[IT Dic 05] 매너가 사람을 만든다.
[IT 프로젝트 기본 사전] 초급 직장인을 위한 프로젝트 용어와 실무
Re:Re:Fw:Re:Re:Fw:Re:Re:Re:Re:Fw:Re:Re:Fw:Re:Re:Re:Re:Fw:Re:최초메일제목
이런 메일을 받아 본 적이 있지 않은가?
"누구세요?"
업무 상 연락을 이런 말로 시작하는 사람도 있다.
아니면, 본인이 이런 사람인가;;;;;;;;
오늘은 일과 직접적인 관계가 없어서 중요하게 생각하지 못했던
비즈니스 매너에 대해서 이야기를 해보려고 한다.
'매너 = 인성'으로 연결되기 때문에 비즈니스 관계에서 매너가 무너지면
당장은 아무 일도 일어나지 않지만 장기적으로 주변에 아무도 남지 않는 경우가 생긴다.
일을 잘하는 것은 지식과 관련이 커서 단시간에도 극복할 수 있지만 매너는 습관(행동방식)의 영역이어서 오랜 시간 다듬고 노력해서 몸에 배어나게 된다.
신입사원일 때 기회라고 생각하고 의식적으로 비즈니스 매너를 습관화해 보자.
비즈니스 매너는 어떤 것일까?
인사를 포함한 말투
업무 전화를 응대하는 방식
상황과 직장, 업무에 맞는 옷 스타일과 청결
언어(단어)와 커뮤니케이션 방법
시간관리
업무 준비 및 태도
비즈니스 에티켓
식사 및 회식 예절
디지털 매너
직접적인 직무 기술 외 사회생활 전반의 모든 것이라고 해도 무방하다.
위의 내용을 보니 가정교육이라는 말도 떠오르게 될 것이다.
그렇다. 위에서 인성이라고 언급한 이유는 몸에 배어있는 이런 습관들이 어긋날 때 결국 가정교육까지 언급되는 '수치'스러운 일까지 겪을 수 있다는 것이다. (무섭지 않은가!!!)
대기업에서는 신입사원 연수 때 혹은 사내 교육을 통해서 위의 내용을 교육한다.
하지만, 우리 대부분은 당장 업무를 쳐내기 바쁜 프로젝트 환경에서 일만 하게 된다.
지금은 신입사원이라서 넘어갈 수 있으나 연차가 쌓일수록 업무 기술과 비즈니스 매너가 함께 평가되어서 업무 성과로 이어지고 비로소 프로라고 기억될 것이다.
자신의 평판 관리를 위해서 지금 바로 배우고 실천해야 한다.
1. 인사매너
인사는 직장생활에서 첫 번째로 신경 써야 할 기본 에티켓이다.
단순하게 인사를 하는 행위가 아닌 관계를 형성하는 첫 번째 단계이다.
프로젝트에서 인사는 첫 번째 평가로 작용하고, 마지막 인상을 남긴다.
출근과 퇴근 시 동료와 상사, 프로젝트 관계자들에게 인사를 나누고 있는가?
"좋은 아침입니다.", "안녕하세요.", "먼저 들어가 보겠습니다." 등
처음 만나는 경우 간단한 자기소개 멘트를 가지고 있는가?
"처음 뵙겠습니다. XXX 기획팀 홍길동 사원입니다."
"잘 부탁드립니다. 기획업무를 담당하게 될 XXX 홍길동입니다."
명함을 주고받을 때 상대방을 존중하면서 명함을 받고 주고 있는가?
"안녕하세요", "처음 뵙겠습니다."라는 짧은 인사를 먼저 하고 상급자와 고객사 명함을 두 손으로 받으며 잠시 명함을 보고 책상에 가지런히 내려놓고, 본인 명함을 두 손으로 전하며 "기획업무를 담당하게 될 XXX 홍길동입니다." 눈을 맞추고 미소를 머금고 전달한다.
위 경우가 반복되는 인사말의 형태이다.
대부분 내가 먼저 인사를 하고
눈(어색하다면 미간 사이)을 보고 인사를 하고
상대방을 존중하는 마음을 가지고
상황에 맞게 긍정적인 인사를 하면 된다.
2. 전화매너
메신저로 대부분 대화를 하는 요즘 신입사원들이 취약한 매너가 전화 예절이다.
사무실 전화가 없고 개인 휴대폰으로 업무를 진행하는 경우
"누구세요"라는 말은 정말 빈번하게 들려온다.
프로젝트에 투입된 이상 혹시라도 모르니 투입된 사람들의 연락처는 미리 저장해서 위와 같은 실수를 하지 않도록 하자.
평일 업무 시간에는 스팸으로 의심되는 070으로 시작되는 연락이라도 일단 비즈니스 매너를 지켜서 받는 습관을 들이도록 해보자.
탁상달력, 공책, 펜은 항상 책상에 손에 잡히는 곳에 두도록 한다.
전화벨이 3번 울리기 전에 받는다.
또렷한 목소리로 소속(회사명, 부서명)과 이름, 직함을 밝힌다.
연락한 상대방의 내용을 경청하고, 주요한 내용을 메모한다.
확인이 필요할 경우 상대방 말이 끝난 후에 최대한 짧고 쉬운 용어로 빠르지 않게 질문한다.
통화를 하면서 메모를 이어간다.
통화가 길어질 경우 중요한 전달내용인 경우 끊기 전에 재확인한다.
전화를 끊을 때 더 확인할 내용이 없는지, 약속과 일정 관련 내용을 한번 더 확인한다.
전화는 먼저 건 사람이 끊은 후 잠시 기다린 후에 전화를 끊는다.
3. TPO에 맞게 옷 입기
인사말과 함께 첫인상을 결정하는 것이 옷차림 등의 스타일이다.
흔히 TPO(시간과 장소, 상황을 고려)에 맞게 옷을 입는 것이 좋다고 한다.
옷에 관심이 없다면 프로젝트에서 돌려 입을 교복 같은 옷을 몇 벌 사는 것이 좋다.
중요한 회의에서 입을 옷과 신발, 가방, 프로젝트 일상복과 신발, 가방
이렇게 2가지 경우를 고려해서 계절에 맞게 입도록 하자.
옷을 포함한 스타일 말고도 청결과 연결되는 향도 신경 써야 한다.
담배를 피우는 분들이라면 입냄새와 옷에 밴 찌든 내를 제거하고 업무를 하는 습관이 있어야 한다.
화장이 필수가 아니지만 얼굴이 탁하고 어두운 경우 오해가 있을 수도 있으니 건강 상태가 확인되는 얼굴 상태도 아침 저녁으로 확인해 보자.
고객사를 주로 상대하는 업무가 지속된다면 주요한 고객사 별로 선호하는 색상을 포인트 액세서리로 가지고 있는 것도 좋다.
연차에 늘다 보면 고객사와 관계사들의 분위기라는 것으로 프로젝트를 파악할 수도 있다.
옷으로 대표되는 스타일을 중시하는 회사에는 주변에 조언을 얻어서라도 신경을 쓰고 일을 하자.
나의 브랜딩은 이런 사소한 것들이 하나씩 쌓여서 결국은 전문가로서 인정받을 수 있는 것이다.
4. 프로젝트 내의 소통
인사와 전화를 제외하고 프로젝트 팀 내 2인 이상의 업무 내용들을 주고받을 때 필요한 매너들이다.
표현과 소통으로 이해하면 쉽다.
표현은 주로, 말하기의 영역으로 프로젝트 내에서 통용되는 용어를 이해하고 정확한 단어를 선택하고 말의 톤과 속도를 상대방을 고려해서 조절하면서 표현해야 한다.
신입사원의 경우 주로 경청하는 자세가 상대방에게 전달되어야 하며 논란과 갈등을 일으키지 않도록 정중하고 문제를 해결하는 방식으로 말을 하는 것을 노력해야 한다.
이런 표현이 어렵다면 본인이 발언하는 내용들을 녹음해서 모니터링을 해보는 것이 도움이 된다.
실수를 했을 경우 즉각적으로 실수를 인정하고 감정을 앞세우기보다는 문제의 핵심을 파악해서 해결방법을 제시하는 것이 좋다. 지나치게 주눅이 들거나 방어를 하게 된다면 문제는 해결되지 않고 상대방에게 부정적인 감정을 불러일으켜서 역으로 문제가 커질 수도 있다.
소통은 디지털 매체와 오프라인 회의를 모두가 포함된다.
다양한 사람들과 협력한다는 마음을 가지고 다른 배경과 회사 문화를 이해하고 존중하는 것 좋다.
말을 잘하는 사람보다는 자신의 업무를 차분하게 설명하고 문제를 정중하게 해결하는 사람이 신뢰를 더 받는다.
신입사원으로 적극성과 자신감을 가지고 있되 팀원임을 잊지 말고 책임감 있게 행동하는 것을 기억해 두자.
모르는 것은 질문을 통해서 해결하고 왜요? 지금요? 제가 안 했는데요? 해본 적이 없는데요?라는 말투와 행동은 집에 두고 오시라.
5. 시간 매너
한 때 Z세대의 출근 시간을 두고 논란이 된 적이 있다.
9시 출근이면 9시 정시까지 책상에 앉으면 되는가? 9시에 업무가 시작되어야 하는가?
프로젝트 파견을 하다 보면 9시부터 시작되는 회의가 빈번하다.
Z세대 기준으로 9시까지 출근을 했다고 하자.
노트북 등 회의 준비물을 챙겨서 회의실에 가서 자리에 앉고 회의록 바로 작성할 수 있을까?
당장, 고객사와 관계사의 회의 참석자들이 9시에 문을 열고 들어오는 당신을 쳐다볼 것이다.
회의록을 쓸 때 9시부터 시작된 회의 내용은 누구에게 물어볼 것인가?
이 문제에 대해서 생각하고 답을 내다보면 위의 논란에 대한 프로젝트 내의 시간 매너도 자연스럽게 알 수 있을 것이다.
프로젝트에서 시간은 나 혼자만으로 끝나지 않는다.
문서를 끝내는 시간과 제출하는 시간, 그 문서를 검토하고 수정하는 시간, 문서를 가지고 회의하는 시간.
이 모든 과정에서 프로젝트 관계자들이 관여한다.
시작 전에는 10분 정도의 준비 시간을 가지고 참석하는 것이 좋다.
끝나는 시간은 정시 또는 5분 전에 마치는 것이 좋다.
이렇게 하다면 시간관리가 철저한 사람으로 기억될 것이다.
6. 식사 및 차 예절
차와 식사를 같이 한다는 것은 관계를 형성하고 비즈니스 상의 결정을 원활하게 해주는 중요한 자리이다.
사내 또는 고객사와의 해당 자리가 공지된 경우 아래와 같은 준비를 하고 참석해 보자.
사전 준비
드레스코드 확인
약속 시간 준수 : 5~10분 먼저 도착
자리 확인 : 고객사, 직급 순으로 좋은 자리로
휴대폰 소리 : 무음으로 처리
식사 예절
자연스럽고 정중한 태도를 유지 : 분위기 휩싸여서 흥분하지 않도록 함
대화 주제 선택 : 개인사보다는 업무와 직/간접적으로 관련한 대화로 진행
음식 주문 : 고객사 의향, 사내 관계자 순으로 물어보고 주문 진행
먹는 속도 : 너무 빨리 먹거나 천천히 먹지 않고, 타인의 음식을 먹지 않도록 함
음식은 조용히 먹기
음식점 예절 확인 : 한식, 양식 등 음식점에 맞는 도구 사용법을 미리 알고 가기
술 예절 : 술을 받을 때, 권할 때의 예절 확인, 취하지 않도록 속도 조절
마무리
마무리 시간 확인
자리 정리 : 주로 관계사 막내들이 자리를 정리
식사 후 인사 : 정중하고 감사한 마음을 전달
결론적으로
비즈니스의 매너는 정중하고 밝은 인사부터 시작된다.
전화 예절은 메모를 습관화하고 경청하고 재확인하는 것을 잊지 않는다.
옷을 잘 입을 필요는 없지만 프로젝트 상황에 맞는 옷차림과 청결에도 신경을 쓰자.
평소 말하는 습관과 소통하는 방법을 모니터링하고 개선해 나간다.
프로젝트 투입 시에는 5~10분 전 회의 등 참석하는 것이 좋다.
식사와 차 예절을 알고 상황에 맞게 실천해 보자.
나라는 사람을 어떻게 알릴 것인가?
나의 브랜드 포지셔닝을 가장 빠르고 확실하게 하는 방법은
프로젝트 투입 후 비즈니스 매너를 어느 정도까지 신경 쓰는 가에 달려있다.
아무도 알려주지 않아서, 아무도 지적해주지 않아서, 직접적인 업무는 아니어서 등
실수하기 쉬운 비즈니스에서의 예절을 익히고 습관화해서 일의 완성도를 높여보자.
다음 편에는 업무와 직접적으로 관련된 회의, 보고, 디지털 매너에 대해서 조금 더 구체적으로 알아보도록 하자.
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