콘텐츠에도 PM 툴이 필요하다

Creative가 아닌 Management 관점에서의 콘텐츠 비즈니스

콘텐츠/플랫폼 업계에서 일을 하면서 공부하고 배운 점들을 남들과 공유하며 더 나은 미래를 찾기 위한 목적으로 그때 그때 떠오르는 생각들을 정리하고자 합니다. 개인의 주관이 많이 들어간 글이기에 답은 아니라고 생각하며, 정답을 찾아가는 과정 속에서 느낀 점들을 공유하는 용도입니다.

오늘은 '콘텐츠 비즈니스에서의 PM 툴'에 대한 생각을 정리해보고자 합니다.

1. 내부 프로세스 관리의 중요성

Software를 개발하는데 있어서 가장 중요한 것은 '개발 요건 정리'와 '일정 관리'일 겁니다. 주어진 기간 내에 효율적으로 자원을 배분하여 최상의 효과를 끌어오기 위해서는 반드시 필요한 작업입니다. 정부 구조 설계와 화면 설계가 들어가면서 필요한 개발 요건들이 정리가 되고, PM은 여기서 필요한 자원을 산출해내죠 (물론 항상 이런 과정으로 도출된 내용대로 개발이 진행되지는 않습니다. 예측하지 못한 변수들은 항상 튀어나오기 떄문이죠).

소프트웨어 개발에서 자주 사용되는 간트 (Gantt) 챠트

콘텐츠 비즈니스가 주 사업 영역인 곳에서도 기본적인 리소스 관리 및 일정 관리는 합니다. 인적자원 (기획/촬영/편집 인원), 출연진, 장소, 기자재, 장비 등 리소스에 대한 내역을 정리하고 촬영 및 편집, 릴리즈 일정에 대한 관리는 들어갑니다. 다만 소프트웨어 개발에서 하는 것처럼 프로젝트 관리 툴을 써가면서 까지 하지는 않고 Docs 문서로 정리를 해두고 보고할 때 사용하는 것이 일반적인 것으로 보입니다.

사실 이런 툴의 장점은 해당 정보를 확인해야하는 담당자가 직접 정보를 알고 있는 타 부서 사람과 직접 커뮤니케이션 할 필요 없이 권한을 부여받아 실시간으로 정보를 볼 수 있다는 점에 있습니다. 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고 작업 프로세스 및 현황을 확인하여 리스크를 줄일 수 있겠습니다. 또한, 오리지널 콘텐츠가 아닌 브랜디드 콘텐츠나 커머셜 프로그램을 진행하고 있다면, 총 예산과 제작 비용, 광고 비용 등을 자동으로 계산할 수 있게 수식을 작성해둘 수도 있을 겁니다. 이런 수식을 사용하게 된다면 유기적으로 비용을 조정할 수도 있을테고, 매출 등 성과 계산도 쉬워질 겁니다.

이런 방법을 사용하자는 이유는 내부적으로 Cost Effective하게 콘텐츠를 제작하고 배포하는데 있습니다. 모든 시간과 자원은 비용이라는 관점에서 본다면, 반복된 소통도 비용이고 제작과 배포 간의 시차도 비용입니다. 그리고 총 예산 대비 비용이 크다면 해당 캠페인은 진행하면 적자만 불러오는 사례가 될 수도 있겠죠. 이런 것들을 방지하고 최소화하자는 관점에서 'Management'가 PM이나 프로덕트의 형태로 콘텐츠 비즈니스에 도입되어야한다고 생각합니다.

2. 그래서 어떤 툴을 사용해야하는 건가요?

이런 점들을 인지하고 본격적으로 뛰어든다고 하더라도 바로 소프트웨어 개발 업체처럼 PMI툴을 셋팅하고 WBS를 구성할 필요는 없다고 생각합니다. 기존 인력들이 이런 방식을 이해하기도 사용하기도 어려울 겁니다. Google Spreadsheet로 공용 문서를 만들고 담당자들이 지속적으로 업데이트를 하며 권한을 부여받는 직원들이 보는 방식도 있지만, 규모가 커질 수록 서식 작업이나 관리가 어려워진다는 단점이 있습니다. 그래서 저는 Slack + Trello가 현 시점에서는 가장 적합한 방식이라고 생각합니다.

Slack, 내외부 채널을 통합하여 커뮤니케이션할 수 있는 협업 툴

이미 Jandi와 같은 협업 툴들이 국내에서도 많이 사용되고 있기는 하지만, 글로벌 회사들에서는 Slack을 많이 활용하고 있습니다. 저도 Slack을 사용해봤지만 정말 편합니다. 권한을 부여받은 채널에서 담당자들과 24/7 소통을 하며 현황을 파악하고, 자료 공유도 손쉽습니다. 한국 기업의 HR담당자가 '결제/관리용'으로 사용할만한 ERP 툴은 아니지만 리니어한 조직에서 사용하기는 정말 좋다고 생각합니다. 다만 단점이 하나가 있다면 아직 툴 자체 UI가 한국어를 지원하지 않는다는 점입니다.

Trello, 한 눈에 들어오는 과업 진행 현황 관리 툴

그 다음으로 Slack과 연동하여 PM 차원에서 사용하기 좋은 툴은 Trello입니다. Trello는 보다 더 직관적입니다. WBS처럼 과업별로 섹션을 만들 수 있고, 해당 섹션을 클릭하면 섹션 별 파일이나 정보 업데이트 내역을 볼 수 있습니다. 그리고 드래그 앤 드롭 방식으로 진행 현황을 관리할 수도 있죠.

실시간 커뮤니케이션은 Slack에서 진행하면서 중-장기적 큰 덩어리는 Trello를 통해서 관리하는 방식이 가장 효과적이라고 생각됩니다. 영어만 된다면 말이죠. 국내 협업 툴들을 사용하기는 해봤지만 아직까지는 조금 더 화면이 큰 네이트온 정도인 것 같아 많이 아쉽기는 하네요.

3. 콘텐츠 프로젝트 관리 시스템이 만들어진다면.

콘텐츠와 플랫폼을 두루두루 연구하며 실무를 담당하는 입장에서 콘텐츠 프로젝트 관리 시스템이 나왔으면 하는 바램입니다. 관리 현황이 시각화되어 처음 들어간 사람도 바로 현황을 볼 수 있고, 특정 프로젝트에 어떤 인원이 배정되어 있고 일정은 어떻게 되는지, 그리고 해당 프로젝트의 예산과 비용 내역이 나와 수익률은 어떻게 되는지 등등의 데이터 값들이 전부 들어가게 된다면...정말 좋을 것 같습니다. 

의미없는 CMS 대시보드 예시 사진, 이런류의 콘텐츠 프로젝트 관리 툴이 있었으면 하는 바램에서 추가.

저만 바랄지는 모르겠습니다만, 여기서 한 발자국 더 나아간다면 해당 프로젝트의 1차원적인 퍼포먼스 (View/Impression) 수치, 그리고 2차적으로는 커머스를 진행했을 때 매출전환 퍼포먼스까지 추적이 된다면 더할 나위가 없기는 하겠습니다.

다른 콘텐츠 제작사/크리에이터/인플루언서/플랫폼사에서는 어떤 방식으로 프로젝트를 관리를 하는지 궁금하기도 합니다. 미국에서는 한국보다 협업 툴을 더 빨리 사용했고 더 많이 사용하니 미국의 콘텐츠 사업자들은 어떤 방식/툴을 가지고 작업을 하는지도 궁금합니다. 여러분들은 어떻게 생각하시나요?