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계정을 잊어버리셨나요?

by 세컨드스페이스 Jan 10. 2019

당신이 몰랐던 업무 메일 이야기

첫 번째. 업무 메일의 정의

안녕하세요.

세컨드 스페이스의 이우주입니다.

여러분,

업무 이메일 잘 쓰고 계신가요?

오늘은 쓰기는 쉽지만 잘 쓰기는 어려운 업무 메일에 대해 알아보겠습니다.

개인적으로 쓰는 이메일과 달리 업무용 이메일은 어느 정도 형식이 정해져 있습니다. 거기에 더해 어느 정도의 격식도 갖추어야 하지요.

어떻게 해야 이메일을 잘 썼다고 동네방네 소문이 날까요?

저는 훌륭한 업무 메일 작성을 위한 방법을 다음 3가지 항목으로 나눠 이야기하고자 합니다.

1. 업무 메일의 정의

2. 업무 메일의 구성요소

3. 업무 메일의 금기

오늘은 그 첫 번째 시간으로 이번 포스팅에서는 업무 메일의 정의에 대해 이야기하겠습니다.

정의할 요소는 총 3가지입니다.

1) 업무 메일의 격

2) 업무 메일의 성립 조건

3) 업무 메일의 소유권

그럼 시작합니다.

1 ) 업무 메일의 격

格 격

주위 환경이나 형편에 자연스럽게 어울리는 분수나 품위.

격의 사전적 정의만 보면 상당히 멀게 느껴지는 글자입니다.

하지만 일상생활에서 쓰는 “합격”에서의 격도 바로 이 격입니다.

운전면허 시험에 합격하셨습니다. 라는 말을 뜯어보면

운전능력을 시험해본 결과 귀하는 운전에 필요한 기본적인 격을 갖추셨음을 확인했습니다.

라고 풀어 볼 수 있겠습니다.

합당한 격을 갖춰서 행복해(?) 하는 사람.jpg

그럼 격을 정의하는 것은 왜 중요할까요?

격을 알아야 격식을 갖출 수 있기 때문입니다.

격식이란 그 격에 맞게 갖춰야 하는 것들을 의미하는 것으로 격을 모르면 격식 역시 지킬 수 없게 됩니다.

자, 예제를 보며 격에 대해 조금 더 알아보겠습니다.

다음 각 글을 모두 “누군가”에게 보내는 글입니다.

친구에게 보내는 SNS 메시지

회사에서 타 업체로 보내는 공문

재판부에 보내는 탄원서

부모님께 드리는 편지

우리는 이런 글들을 쓸 때 각각 다른 마음가짐으로 작성하게 됩니다.

친구에게 보내는 글과 부모님께 보내는 글, 업체에게 보내는 글과 재판을 앞두고 판사님에게 보낸 글이 같을 수는 없을 것입니다.

글의 성격과 내용을 좌우하는 수많은 요소 중 가장 중요한 것 중 하나가 바로 이 것이라고 생각합니다.

내가 무슨 글을 쓰는지, 어떤 마음가짐으로 작성해야 하는지 명확히 인지하는 것,

즉 글이 가져야 할 “격”을 이해하는 것이 좋은 업무 메일을 쓰는 가장 기본이 되는 요소입니다.

자 그럼 업무 메일의 어떤 격을 가졌는지 알아볼까요?

업무 메일

공식문서에 준하는 격과 법률적 효력을 지닌 것으로 그 지위에 걸맞은 형식과 업무 내용을 가진 전자문서.

근거 : 전자문서 및 전자거래 기본법 ( 전자문서법 ) / 제2장 4조 전자문서의 효력 2018.04.25 시행

위 정의는 법률과 관례를 참고하여 필자가 규정한 것으로 사전적 정의가 아님을 밝혀둡니다.

와우!

업무 메일은 꽤나 진지한 격을 가지고 있네요.

여러분은 여러분이 발송하는 업무 메일 하나하나가 회사를 대표하는 공식서한에 준하며 법률적 효력이 있다는 것을 잘 인지하고 계셨나요?

대부분의 사람들은 “어렴풋이 알고는 있었지만 이 정도 무게일 줄은 몰랐다.”라고 하시더군요.

제 생각에는 이 것만 명심하여도 세 번째 포스팅에서 다룰 업무 메일의 금기 사항을 어기는 일이 많이 줄어들게 될 것입니다.

2 ) 업무 메일의 성립 조건

물론 모든 이메일이 회사의 공식서한에 준하는 격이 부여되지는 않습니다.

그렇다면 업무 메일이 공식적인 효력을 가지기 위해서 갖추어야 할 최소 요소는 무엇일까요?

01. 회사에서 부여받은 공식 이메일 주소에서 발송된 것.

02. 수/발신인이 명확히 지정된 것.

03. 해당 메일의 수신인이 발신을 확인하고 회신한 것.

어렵게 들릴 수 있으니

간략한 예제를 보여드리겠습니다.

발신인

leewooju@secondspace.kr

수신인

hong-gd@abc.com

본문

안녕하세요.

(주) ABC 개발팀 홍길동 부장님.

세컨드 스페이스의 이우주입니다.

1월 4일 메일로 요청하신 전자결재 기능 추가 진행건에 대한 견적은

아래와 같습니다.

비용 : 500만 원 ( 부가세 별도 )

기간 : 20 영업일

확인 후 회신 부탁드립니다.

이우주 올림.

위 예제를 보면 회사에서 부여받은 공식 이메일 주소( @secondspace.kr )에서 발송하고 발신인이 이우주임을 밝혔습니다. 수신인은 “(주) ABC 개발팀 홍길동 부장”을 명확히 지정하였고요.

이제 홍길동 부장이

“확인했습니다. 진행해주세요”라고 회신을 보내오는 순간

이 이메일은 법률적 효력이 있는 공식문서가 됩니다.

( 회신받지 못한 메일은 수신확인이 되지 않은 것으로 보고 효력을 인정받지 못할 수 있습니다.)

수신 확인을 받지 못해서 발생되는 법률분쟁의 예.jpg

자 그럼 공식 문서라고 생각하고 위 메일을 다시 봅시다.

처음에 봤을 때는 저렇게 주고받을 수도 있지 라고 생각했지만

두 회사가 주고받은 공식문서라고 생각하니 많이 부족해 보이네요.

저 이메일만 가지고 일을 시작해도 문제가 없을까요?

지금 이 글을 읽고 있는 계시는 분 중에 저걸로는 부족하지! 라고 생각한 부분이 있다면, 이미 업무 메일에 들어가야 할 내용이 무엇인지 이해하고 계신 것이라고 볼 수 있습니다.

무엇이 부족한지는 다음 포스팅 “업무 메일의 구성 요소 편”에서 구체적으로 다루기로 하겠습니다.

3 ) 업무 메일의 소유권

결론부터 말씀드리면

업무 메일은 100% 회사 소유입니다.

생각보다 많은 분들이 이 사실을 제대로 인지하지 못합니다.

필자는 회사에서 부여한 이메일, 그룹웨어 계정을 개인정보의 영역으로 착각하여 삭제하고 퇴사한 직원 이야기를 종종 들었습니다.

엄밀히 따지면 이는 단순한 민사상의 문제뿐만이 아니라 형사상 손괴죄로 처벌받을 수 있는 범죄행위입니다.

업무 메일은 앞서 정의한 바와 같이 회사의 공식문서에 준하는 효력이 있으므로 작성자가 본인이라 하여도 개인의 재산이 되지 않습니다.

따라서 업무 메일 계정은 퇴사 시 회사에 온전히 반환하고 나가는 것이 원칙입니다.

물론 여기에도 애매한 경우가 발생합니다. 업무 메일과 사적인 메일이 섞여 있다거나 혹은 회사가 사원에게 이메일 계정을 주지 않고 개인의 메일 계정을 쓰게 하는 경우가 특히 그렇습니다.

이는 회사에게도 사원에게도 바람직한 결과가 아닙니다.

이런 불상사가 일어나지 않도록 회사는 사원에게 공식 메일 계정을 부여하고 사원은 업무 메일을 사적인 메일과 엄격히 구분하여 사용하시기 바랍니다.

사적 영역과 공적 영역을 구분하지 못할 때에 발생하는 좋은…읍읍.jpg

오늘의 내용은 여기까지입니다.

어떠셨나요?

당연하게 써온 업무 메일이 새롭게 느껴지시나요?

어찌 보면 너무 당연한 이야기의 나열이라 지루하셨을지도 모르겠지만 읽어 주신 분들에게 도움이 되는 글이었기를 바랍니다.

다음 포스팅에서는

업무 메일 구성요소와 본문을 잘 쓰는 방법에 대해 이야기해보도록 하겠습니다.

덧붙이는 글

필자는 전문 법조인이 아닙니다. 따라서 몇 가지 법률적인 부분은 논란의 여지가 있을 수 있습니다.

이에 관련하여 본 글과 다른 사례를 알고 계신 분은 댓글을 통해 알려주시면 추가 보완하도록 하겠습니다.

참고자료

전자문서법 제 2장 4조

제2장 전자문서
제4조(전자문서의 효력)
① 전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다.

② 보증인이 자기의 영업 또는 사업으로 작성한 보증의 의사가 표시된 전자문서는「민법」제428조의2제1항 단서에도 불구하고 같은 항 본문에 따른 서면으로 본다. <신설 2016. 1. 19.>

③ 별표에서 정하고 있는 법률에 따른 기록ㆍ보고ㆍ보관ㆍ비치 또는 작성 등의 행위가 전자문서로 행하여진 경우 해당 법률에 따른 행위가 이루어진 것으로 본다. <개정 2016. 1. 19.>