[IT Dic 04] 여기는 어디인가!
[IT 프로젝트 기본 사전] 초급 직장인을 위한 프로젝트 용어와 실무
오늘은 출근하자마다 회의를 했을 것이다. (어제도 했을 것이다;;;;;)
회의 참석자는 모두 알고 있는가?
회의 내용은 잘 이해되고 있는가?
회의록은 한 시간 내로 작성할 수 있는가?
혹시, 노트북이 중간에 꺼지지 않았는가?
프로젝트 기간 내내 회의는 계속된다.
회의 준비를 위한 체크리스트는 아래와 같다.
1. 회의록 템플릿
각 프로젝트의 기본 문서 양식에서 확인해 볼 수 있다.
회의 주제와 예상 참석자를 1차 확인해서 작성해서 가면 회의 초반에 긴장하지 않고 참석할 수 있다.
2. 노트북 등 기록용 디바이스
회의록을 바로 작성하기 위해서 노트북 등 모바일 기기를 가지고 참석한다.
해당 기기의 배터리 잔여량을 반드시 확인하고 회의시간을 예상해서 전원 어댑터를 추가로 가져갈 것인지 결정한다.
회사 외부에서 회의가 이루어질 경우 전원 어댑터를 가져가서 회의 중간에 기록을 못하는 경우에 대비한다.
3. 기록 보조 수단
초급 작업자일 경우 회의에 대한 이해가 떨어질 수 있으므로 회의록 초안은 스스로 정리하고 기록용 애플리케이션은 보조로 사용하는 것을 습관화한다.
AI를 이용해서 100% 작성할 경우 처음에는 편할 수 있으나 프로젝트와 회의록에 대한 이해가 없는 상태에는 독이 될 수도 있음을 알고 활용해야 한다.
* AI 회의 기록 및 기타 녹음의 경우 프로젝트 초반의 보안계약서를 확인해서 사용해야 한다.
* 원칙적으로 사전에 공지하고 녹음을 하지만 사수와 상의해서 공지 여부는 결정한다.
4. 노트와 필기도구
신입사원의 경우 노트 필기보다는 디지털 기기가 익숙할 수 있다.
회의의 상황(보안 등)은 다양하므로 비상용으로 크지 않은 노트와 필기도구를 가져가면 도움이 된다.
5. 명함
실무자 간에는 회의를 시작하기 전에 명함을 주고받으면서 처음 인사를 한다.
디지털 명함보다는 종이 명함을 가져가는 것이 좋다.
많은 인원이 참석하는 경우 인사 시간이 짧으므로 디지털 명함을 교환하는 시간이 없을 수도 있다.
만약, 명함이 없을 경우 양해의 인사를 하고 회의 후에 중요한 담당자인 경우 메일을 통해서 명함을 전달하도록 하자.
내가 일을 잘하고 있는가, 스스로 점검을 해야 할 때 가장 쉬운 방법은 회의록을 작성해 보는 것이다.
쉬운 업무로 보이지만 회의록은 IT 프로젝트에서 가장 어려운 문서 중에 하나이다.
프로젝트 목표 및 일정에 대한 이해
투입된 이해관계자의 업무 범위 및 역할에 대한 확인
회의에서 논의되는 주제, 용어, 맥락에 대한 지식
커뮤니케이션과 협상에 대한 노하우
문서 작성의 기술
회의 보조 수단에 대한 활용 능력
등 업무에 필요한 기본 지식과 고급 기술 모두가 필요한 업무이다.
회의 참석자에게 최종 전달되는 회의록과 내가 쓴 초안을 비교해 보면 자신의 실력을 알 수 있다.
단시간에 기획의 기본기를 배우고 싶다면 많은 회의에 참석해서 회의록을 써보는 것을 권장한다.
(본인과 관련 없는 회의에 참석해서 할 필요는 없다;;;)
회의록을 포함해서 IT 프로젝트의 대부분 문서는 설명문(매뉴얼)이라고 생각하면 된다.
해당 회의를 참석하지 않은 사람들에게도 오해없이 내용이 전달될 수 있도록 구체적이고 명확하게 작성하는 것이 좋다.
과거의 문제가 많은 프로젝트에 중간 투입이 된 적이 있다.
여러 가지 문제를 가지고 있었지만 가장 큰 문제는 아무도 회의록을 작성하지 않았다는 것이다.
일 년 넘게 프로젝트가 진행되면서 크고 작은 이슈들이 수면 위로 올라오는 시기였는데 문제가 커진 이슈에 대해서는 책임과 비용 청구에 대한 부분까지 논의가 되었다.
각 회사, 특히 고객사의 담당자는 책임을 회피하고 있고 모든 화살이 수행사 한 곳을 가리키고 있었다.
회의록만 있었다면 억울하게 수행사가 모든 책임을 지지는 않았을 것이다.
위의 사례처럼 문제를 해결하는 증거가 되기도 하지만 프로젝트에서 의사결정을 원활하게 돕는 도구가 회의록이다.
아래 내용을 보면 쉽게 이해가 될 것이다.
먼저, 템플릿을 다운로드 받고 머리 속으로 그동안 진행했던 회의를 기억해서 작성해보면 도움이 된다.
회의록 템플릿은 참고로 첨부하니 필요하신 분들은 활용해 보시길...
Confluence에 직접 등록하기도 하지만 형식과 내용은 유사합니다.
(다른 매체 재배포는 금지합니다.)
(1) 회의 개요
회의 개최여부의 근거가 되는 사실로 작성한다.
a. 회의 주제
회의 목적을 작성한다. 주제가 다를 경우 별도로 회의록으로 작성한다.
회의의 목적은 구체적으로 작성하는 것이 좋다.
b. 회의 일시
년도, 월, 일, 요일, 시작시간과 완료시간을 작성한다.
시작시간은 보통 회의가 요청된 시간을 기준으로 완료시간은 잡담을 제외한 회의 완료 시간으로 작성한다.
시간은 24시간을 기준으로 작성하면 오해가 없다.
예) 2025년 3월 6일(목) 14:00~15:30
c. 회의 장소
오프라인과 온라인은 구분해서 작성한다.
d. 작성자
최종 작성자를 기준으로 작성한다. 프로젝트에 따라서 수정한 사람을 추가로 기록하기도 한다.
이름과 직급, 소속을 작성한다.
e. 참석 인원
각 사 별로 위계에 맞춰서 보통 작성한다.
고객사의 최고 직급부터 수행사까지 작성하고 회의와 직접적인 관련이 없는 유관부서의 참석자까지 작성하면 된다.
만약, 회의 참석자의 이름과 소속 확인이 어려울 경우 회의 후에 본인에게 살짝 물어봐도 된다.
(고객사는 되도록 빼고;;;)
(2) 회의 요약
회의에서 논의하고 결정된 사항을 간략하고 작성한다.
완료일이 있을 경우 담당자와 완료일(업무시간 내/ 오전/오후 등 표기)을 작성해서 일정에 차질 없이 진행될 수 있도록 반드시 추가해야 한다.
(자료 전달 등 업무에 있어서 사전에 확인되어야 하는 문서들이 여기에 해당된다. )
a. 주요 내용
논의된 내용 중에서 회의 주제와 직접적으로 관련된 내용을 우선 순위 또는 시간 순으로 제목과 내용을 작성한다.
예)
1. WBS 일정 점검
- 중간보고 일정을 기존 4월 15일(화)에서 4월 11일(금)로 변경하고 보고시간은 본부장님의 일정 확인 후에 3월 12일(수) 이전에 메일로 홍길동 대리가 김길동 부장에게 전달한다.
b. 합의 사항
회의 참석자 간의 합의된 내용을 작성한다.
예) [관리] 매주 화요일 오전 중으로 주간 업무 문서 양식에 맞춰서 문서를 메일로 회의참석자 전원에게 먼저 전달하고, 회의 후에는 Confluence 회의록 메뉴에 수정된 내용으로 각 사 PM이 등록한다.
c. 검토 사항
회의에서 완료되지 못한 주제에 대해서 내용과 담당자, 일시를 같이 작성한다.
예) 중간보고 시간 전달 필요 (3월 12일(수) 일과시간 중 / 홍길동 대리 --> 김길동 부장)
(3) 상세내용
회의 진행 시간 별로 작성한다.
회의 요약과 같은 순서로 작성하는 것이 회의록의 이해를 돕는다.
IT 프로젝트에서는 속기록 수준으로 작성하는 것이 추후 이슈를 적게 만든다.
책임 여부가 분명하게 필요할 경우 발언자를 해당 내용 앞에 추가하기도 한다.
단, 비난의 의도로 정리하면 안되다.
고객 담당자가 민감할 경우 오프레코드로 회의록 수정이 요청될 수 있으나 원칙적으로 대응해야 한다.
원칙은 공개적으로 수정을 요청하고 수정된 내용의 히스토리를 남겨야 한다는 것이다.
결론적으로
회의 전의 프로젝트에 맞는 회의록 형식, 회의 주제, 회의 참석자를 먼저 확인해서 참석하자.
회의록 초안은 작성자 스스로 작성하고 보조 기록 장치(클로바노트 등)를 활용하면 기획 기초를 쌓을 수 있다.
회의록은 설명문(매뉴얼)이므로 쉽고 정확하게 작성한다.
회의록의 요약 내용은 해당 회의에서 논의된 주제, 추후 논의사항, 합의된 주제를 명확하게 작성해야 한다.
회의록의 상세 내용은 추후 이견이 없도록 모든 내용을 자세하게 작성한다.
회의록을 작성하다가 궁금한 사항 또는 작성한 문서의 검토가 필요한 경우 댓글로 남겨주시면
설명해 드리겠습니다.
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궁금하신 사항은 댓글로 남겨주세요.
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