7장 활용도 높은 회의록 정리 1.회의록 작성의 중요성
한 권으로 끝내는 OJT
7장 활용도 높은 회의록(미팅 노트) 정리하는 방법
직장인은 회사 내/외부 임직원과 빈번하게 회의(미팅 및 인터뷰 등)를 합니다. 그리고 회의 종료 후 회의 내용을 기록한 회의록을 남깁니다. 회의록은 조직에 따라 주제에 따라 참석자에 따라 세부 항목과 분량 측면에서 매우 다양한 형태가 있습니다. 그래서 상대적으로 가벼운 주제에 대해 짧게 진행된 회의는 회의록을 쓰지 않는 경우도 있습니다. 이러면 안 됩니다. 하다못해 이메일로 회의 내용을 요약해서 관련된 사람들에게 보내거나 회의 장소의 화이트보드 등을 활용해 중요한 내용을 정리하고 스마트폰으로 사진을 찍는 활동을 해야 합니다.
회의를 진행한 후 회의록을 남기는 것이 중요한가요?
네, 그렇습니다. 물론 매번 회의를 할 때마다 회의록을 기록하는 것이 귀찮을 때도 있고 때로는 의미 없는 일이라 생각할 수도 있습니다. 그러나 일단 모든 회의가 끝나면 회의록을 남기길 권장합니다. 지금부터 회의록을 남기는 것은 왜 중요한지, 그리고 어떻게 기록하는 것이 좋은 것인지, 품질 좋은 회의록을 위해 어떤 방법과 노하우가 더 필요한지를 공유하려고 합니다.
1. 회의록 작성의 중요성
먼저 회의록을 잘 정리하는 것이 왜 중요한지 회사 업무 측면뿐만 아니라 개인 역량 측면에서도 이야기하겠습니다.
<그림 1: 회의록 작성의 중요성>
조직 측면에서 중요성
1) 혼자 모든 업무를 수행할 수 없음
회사에서 수행하는 대부분 중요한 업무는 혼자서 다 진행하기 어렵습니다. 독자적으로 연구 업무를 하는 사람조차도 진행 경과에 대해 리더에게 보고를 하고 소통을 해야 합니다. 예를 들어 한 가지 프로젝트에 참여하는 팀원이 다섯 명이라고 가정해보겠습니다. 이 팀이 수행해야 할 인터뷰는 2개인데 하나는 지방의 현장에서 공장 담당자와 직원을 인터뷰하는 것이고, 다른 하나는 서울의 관련 전문가와 미팅을 하는 것입니다. 이 때 총괄 담당자가 모든 미팅에 참여할 수 없게 되어 서울 인터뷰만 참여하기로 했습니다. 하지만 총괄 담당자는 지방의 진행 현황 및 문제도 함께 파악하고 일의 진척도를 확인해야 합니다. 이를 위해 직접 구두로 내용을 듣는 것도 방법이지만 그보다 더 좋은 것은 회의록을 읽어보는 것입니다.
2) 업무 진행 경과(History)가 필요함
사업부 또는 팀 단위로 업무를 수행하고 관리한다면 필연적으로 여러 번의 회의가 필요하고, 이 때 논의한 내용이 문서로 남아 있어야 시간이 지난 후에도 이전 의사결정을 바탕으로 그 다음 단계의 업무를 이야기할 수 있습니다. 가끔은 다른 팀이나 팀원이 하던 일을 이어서 하기 위해서 업무 인수인계를 받는 경우가 있습니다. 이럴 경우 일을 넘겨받은 자는 선임자나 다른 팀에서 했던 과업의 진행 경과를 파악해야 하는데, 잘 작성된 회의록을 읽는 것은 업무를 파악하는데 굉장히 효율적인 방법입니다. 조직 입장에서도 회의록에 업무 진행 경과가 꼼꼼히 기록되어 있기 때문에 경영진이나 리더가 회의록을 보면서 특정 프로젝트나 사업을 추진한 계기, 실패 사례 등을 상기하며 새로운 신사업을 구상하거나 전략적 방향을 선회할 수 있는 지침표가 되기도 합니다.
3) 함께 있는 동료들에게 신뢰감을 줌
회의록을 잘 작성하는 활동 하나만으로도 회의에 참석한 상급자 및 동료 팀원들에게 안도감을 줄 수 있습니다. 회의 주최자가 회의를 진행하면서 누군가 논의된 내용을 잘 정리하고 있다는 생각을 할 수 있다면, 오롯이 회의 주제에만 집중할 수 있게 됩니다. 어떤 리더는 회의 중에 언급된 휘발성 정보나 아이디어를 뒤늦게 찾는 경우가 있는데, 꼼꼼한 회의록은 그가 원하는 정보를 손쉽게 줄 수 있습니다. 심지어 회의에 참석하지 못하는 사람도, 회의록을 잘 작성하는 직원이 회의에 참석한다면 안심하고 다른 급한 일을 처리하는 경우도 있습니다.
개인 측면에서 중요성
1) 총체적 업무 파악 능력이 향상됨
회의록 작성은 단순 타이핑이나 일반 필기와는 다릅니다. 회의에서 논의된 내용을 받아 적는 것 이상으로 관련 업무가 어떻게 진행되고 있는지 파악해야, 회의록 작성을 잘할 수 있습니다. 그래서 회의록을 작성하는 사람은, 머리로는 상대방이 어떤 이야기를 하고 있는지 듣고, 말하는 사람의 이야기 중 사실과 의견을 구분하면서 중요한 내용을 판단해야 합니다. 이런 일들을 동시에 수행하는 과정에서 업무 파악 능력이 자연스럽게 향상이 됩니다.
2) 집중력이 강화됨
앞서 이야기했듯 회의록 작성은 동시에 여러 가지 과업을 수행해야 하므로 회의 종료 후 녹초가 되는 것이 정상입니다. 회의록 작성을 위해 온 몸의 감각을 깨워 두어야 하기 때문입니다. 회의록 작성자는 회의에 같이 참여하면서 미팅 내용을 기록하고, 상급자가 놓칠 수 있는 사항을 체크하여 알려주거나, 도중에 궁금한 점이 생기면 그에 대한 소통도 해야 합니다. 즉 짧은 시간 동안 많은 정보를 흡수하고 소화하며, 내용을 요약 및 정리를 해야 하기 때문에 집중력이 강화될 수밖에 없습니다.
3) 창의적 문제해결 역량이 향상됨
회의록을 작성하다 보면, 여러 사람들의 다양한 의견과 이야기를 듣고 정리하게 됩니다. 이 과정에서 우리는 간접적인 경험을 할 수 있습니다. 우리가 평소엔 상상하기 어려운 다른 부서의 이야기, 각 분야 전문가들의 경험과 전문성, 리더의 통찰력 등을 짧은 시간에 압축해서 접할 수 있기 때문에 정말 많은 것을 배울 수 있습니다. 당장 내 업무와 직접적 관련이 없다고 하더라도, 다방면의 지식은 창의적 아이디어 도출에 도움되는 부분이 있기 때문에, 회의록 작성 하나에서도 수동적으로 임하느냐 적극적으로 임하느냐에 따라 문제해결 역량을 키우는 데 영향을 많이 미칩니다.
[회의록 관련 함께 읽으면 좋은 글]
7장 활용도 높은 회의록 정리2.회의록 정리 방법-Basic
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7장 활용도 높은 회의록 정리3.회의정리 방법-Advanced
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