부록.이메일 잘 쓰는 법 2.작성 전 1분
한 권으로 끝내는 OJT
2. 작성 전 1분
<그림 2: 이메일 작성 전 1분간 생각할 일>
① 목적: 왜 이(그) 메일을 써야 하는가?
이메일을 꼭 보내야 하는지, 메일을 보내 달성하려는 것이 무엇인지 등 스스로에게 본질적인 질문을 한 번 하는 것이 필요합니다. 이것은 내 시간뿐만 아니라 상대방의 시간을 절약할 수 있는 방법입니다. 메일을 받는 사람이 이메일 홍수 속에 있는 경우엔, 내 이메일 하나도 부담이 되거나 누락시킬 수 있기 때문입니다.
그리고 목적을 명확하게 할수록 메일 내용을 효과적으로 전달할 수 있습니다. 단순한 안부 메일이라 할지라도 상대방이 잘 지내는지 물어보면서 나의 근황을 전달한다는 목적이 있습니다. 다시 말하면 비즈니스 관계를 원활히 하기 위해 주기적으로 안부 메일이나 문자를 보내는데, ‘요즘 잘 지내고 계십니까?’ 혹은’ 날씨가 더운데 건강 어떠십니까?’ 하면서 안부를 묻는 것 자체 만으로 ‘내가 잘 있으니, 잊지 말아 주세요’라는 의도를 전하는 메일이 되는 것입니다.
② 대상: 누구에게 써야 하는가?
의사소통을 할 때는 항상 의도를 전달하려는 대상이 존재합니다. 그래서 메일 목적에 따라 달라질 수 있긴 하지만 기왕이면 수신자는 한 명 또는 같은 그룹으로 한정 짓는 것이 좋습니다. 왜냐하면 역지사지로 메일을 받는 사람 입장을 생각하기 수월하기 때문입니다.
누구에게 이메일을 쓸 것인지에 따라 메일의 내용이나 어투가 달라질 수도 있기 때문에 받는 대상을 상상하는 것이 필요합니다. 추가 팁으로 수신자가 많은 경우엔 회신을 받기가 어려운 때도 종종 있기 때문에, 답장받는 것이 중요하다면 같은 내용의 메일이라도 수신자별로 각각 따로 보내는 것을 권장합니다.
③ 기대 행동: 이(그) 메일을 통해 내가 (상대에게) 얻고자 하는 바는 무엇인가?
기대 행동이 목적과 유사하다고 생각되어 헷갈릴 수도 있으나 구분을 할 필요가 있습니다. ‘이메일을 통해서 자료를 충분히 확보하겠다’, ‘인터뷰 일정을 알리겠다’ 등으로 정리하는 것이 이메일이 목적이라면, 수신자로부터 '언제'까지 '어떤 형식의 자료'를 받아야 하는지 더욱 명확하게 하는 것이 기대 행동입니다. 따라서 목적은 같아도 일의 진척도에 따라, 시기에 따라, 대상자에 따라 기대 행동이 달라질 수 있습니다.
메일을 작성하기 1분 전에, 위의 3가지 사항을 한 번만 고민해보는 것만으로도 메일의 방향성이 설정되기 때문에 좋은 메일을 쓸 확률이 높아집니다.
- 한 권으로 끝내는 OJT 중 -
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