7장 활용도 높은회의록2.회의정리 방법-Advanced
한 권으로 끝내는 OJT
3. 회의록 정리 방법 (Advanced)
지금까지 회의록을 정리하는 기본적인 방법에 대해 알아보았습니다. 지금부터는 더욱 품질을 높일 수 있는 방법을 공유하려고 하는데, 여러 방법 중 세 가지만 잘 적용해도 금방 효과를 볼 수 있습니다.
<그림 5: 회의록 정리 방법-고급>
회의록 정리 시 추가 메모 및 표시
1) 말하는 사람이 강조한 중요 포인트에 표시를 해야 함
회의록을 종이와 펜으로 정리하고 있다면, 색깔 있는 볼펜과 형광펜을 같이 준비하는 것이 좋습니다. 색을 활용하여 말하는 사람이 강조하는 부분에 표시를 할 수 있기 때문입니다. 이렇게 할 경우 회의록의 양이 많아도 추후에 형광펜으로 칠한 부분들을 중심으로 회의에서 중요하게 논의된 내용, 참석자들이 강조한 점을 쉽게 찾아볼 수 있어 회의록을 다시 읽을 때 시간을 절약할 수도 있습니다. 색이 있는 펜이 없다면 큰 따옴표나 밑줄을 긋는 방법으로 대체할 수 있습니다.
2) 의미 단락별로 내용을 요약 정리함
회의 중에 가벼운 담소나 회의 주제와 벗어난 사담을 할 때에는 그 시간을 회의록 작성 시간으로 활용할 수 있습니다. 이 시간엔 그때까지 작성한 내용을 파악하고 단락마다 한 마디로 정리해서 요약하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 추후에 회의록을 요약할 때 시간을 정말 많이 절약할 수 있습니다. 게다가 ‘회의록 작성의 중요성’에서 언급했듯 계속해서 기록하고, 생각하고, 요약하는 과정에서 사고력과 집중력이 자연스럽게 강화될 수 있습니다.
3) 정리하는 과정에서 아이디어가 떠오르는 것은 바로 메모함
회의는 여러 사람이 함께 논의하는 과정이기 때문에 이야기가 오가는 중에 새로운 이슈나 아이디어가 떠오르는 경우가 있습니다. 이때 당장 그 자리에서 메모를 하지 않으면 나중에 아이디어가 바로 생각이 나지 않아 시간을 허비하는 경우가 있습니다. 필자의 경우 회의록 작성 중 아이디어가 떠오르면 바로 옆에 알파벳 ‘I’를 쓰고 동그라미로 표시하며 메모를 합니다. 그러면 회의록의 양이 많아도, 아이디어를 정리한 부분만 별도로 정리하기 수월합니다.
생생한 공유를 위한 추가 정보 제공 (필요시 판단 후에)
1) 주변 상황이나 분위기 등을 기록하면 도움이 됨
‘회의록 정리 방법 (Basic)’에서 설명했듯, 회의에 참석하지 않은 사람들도 회의가 어떻게 진행되었는지 생생하게 상상할 수 있도록, 있는 그대로 기록하는 것이 가장 좋은 방법입니다. 이때 회의 시의 분위기와 같이, 현장에 있었기 때문에 알 수 있는 추가 정보들을 같이 정리하는 것이 도움이 됩니다. 예를 들어 회의 분위기가 굉장히 험악한 분위기 속에서 진행되었다고 가정해보겠습니다. 회의록에는 이야기를 주고받은 것만 정리가 되어 있어, 회의에 참석하지 않고 회의록만 보는 사람들은 평화로운 분위기 안에서 의견을 주고받고, 회의가 잘 마무리된 것으로 생각할 수 있는 것입니다.
그리고 누가 일찍 왔고, 누가 늦게 왔는지 등을 기록하는 경우도 있습니다. 회의 시간을 어긴 참석자가 있다면, 그 참석자는 해당 회의에 상대적으로 관심이 적다고 판단할 수도 있습니다. 또 누가 몸을 앞으로 기울이고 메모를 하며 집중했는지, 누가 의자에 등을 기대고 하품하며 참석을 했는지 등 행동이나 제스처, 말의 뉘앙스를 기록하는 경우도 있습니다.
이외에도 하드웨어 측면에서 장소의 위치 및 특성, 빔 프로젝터의 밝기, 회의실 조명 밝기나 소음 수준 등을 기록할 수도 있습니다. 대표적인 예로 참석자들이 편하게 논의할 수 있는 적당한 크기의 테이블이 아니라, 굉장히 넓거나 좁은 회의실에서 회의가 이루어졌다고 생각해보기 바랍니다. 그렇다면 그 회의는 일반적으로 상상하는 회의실의 분위기와 다를 수 있고, 이로 인해 회의의 분위기도 달라질 수 있습니다. 이렇게 세세한 부분들을 기록함으로써 회의록을 읽는 사람이 회의의 전반적인 모습을 상상할 수 있도록 하는 것입니다.
하지만 유의할 점이 하나 있는데 이렇게 회의록을 보는 사람에게 도움되는 추가 정보를 기록할 경우, 회의록 작성자의 개인 의견이라는 것을 꼭 표시해야 합니다. 그리고 어떤 경우엔 이런 기록을 남기는 것 자체가 매우 민감한 사안이기 때문에 상황 판단을 먼저 해야 합니다.
2) 말하는 사람의 사실과 의견을 구분하면 도움이 됨
필자의 경우, 말을 하는 사람의 사실과 의견을 구분하여 표시를 합니다. 앞서 언급한 색이 있는 펜을 활용하여 파란색은 사실, 빨간색은 의견을 표시하는 것입니다.
여기서 유의사항은 '사실과 의견 모두 근거를 찾아야 한다' 입니다.
특히 회의에서 언급된 수치를 확인하는 경우엔 이렇게 표시하면 더욱 유용합니다. 더 고급 스킬은 직접적으로 수치 언급을 하지 않는 부분까지도 잘 파악하는 것입니다. 예를 들어, 회의 중 누군가가 “현장에서 일하는 사람들은 본사 직원들보다 급여 수준이 높지 않다.”라고 했다면, 향후 근거를 찾아야 할 일로 이 부분에 별도로 표시하는 것입니다. 그 후 사무실에 돌아와서 관련 임직원의 실제 출퇴근 시간이 언제인지, 얼마나 일을 했는지, 급여를 얼마나 받았는지, 성과급을 얼마나 받았는지 등에 관한 것들을 확인합니다. 이런 식으로 해당 발언의 사실 여부를 확인하는 과정에서, ‘현장이 아닌 본사에서 일하는 사람들도 야근과 주말 근무를 통해 많은 업무량에 힘들어하고 있다’는예상하지 못한 새로운 사실을 확인하고 시사점을 발견할 수도 있는 것입니다. 그러면 다음 회의 때에는 미리 확인한 사실을 바탕으로 더욱 발전된 논의를 할 수 있습니다. [1]
[1] 심층 인터뷰 부분에서 언급한, 회의 중 질문을 통해 사실이나 근거에 대해 더 확인할 수도 있습니다. 조금 전 예시를 다시 들어, “현장에서 일하는 분의 급여가 본사보다 적다고 말씀하시는 특별한 이유가 있습니까?” 또는 ‘그런 사례가 있습니까?”라고 묻는 것입니다.
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7장 활용도 높은 회의록 정리 1.회의록 작성의 중요성
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7장 활용도 높은 회의록 정리2.회의록 정리 방법-Basic
https://brunch.co.kr/@seigniter/37
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<진짜 고수들이 활용하는 업무스킬 2>
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