[IT Dic 03] 나는 누구인가!
[IT 프로젝트 기본 사전] 초급 직장인을 위한 프로젝트 용어와 실무
둘째 날, 나를 시험에 들게 하는 과제들이 쏟아진다.
PM은 보이지 않고 옆자리 동료들은 키보드를 열심히 치고 있다.
나만 모니터를 보면서 멘붕이 오는가?
아니다, 다들 태연한 척하고 있지만 속으로는 맞게 하고 있나?라는 의문을 가지고 작업을 하고 있을 것이다.
어제 WBS를 한번 봤을 것이다.
문서를 보고 개인 업무와 일정까지 파악했으면 좋겠지만 쉽지는 않다.
WBS는 단순히 업무스케줄을 정리한 문서가 아니다.
프로젝트의 목표와 예산에 맞게 전략적으로 업무 프로세스 및 리소스(담당자+기간)를 배치한 문서이므로
연차가 쌓이면 WBS만 보더라도 프로젝트 산출물의 범위, 품질, 개인 업무까지 확인이 가능하다.
(물론, 일정만 대충 작성한 PM도 있다.)
업무를 어떻게 시작해야 하는가?
입사 시 배정받은 직무가 무엇인지 상기한다. (잘 모르겠다면 명함을 보자)
최악의 경우 입사 하자마자 이곳으로 온 경우 어제 무슨 일을 하라고 했는지 환기한다.
프로젝트 배정을 받을 때 팀장(PM)이 알려준 업무를 다시 떠오른다.
그렇다. 당신은 보조 업무자이다.
누군가에 지시를 받아서 업무를 해야 하는 스펙인 것이다.
투입 1~2주 사이에는 적어도 책임지는 일은 발생하지 않는다는 말이니까 안심해도 된다는 것이다.
만약, 업무 배정 및 설명이 없었다면(문제다) 동일한 업무(부서)의 대리를 찾아서 무엇을 해야 하는지 빨리 물어봐야 한다.
대리도 나몰라 한다면 혼자서 프로젝트를 파악하고 개인 작업일정을 작성해야 할 경우.
아래 글을 빠르게 읽고 일정을 정리해 보자.
개인 일정은 주어진 업무가 있을 경우 먼저 처리하고 업무 외 시간 또는 비는 시간에 작성해야 한다.
초보 직장인인 경우 개인의 업무와 공통 업무를 바꿔서 작업하다가 한소리를 듣는 경우가 허다하다.
개인의 업무 일정 수립은 업무에 반드시 필요한 절차지만 공통 업무를 제치고 할 수 있는 것은 아니다.
(억울하지만 현실이 그렇다 ㅜ)
개인 업무 일정을 수립하는 순서는 아래와 같다.
(1) 내 담당 업무 확인
의외로 자신의 업무를 파악 못하는 것이 초보 직장인이다.
직무는 기획자, 디자이너, 퍼블리셔, 개발자라고 알고 있지만 투입된 프로젝트에서 어떤 일을 해야 하는지 가늠하기 어려운 것이 초보다.
옆자리 대리에게 무슨 일을 해야 하는지, 고객사 전달 자료가 있는가, 프로젝트 계획 문서가 있는지, 확인했는가?
초보 직무자에게 주어지는 일들은 기초 자료의 생성과 단순 분석, 서브 메뉴의 구현업무이다.
본인의 회사 내에서 기존에 수행한 비슷한 문서 또는 고객사가 전달한 기존 프로젝트 문서를 반드시 손에 넣어야 한다.
거기에서 내 담당 메뉴를 확인하면 역할 및 업무의 확인 작업이 끝난다.
아래 내용을 정리하고 작성해 본다.
홍길동 사원
프로젝트 투입기간 : yyyy.mm ~ yyyy.mm
담당 업무 : XX 메뉴 기획
작업 범위 : WBS 산출물 확인, 분석 및 기획서 작성 및 리뷰, 회의록 작성 및 전달, 수정요청서 작성 및 전달
회의/보고/진행 : 수행사 내부 회의 리뷰 진행, 고객사 XX 메뉴 고객사 회의 회의록 작성, XX 메뉴 실행 작업자와의 회의 진행 및 회의록 작성, XX메뉴 구현 산출물 검수 및 수정요청
담당자 정보 : PM, 기획 PL, 고객사 실무 담당자, 디자이너 PL, XX 메뉴 실무 디자이너, XX 메뉴 실무 퍼블리셔, XX 메뉴 실무 개발자의 이름, 소속, 직급, 연락처, 이메일, 자리위치
(2) WBS에서 주요 일정(보고, 회의, 완료) 확인
개인 스케줄을 정리할 문서 상단에 WBS 문서에서 확인한 주요 보고, 회의, 완료 일정을 작성한다.
보고 : 착수보고, 중간보고
회의 : 기획서 리뷰 회의 (내부/고객), 실무 담당자 리뷰 회의 (디자이너 > 퍼블리셔 > 개발자 순), 주간업무회의
완료 : 기획서 완료, 디자인 완료 1차 확인 > 추후, 퍼블리싱 시작일에 퍼블리싱, 개발, 테스트 일정 추가
프로젝트 완료 : 파견 완료일 또는 매체 오픈일
(3) 주요 일정에 내 업무들을 순서대로 배치
내 담당 메뉴와 업무 일정을 배치한다.
해당 메뉴의 첫 번째 내부 리뷰 회의 일정에서 1차 문서 완료 일정은 적어도 -3일 전에 배치한다.
첫 번째 문서 작성 시간의 50%가 넘지 않도록 수정 일정을 함께 배치한다.
리뷰 후에 회의록 작성 시간을 추가하고, 문서를 수정할 시간을 최초 작업 일정에서 40%가 넘지 않도록 배치하고 반복될수록 시간을 줄여서 배치한다.
이해가 안 될지도 모른다.
첫째, 내가 작업하는 업무 시간만으로 일정을 배치하면 안 된다는 의미이다.
둘째, 반드시 수정할 시간을 넉넉하게 확보해야 한다는 의미이다.
셋째, 회의록을 작성할 시간을 추가해야 한다는 의미이다.
내가 작성한 문서를 스스로 점검하고 수정할 시간이 확보되어야 하며 최소 1번은 수정을 하고 내부 리뷰에 들어가야 한다.
초보작업자는 일차작업 시간에서 최소 50% 정도는 수정일정으로 추가적으로 확보해야한다.
아직 스스로 작업의 완료를 확신할 수 없으므로 빠르게 1차 작업을 마치고 수정의 시간을 가져야 한다.
이런 시행착오들을 차근히 거치고 나면 연차가 쌓일수록 수정 시간이 줄어들고 자신과 동료 작업자들의 일정을 정확하게 예측할 수 있다.
회의와 리뷰 후에는 주제와 규모의 관계없이 반드시 회의록으로 작성하고 문서 수정 전 리뷰한 상급자에게 메일로 전달해야 한다. (이메일 작성 팁은 추후에 작성할 예정이다.)
만약, 내부 리뷰를 거치지 않고 직접 고객에게 리뷰를 하는 상황이라도 담당 PL에서 이메일로 문서로 전달하고 리뷰에 문제가 없음을 이메일로 답변을 받아야 한다. 구두로 확인해 줄 경우 이메일로 확인받았음을 기록으로 남겨야 한다.
전의 글을 쓰면서 초보 작업자들은 자신의 업무 외의 30% 여유를 가지고 일정을 수립해야 된다고 썼다.
회의참여, 회의록 작성 등의 본 업무 외의 일정들이 여기에 포함된다.
이 프로세스는 프로젝트에서 매우 중요한 절차이므로 반드시 실천하고 습관화되도록 해야 한다.
프로젝트는 다수의 인원들이 다양한 주제들로 대립하고 의사를 결정한다.
기억은 왜곡되기 쉬우며 상황은 고객사와 상급자에게 유리하도록 결정되고 책임은 의외로 초보 직무자에게 가게 된다. 이런 이유로 증빙과 합의의 절차가 기록되어야 하는 것이다.
(4) 문서화
3번에서 배치한 일정들을 익숙한 툴로 문서화한다.
수정이 용이하고, 확인이 빠른 툴을 이용하는 것이 좋다.
디지털 스케줄러가 익숙하겠지만 복잡하고 바쁜 프로젝트 환경에서 이리저리 끌려다니다 보면
잊어버리기 쉬우므로 책상에 일단위, 주단위, 월단위로 체크할 수 있는 스케줄러(달력)도 같이
이용하는 것이 도움이 된다.
일단위
퇴근 전에 다음날의 일과를 작성하는 것이 좋다.
해당 일과시간 중에 해야 하는 일을 중요한 마감 순서로 작성한다.
회의/리뷰 일정은 상단의 별색으로 표기한다.
주단위
매주 금요일 퇴근 전에 작성하는 것이 좋다.
주간업무회의 등 프로젝트 기간 내 반복적인 회의를 먼저 작성하고 개인 업무와 연관된 중요 보고는 매우 눈에 띄게 작성한다.
그리고, 개인의 중요한 일정을 추가한다. 예를 들면 연차, 병원 등의 업무 일정에서 변경이 필요한 사항들도 같이 작성해서 프로젝트 기간 내의 몸과 마음의 컨디션을 유지해야 한다.
알람도 같이 설정한다.
월단위
매 월말에 다음 달 일정을 작성하는 것이 좋다.
프로젝트 중요 일정, 개인의 중요 일정을 타이틀만 간단히 표기하고 별색으로 중요도를 작성한다.
알람도 같이 설정한다.
(5) 실행 및 완료 표기
4번에서 작성한 일정을 매일, 주말 퇴근 전에 일단위, 주단위로 점검하고 변경 사항을 작성한다.
만약, 해야 할 일들은 일과시간 중에 마치지 못했을 경우 주 단위로 판단해서 해당 일정을 다음 날로 미룰 수 있는 상황(업무 범위, 일 하는 속도, 회의 일정 등)을 고려해서 추가 근무 여부를 판단한다.
프로젝트에 투입되면 예상보다 일은 더디게 하고 있고 회의는 많아서 개인 업무 시간을 확보하기 힘들다.
초보 직무자는 본인의 일정이 있다고 해도 상급자에 의해서 시간을 뺏기기 일 수이다.
이럴 경우 상급자가 없는 시간을 확보해야 하는데 보통 1~2시간 정도 일찍 오고 칼퇴근하는 것을 권장한다.
야근으로 업무를 넘길 경우 상급자도 같이 야근을 하게 되면서 개인 시간은 확보하기 힘들고 퇴근 후에 집으로 일은 가지고 가면 좋지 않다.
퇴근 후에는 어찌 되었던 일은 잊고 휴식을 갖는 것이 장기적으로 회사생활에 도움이 된다.
결론적으로
내 담당 업무는 투입기간, 담당 메뉴, 작업(산출물), 회의 및 보고 참석 여부, 이해관계자를 작성하면서 확인해 보자.
내 개인 업무 일정은 담당 업무의 메뉴와 작업을 기준으로 실제 작업 일정 + 수정일정을 완료일 -3일 전으로 작성해야 한다.
업무의 완료는 회의/리뷰, 회의록 작성, 회의록 전달까지이다.
책상에 잘 보이도록 일 단위, 주 단위, 월 단위로 일정을 작성하고 알람을 설정한다.
작성하다가 궁금한 사항 또는 작성한 문서의 검토가 필요한 경우 댓글로 남겨주시면 설명해 드리겠습니다.
개인 일정 관련한 템플릿이 필요하실 경우 댓글을 남겨주시면 전달해드리겠습니다.
[초보에서 벗어나자 Tip01]
아직은 몰라도 되지만 알면 도움이 되는 프로젝트명에서 정보 해석하는 법
A. 고객사 정보
고객사 사명이 노출되는 영역으로 주관부서의 단위 사업장명이 표시된다.
XX그룹 > XX전자 > 국내본부 > 전략실 > 디자인연구소 > 선행연구그룹 > 선행기획팀
고객사 정보로 대표 비즈니스 매체(URL 등)를 유추해 볼 수 있다.
첫날, 할 일이 주어지지 않았다면 이 매체들을 찾아서 직무에 맞게 비교 분석하면 된다.
www.xx.com/sec
www.xxe.co.kr
www.xxe.com/uk
...
B. 목표 타깃 정보
A에서 확인한 대표 비즈니스 매체에서 목표 사이트(매체)와 기준 언어를 확인해 볼 수 있다.
보통 글로벌 자사몰 타깃은 영국(UK)을 목표로 한다.
목표 매체 : www.xxe.com/uk
기준 언어 : 영문 (국문에서 영문으로 번역필요)
이번 프로젝트의 온라인 비즈니스 영역으로 산출물의 기준이 된다.
목표 매체가 확인되면 분석 시 영국 자사몰을 기준으로 국내, 주요 타깃 국가 간의 비교 분석이 1차로 진행된다.
기준 언어의 의미는 목표 매체가 국내 버전이 아닌 경우 국문으로 1차 작성 후 번역하는 시간이 추가로 확보되어야 한다는 의미이다.
즉, 목표 일정에서 번역 기간이 별도로 있지 않는 경우 영문 번역 하는 시간을 고려하거나 작업자가 번역을 진행해야 한다는 의미이다.
글로벌 과제의 번역의 경우 국문의 확정되는 시점에 전문 번역 업체가 맡기며 별도의 일정을 잡아서 진행한다. 하지만, 산출물 중간에 보고를 위한 영문 번역은 작업자가 직접 하는 경우가 많다.
타깃 URL과 언어는 프로젝트 계획서(견적서)에 작성되므로 간단하게 확인할 수도 있다.
C. 업무 범위 정보
'통합'의 해석은 개편에 가깝지만 아래 내용을 확인한 후에 개편과 신규 여부를 판별하자.
개편은 기존의 매체, 시스템 등을 고객사 비즈니스 상황에 맞게 추가, 보완, 수정하는 작업이고
신규는 고객사 비즈니스 영역이 신설되어서 새롭게 만드는 프로젝트라고 이해하면 된다.
가이드 문서의 유무와 관계없이 국내버전을 기준으로 각 나라 별로 자사몰이 운영되고 있을 것이다.
국가별 URL, 메인, 목록(제품목록, PLP), 상세(제품상세, PDP) 페이지에 들어가서
국내, 영국, 미국, 일본 정도만 빠르게 구성요소와 디자인을 비교해 보자.
차이가 많다면 새롭게 제작해야 하고, 차이가 크지 않다면 개편이라고 판단하면 된다.
'가이드' 업무는 각 나라에서 매체 운영 시 해당 문서만 보고(다운로드) 업무를 진행한다는 것이다.
통합 테스트가 이루어지는 개발이 거의 없이 해당 매체의 콘텐츠 업로드 시스템을 이용해서 파일을 업로드하고 소스를 작성해서 업데이트를 한다.
각 나라에서 파트 별 업무 진행 매뉴얼을 보고 매체 별 필요한 소스들을 제작해야 하므로
표준화, 규격화, 컴포넌트 세트, 디자인 세트, 개발에 필요한 소스코드, 업무 프로세스 등의 내용이 포함되어야 한다는 것이다.
이 글은 아래와 같은 난이도를 가지고 있습니다.
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