회원 출석 인정 자동화를 위한 구조 설계
회원과 어드민의 구조
프로젝트 참여 인력으로 UXUI 디자이너(나) 1명, 개발자 1명, 운영진 3명과 협업하여 2개월 동안 치열하게 고민한 과정을 담아보려고한다. 정말 힘들었다.. 대기업 임직원들이 복지로 이용하는 피트니스 센터로 복잡한 이용규정을 파악이 필요했고, 센터에서 회원과 관리자의 불편한 점을 해결하기 위해 고민의 과정들이 밤에 잠들 때까지 생각하게되는 프로젝트였다. 여담으로 현장(센터)과 소통할 때는 현장 상황도 있기 때문에 실시간으로 답변을 받을 수 없는 상황이었고 나름 개발자와 문서 자료바탕으로 유추해가며 시스템 구조를 만들어갔다. 2개월이라는 정해진 시간 속에서 최대한 효율적으로 해결하려다보니 디자인 완성도 측면에서 아쉬움이 남았지만, 실질적인 문제 해결과 사용자 경험 개선을 핵심 목표로 현장 운영에 도움을 주기 위해 해결책을 목표로했다!
문제
위탁운영으로 관리하고 있는 한 피트니스 센터는 종목(회원권 종류)를 이용하는 복잡한 출결 구조와 자동화되지 않은 출석 인정 기준으로 인해 사용자 혼란과 관리자 수작업이 반복되는 구조적 문제가 있었다.
이를 해결하기 위해, 출입 데이터를 조건 기반으로 자동 분류하고 출석 인정 여부를 실시간으로 표시하는 어드민 구조를 설계해 사용자(회원)와 운영자(어드민) 모두의 불편을 줄이고 서비스 흐름을 개선했다.
해결과정
① 조건 상황
피트니스 센터에서는 회원이 출입 시 출석 인정 기준을 만족해야 이용실적이 인정된다.
출결 기준은 각 종목(헬스, 수영장)별 출입 시간 30분 이상일 경우 인정되며, 두 종목을 함께 사용하는 경우 각각의 출입기기로 체크된 데이터가 필요하다.
그러나 시스템상 자동으로 출결 인정이 되지 않는 경우가 발생하며, 이럴 때 회원은 '이용 인정 신청'을 통해 본인의 출입을 증명하고, 관리자의 확인을 통해 출석 실적을 보완 요청할 수 있다.
또한, 출결 체크는 신발장 열고 닫은 시간을 기준으로 기록된다.
② 관리자의 승인/반려 판단 기준에 따른 설계
운영자(어드민)은 회원의 출결 데이터를 수영장과 헬스장 각각의 출결포스 업체로부터 엑셀 파일을 전달받는다.
출결 인정 판단 기준은 다음과 같다:
30분 이상 출입 시간을 기록한 종목(헬스 또는 수영장)만 출석 인정
여러 번 입장한 경우에도 가장 긴 1회만 인정
하루 1개의 종목만 인정되며, 헬스+수영장을 합쳐도 출석 인정 불가
장기미사용자 판별을 위해 최근 2개월 실적 기준 자동 탈회 조건 적용
사외 출장, 파견 등으로 인한 출석 인정은 사전 신청 필수
이용 인정 신청 가능 기간은 매월 1~5일, 해당 기간 외 신청은 불가
이 기준을 바탕으로 관리자는 엑셀 출결 데이터를 업로드하면 시스템이 조건을 자동으로 판별하여 ‘이용 인정 가능/불가’를 표시하고, 필요 시 수기로 정보 수정도 가능하도록 설계했다.
③ 상태 변화 구조
관리자가 출결 데이터를 시스템에 업로드하면,
다음과 같은 자동화 구조로 상태 변화가 처리된다:
수영장·헬스장 엑셀 데이터를 병합 → 출입 시간 기준 조건 분기
조건 충족 시: ‘이용 인정’ 상태로 자동 표시
조건 미충족 시: 관리자 수기 확인 및 사유 입력 가능
인정 여부는 리스트 형식으로 확인되며, 각 항목의 수정도 어드민 페이지에서 직접 가능하도록 설계했다.
또한, 회원은 마이페이지에서 자신의 이용 인정 여부와 누적 실적을 확인할 수 있으며,
해당 실적이 다음 달 회원 자격 유지에 반영되기 때문에 정보 접근성과 투명성이 매우 중요했다.
④ 플로우 단순화 및 자동화 사례
기존에는 다음과 같은 수작업 구조가 반복되었다:
수영장·헬스장 출결 엑셀 데이터를 별도 요청
데이터를 열람하고 조건 충족 여부를 수기로 판단
수기 정리 후 출결 인정 여부를 시스템에 따로 입력
이 과정을 다음과 같이 자동화하였다:
엑셀 파일 업로드 → 시스템이 자동 조건 분류 및 시간 계산
기준 충족 시 리스트 상에 ‘이용 인정’ 상태 자동 표시
관리자 수기 확인 없이 자동 리스트 확인 가능
출결 오류 발생 시 수기로 항목 수정 가능
디자인 시안 일부이 자동화는 관리자의 판단 부담을 대폭 줄이고, 업무 시간과 오류를 감소시키는 데 실질적인 효과를 냈다.
회원은 자신의 실적을 직접 확인할 수 있어 이용 기준에 대한 신뢰도와 만족도가 향상되었다.
⑤ 시각화 및 정리 방식
전체 플로우를 Figma로 시각화하여 플로우 차트, UI 흐름도, 조건 시나리오로 정리
어드민 화면 내 ‘이용 인정 리스트’ UI 구성, 수정 기능 포함
QA를 위한 시나리오 문서 및 예외 상황 정의서 제작
운영자 가이드를 위해 출석 조건 안내 공지 이미지 및 규정 요약본 디자인 및 배포
개발자와는 Figma 코멘트, 시나리오 문서를 기반으로 기능 구현 가능 여부와 예외처리 범위를 논의
결과
종목별 출결 기준의 복잡성으로 인한 출석 인정 오류와 반복적인 수기 작업 문제를 해결하기 위해, 조건 기반 자동 분류 시스템을 갖춘 어드민 구조를 설계했다. 이를 통해 수기 관리가 아닌 홈페이지를 활용하여 관리자의 판단 부담을 줄이고 회원들의 실적 확인 프로세스를 효율적으로 개선했다.
배움
이 경험을 통해 복잡한 비즈니스 조건을 사용자 중심의 흐름으로 구조화하는 능력을 키울 수 있었다.
단순히 화면을 디자인하는 것을 넘어 운영자·사용자·시스템의 관점 차이를 조율하고 실제로 작동 가능한 조건 기반 흐름을 설계하는 경험을 할 수 있었다.
특히, 조건 판단과 상태 변화가 자동으로 연결되는 구조를 설계하며 사용자 경험 기반으로 사고하는 방식을 자연스럽게 체득했고 실제 운영 효율을 높이는 구조적 문제 해결이 디자인의 핵심임을 체감했다.
