신입사원이라면 알아야 할
회의록 작성법
회의록 명료하게 쓰는 방법
신입사원 시절 회의록엔 대체 뭘 써야 하지 하고 고민하신 적 있으신가요?
저는 매우 많답니다. 신입사원에게 맡기기에 제일 적당한 일인지 전 직장에서 입사 초반에 제일 먼저 인수인계 받았던 일이 회의록 작성이었던 게 기억나네요. 그렇다고 허투루 작성해서도 안 되는 것이 회의록이지 않습니까.. 아무것도 모르는 말하는 감자 시절 (지금도 맞지만...) 회의에 처음 딱! 들어가면 귀에 외계어가 들려와 당황했었죠. 온갖 새로운 용어들이 하늘에 날아다니는 것만 같았죠.
일단 당황하지 않고~!얼른 정신을 차리고 일단 되는대로 적어놓고 나중에 회의록을 정리하기로 마음먹고 자리에 돌아와서 회의록엔 무엇을 쓰는 것일까 나름대로 고민했었습니다. 이때의 난감했던 기억이 떠올라 회의록을 작성하는 저만의 아주 작디작은 노하우를 공유해 보고자 합니다.
회의록은 대개 회사에서 회의 내용을 기록하고, 공유하기 위해 작성합니다. 그렇기에 회의에 참석하지 직원 분들도 이해하기 쉽도록 간결하고, 명료하게 작성하는 것이 중요합니다.
다음과 같은 흐름으로 회의록을 작성하고 있습니다. 읽을 때 중요하게 전달해야 하는 내용을 중심으로 순서를 배치해 주면 됩니다.
1. 회의 기본 정보 작성 (일정, 장소, 참가자, 안건 등)
2. 회의 주제
3. 회의 내용
4. 의사결정 사항
5. Action Items
회의록 작성 양식 예시큰 틀을 정해두고 하나씩 채워나가면 회의록을 작성하는데 어려움이 없으실거라 예상됩니다.
1) 회의 아젠다, 일정, 장소, 참석자는 필수로 정리하기
해당 내용은 회의록 작성에서 빠져선 안 되는 필수 요소이며 회의가 어떤 주제를 가지고 누구와 언제 진행되었는지 알 수 있도록 반드시 기재해야 하는 사항입니다. 저희는 Notion을 사용하여 회의록을 작성, 공유하고 있는데 회의 날짜, 참가자, 장소, 아젠다 등은 필수적으로 작성하도록 양식을 설정하였습니다.
2) 의사 결정 사항 / Action Items 정리하기
모든 회의에서는 '회의 결과'가 존재합니다. 의사 결정된 사항을 기재하고, 기존에 결정된 사항에서 변경된 사항이 있다면 별도로 정리해야 합니다. (Action Item과 구분하여 작성) 다음으로, Action Items에서는 회의 중에 전달된 업무 지시 사항에 대한 담당자, 완료 기한, 지시 내용을 반드시 기재해 주어야 합니다. 다음 내용을 명확히 하지 않으면 해당 사항을 놓치거나, 공중에 붕 뜨게 됩니다. 극단적으로는 책임을 미루는 상황이 발생합니다. 바로 이런 상황에서 빛을 발하는 것이 회의록입니다. 담당자, 완료 기한, 내용을 명확하게 작성해 담당자들이 할당된 Action Item을 놓치지 않도록 돕습니다. (수행해야 할 Action Item이 많다면 팀별로 한번 더 구분해주는 것도 좋습니다.)
* Action Items 작성 예시
예) 1. A 서비스 출시 준비
- 홍길동: xx월 xx일(금)까지 A 서비스 테스트하여 에러 없는지 점검
- 홍길순: xx월 xx일(수)까지 A 서비스 홍보기사 작성하여 공유
3) 개조식으로 작성하기
개조식은 간결하게 요점을 중심으로 서술하는 것을 의미하며 국립국어원에서는 다음과 같이 정리하고 있습니다.
회사 문서 작성에선 개조식으로 작성하는 것을 선호합니다. 개조식으로 작성하면 내용이 요약되기 때문에 간결하고, 한눈에 확 들어와 이해하는데 쉽기 때문이죠. 서술식은 불필요한 내용만 길어지고, 한눈에 확 들어오지 않기에 회의록 작성하기에 적합한 형태는 아닙니다. 부가적인 설명이 많이 필요한 경우에는 개조식+서술식을 혼합하여 사용할 수는 있습니다.
* 개조식 작성 예시
* 주의: 요약한다고 해서 필요한 내용을 요약하거나, 왜곡시켜서는 안 됩니다.
[서술식]
이슬람 최대 명절 중 하나인 라마단이 지난 8월 18일에 끝났습니다. 따라서 중동 항로의 거래량과 실재 적재 비율이 다시 늘어날 것으로 보입니다. (라마단 직전의 실재 적재 비율은 95%에 육박했습니다.) 또한 중동 항로 선사 협의체에서는 2012년 7월 중 컨테이너당 300달러의 성수기 할증료를 부과할 예정이었으나 이를 유예했습니다. (136쪽)
[개조식]
중동항로 관련 이슈
- 라마단 종료 후 중동항로 물동량 회복 예상 (8/18 ~ )
- 중동 선사 협의체 성수기 할증료 유예 (300 USD, p136 참조)
확실히 훨씬 간결하고 한눈에 들어오는 것을 보실 수 있습니다. 서술식으로 쓰게 되면 불필요한 표현을 사용하게 되어 내용이 늘어납니다. 개조식은 회의 내용을 이해하는 시간을 줄여주고, 분량도 깔끔하게 줄여주기 때문에 개조식으로 작성하시는 것을 다시 한번 추천드립니다.
4) 중복, 쓸데없는 표현 지양하기
일상에서 생각보다 많이 중복되는 표현을 사용하고 있습니다. '반드시 필요하다. 어려운 난관을 극복하자, 앞으로의 추진 계획, 역전앞, 우선적으로 먼저' 등이 그 예시입니다. 불필요한 표현법이기 때문에 중복된 표현은 피하는 것이 좋습니다. 또한 '~에 대한, ~라 하지 않을 수 없다'와 같이 말이 길어지기만 하는 사족은 적절하지 않습니다.
5) 잊기 전, 회의 당일에 작성하고 공유하기
다음 날이 되면 회의 때 무슨 내용이 오갔는지 새까맣게 잊어버리는 경우도 허다하죠. 최대한 회의 직후 작성을 마무리하는 것이 좋습니다.
아무 것도...기억나지 않는다...더불어 회의록은 팀원 간 공유되어야 하는 자료기에 뒤늦게 공유하게 되면 읭? 이게 뭐죠? 하는 상황이 없도록 회의 당일에 작성하여 공유하는 것이 베스트입니다.
* 회사마다 회의록 양식이나 작성방법은 다를 수 있습니다. 기본적인 사항과 유의사항을 확인하여 자기만의 회의록 작성 방식으로 만드는데 참고만 부탁드립니다.
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