 꼭 필요한 물품들로 선정하였습니다. 1등 프리미엄 커피 머신으로 시작해 2등 각종 생활 및 운동 용품, 3등은 스타벅스 모바일 기프티콘으로 현장의 기분을 느끼실 수 있도록 현장 상품권을 추가 디자인 제작하여 드리는 방향으로 기획하였습니다.
같은 시각, 식당에서는 임직원분들을 위한 특별한 점심 식사를 위해 공간 스타일링 세팅이 한창입니다.
세계 기상의 날을 기념하는 문구를 디자인한 입장 가랜드부터 풍선을 활용한 벽면 스타일링까지 파티 공간 스타일링 전문가 최자경 팀장님의 손놀림이 식당 직원분들의 관심을 받기에 충분했습니다. 전날 야식을 먹어 얼굴이 퉁퉁 해졌을지언정 손은 부을 틈이 없는 최자경 팀장님의 빠른 손놀림에서 그동안의 많은 경험이 묻어 나옵니다. 팀장님이 풍선을 세팅하면 호기심 가득한 식당 직원분들이 원하는 벽면에 부착을 해주시어 본의 아니게 업무를 분담 협력하며 즐겁고 화기애애한 세팅 현장에 조성되었습니다.
제주도의 멋진 햇살과 꽃 모양의 풍선 데코가 조화를 이루며 기분 좋게 식사를 하실 수 있는 공간을 완성하였습니다. 또 한 가지 최자경 팀장님의 공간 스타일링 센스가 대단한 건 간단한 스타일링이더라도 담당자님들께서 철수를 원하지 않을 만큼 공간에 조화롭게 디자인해 주신다는 것.
23일 당일, 오전 10시 30분. 한라관에서는 드디어 기념식이 진행되었습니다. 사회자에 진행에 맞게 국민의례를 시작으로 유공자 포상까지 저희 리얼플랜 직원들은 본인의 역할에 맞게 배치되어 그 임무를 다합니다. 정지수 팀장님은 행사 총괄을 하시어 전체의 구도를 잡아주시고 운영 스태프분들은 시상식 동선에 차질이 생기지 않도록 서포트해 주셨습니다.
음향 감독님께서는 식순에 맞는 BGM을 사전 준비, 여러 번의 리허설로 현장 분위기를 잡아주시고 특별 포토그래퍼로 섭외된 김현숙 부장님께서도 차후 주최 측에게 전달될 현장 사진을 촬영해 주시는데 만전을 기합니다.
시간에 맞게 배송된 시상식 생화 꽃다발은 기념의 날 공식행사 품격에 맞도록 풍성하게 준비하였습니다. 그 모든 품목은 사전 과학원 담당자님들과 소통하여 디자인 시안을 컨펌받아 계획한 대로, 기획된 대로 차질 없이 행사는 흘러갑니다.
공식행사가 끝난 후 점시 식사가 이어집니다. 전날 파티 분위기로 세팅된 식당에서 품격 있는 프리미엄 케이터링 메뉴가 임직원분들을 맞이합니다. 찬 음식, 따듯한 음식, 디저트류로 구성된 뷔페식 케이터링은 마치 고품격 파티장을 온 것 같은 퀄리티를 자랑하며 꼭 필요한 메뉴로 질과 양을 높여 구성하였습니다. 늘 같은 식당에서 식사를 하셨던 임직원분들은 이날만은 조금 특별하게 식사를 즐기기에 충분했습니다.
200명이라는 인원이 한 번에 식당을 들어갈 수 없었기에 식사시간은 3부로 나뉘어 정해진 인원에 맞게 운영하였으며, 음식 또한 부족하지 않도록 여유 있게 사전 준비하여 여러모로 완벽한 만찬 시간을 보냈습니다.
입장하는 공간과 퇴식하는 공간을 구분하여 동선에 혼선이 오지 않도록 안내판 표시, 운영 스태프가 직접 안내하는 등 운영의 디테일 또한 놓치지 않았습니다.
잠시 휴식시간을 갖고 다시 한라관에 모인 국립기상과학원 임직원분들.
직원 힐링의 장이라는 순서로 임직원분들의 노고를 치하하고 힐링의 시간을 드리고자 특별한 버스킹을 무대를 연출하였습니다. 버스킹 무대를 이끌어줄 아티스트는 싱어송라이터 임준형 님. 부산을 기점으로 전국적으로 활발하게 활동 중인 어쿠스틱기타 연주 아티스트 임준형 님은 순수한 매력으로 임직원분들과 소통하며 50분간의 공연을 이끌어 주셨습니다. 본인이 본 공연을 준비하며 느낀 점이나 음악에 관련된 이야기를 솔직 담백하게 이야기를 하는 모습이 임직원분들에게 크고 작은 힐링을 주었고 위로가 되는 목소리로 준비된 자체곡 및 커버 곡을 통해 직원 힐링의 장이라는 타이틀에 걸맞은 무대를 선보여 주셨습니다.
이어진 경품 이벤트!
특별 MC 정지수 팀장님의 진행하게 사전 시나리오대로 1,2,3등 각 부서 부서장님께서 무대로 나오셔서 추첨하는 방식으로 진행되었습니다.
사전 파악을 통해 선정된 경품 리스트인 만큼 누군가 호명될 때마다 여기저기서 탄성이 흘러나와 임직원분들의 좋은 반응으로 유쾌한 경품 이벤트를 진행할 수 있었습니다. 경품 도우미로는 세팅 날에 대비 행사 당일이기에 한껏 얼굴의 부기가 빠진 모습으로 나타난 전문가 다운 최자경 팀장님의 서포트가 있었다는 것.
리얼플랜제주와 리얼플랜본사가 협력하여 총괄 기획한 2023 세계 기상의 날 기념 행사 대행, 단 한 가지 오차 없이 최고의 팀워크를 자랑하며 마무리되었습니다. 좋은 날, 많이 의미 있고 뜻깊었던 프로젝트의 기회를 준 제주국립기상과학원분들에게 다시 한번 감사드립니다.
제주 행사 대행은 리얼플랜 ▼
