눈 떠있는 시간을 관리하는 방법 3-2 분석하기
업무 기본기와 소소한 팁
① 분석하기
시간 사용 내역을 기록했으면 그 다음 단계는 분석을 해야 합니다. 분석을 위해 첫 번째로 할 일은 활동 내역을 <그림 7>과 같이 크게 세 가지 범주로 나누는 것입니다.
<그림 7: 시간 분류 기준>
가치 창출 시간(A)은 본인이 행복해지는데 도움이 되는 활동을 한 시간입니다. 이 때 행복은 당장의 행복만을 의미하진 않습니다. 자격증 취득을 위해 밤 늦게까지 잠을 줄여가며 공부하는 것이 행복하다고 하는 사람은 찾기 어렵습니다. 시험을 잘 봐 자격증을 취득할 때의 행복을 위해 공부를 하는 것이니 이 또한 가치를 창출하는 시간으로 볼 수 있습니다.
가치 창출을 못하고 불필요한 시간(C)은 시간이 지난 후 기억이 나지도 않고 개인 성장에도 도움이 되지 않은 활동이라고 생각하면 됩니다. 짧게는 일주일 전, 길게는 한 달 전에 봤던 코미디 프로그램이 또렷하게 기억이 나는지요? 그 순간은 웃으며 지났지만 기억이 나지 않는 경우가 많을 것입니다. 그렇다고 방송 프로그램을 본 것이 인생에 큰 도움이 되었다고 말하기도 쉽지 않고요.
이런 관점을 회사 업무에 적용하여 생각한다면 매출 향상, 비용 절감에 기여하는 활동이 가치를 창출하는 시간입니다. 근무하는 동안 성과 창출과 관련 없는 일, 일을 위한 일을 하는 것이 가치 창출을 못하는 시간입니다. 다만 회사는 나 혼자만 일 하는 것이 아니고 여러 부서가 협업하여 성과를 내기 때문에 가치가 직접 드러나지 않거나 시간이 오래 걸리는 경우도 많이 있습니다.
여기서 질문을 하나 하겠습니다. 영업사원이 고객을 만나기 위해 또는 내부 회의에 참석하기 위해 지역을 이동하는 시간은 가치 창출 시간인가요? 아니면 가치 창출을 못하는 시간인가요? 물론 걸어가거나 대중교통을 타고 가는 동안 계속 회의 주제를 생각하며 머리로 일을 할 수도 있지만, 많은 사람들이 이 시간을 가치 있는 시간으로 활용하지 못하고 있는 것 같습니다.
그러면 이동하는 시간은 필요한 활동인가요? 필요 없는 활동인가요? 사업이나 업무에 따라 다를 수 있지만 앞의 예시를 본다면 이동 시간은 필요한 활동(B)입니다. 그래서 가치 창출을 못하는 시간을 다시 필요 유무에 따라 나눠야 하고 결론적으로 <그림 7>과 같이 3개로 분류해야 합니다.
<그림 8: 시간 분석 방법>
위의 <그림 8>은 모회사의 팀장님이 본인 시간을 기록한 표입니다. 템플릿 작성의 편의를 위해 1시간 단위로 나누었고, ‘v’ 1개를 30분 단위 요소로 표기했습니다. 오후 4시부터 5시까지를 보면 팀원 진행 상황 체크에 30분 정도 시간을 썼고 간식 시간에 30분 정도 썼다고 보면 됩니다.
이렇게 시간 템플릿에 활동을 분류한 후엔 가치 창출을 못하는 시간을 센 후 왜 시간을 허비하고 있는지 이유를 파악해야 합니다. 크게 보면 스스로 선택한 경우와 다른 사람이 관련되어 있는 경우로 모아집니다. 우선 내가 선택한 경우엔 이 시간을 가치 창출 시간으로 전환하는 방법을 생각하면 됩니다. 유의사항은 가치 창출을 못하는 시간 중에 그나마 본인이 쉽게 고칠 수 있는 것을 하나씩 선택해 개선하는 것입니다. 왜냐하면 시간을 의미 있게 활용하려면 좋은 습관이 형성될 때까지 강한 의지력이 받쳐줘야 하기 때문입니다. 예를 들어 시간 낭비 행동들을 정리해보니 어릴 때부터 해오던 게임하는 시간과 최근에 시작한 SNS 활동 시간이 있었다고 가정한다면 게임보다는 SNS 활동 시간을 먼저 줄이는 방법을 고민하는 것입니다.
나 혼자만의 선택으로 결정할 수 없고 다른 사람과 관련되어 있을 때는 ‘내가 해당 업무와 시간을 제어(Control)할 수 있는가?’를 고려해야 합니다. 만약 정기 회의나 예상하지 못한 고객 회의에 참석하는 등 내 시간을 내 맘대로 제어하기 어렵다면, 이 때는 시간 기록을 꾸준히 하면서 하루동안 일어나는 일들의 패턴을 분석해야 합니다. 즉 누가 언제 어떤 일로 얼마나 많은 시간을 할애해달라고 요청하는지를 분석하여 향후 이런 제약 조건 하에서의 해결방안을 찾아야 합니다.
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<고수들의 일 하는 스킬>
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