매장 직원 급상여명세서 자동으로 정리하고 전달하는 방법
[활용법] 직원 급상여명세서 간편하게 정리하고 처리하는 방법
저는 매월 급여 지급일마다 매장 직원들 명세서를 하나하나 정리해 전달하고 있어요.
매장 특성상 파트타이머도 많고, 급여 항목도 제각각이라 매번 수기로 정리하고 보내는 데만 많은 시간이 걸립니다.
간혹 직원이 명세서를 못 받았다고 다시 요청하면, 기존 파일을 찾아 전달하는 일도 꽤 번거롭고요.
매장 직원들 급상여명세서를 한 번에 정리하고 간편하게 보내는 방법, 없을까요?
샤플 [전자문서] 기능을 이용하면 가능합니다!
매장 직원들의 근로 정보와 급여 항목을 한 번에 정리해 명세서로 자동 작성하고, 모바일로 손쉽게 전달할 수 있어요.
누가 확인했는지도 바로 알 수 있고, 필요할 땐 재전송도 가능합니다.
1. 이런 매장에서 유용해요!
• 많은 매장 직원의 급여 명세서를 매번 일일이 정리하는 곳
• 수당 항목이 자주 달라지는 아르바이트 인력이 많은 매장
• 급여 명세서를 수기로 전달하다 누락·오류가 생긴 적이 있는 관리자
2. 반복되는 급상여명세서 업무, 샤플로 간편화해보세요
▪︎ 직원 정보는 샤플에서 자동으로 가져오기
샤플에 등록된 직원 정보(이름, 사번, 입사일 등)를 명세서에 자동으로 불러올 수 있어요.
매번 이름 하나하나 붙여넣는 수고 없이, 클릭만으로 항목이 입력됩니다.
▪︎ 급여 데이터는 엑셀로 일괄 입력
직원마다 다르게 들어가는 근무 시간, 시급, 수당 같은 항목은 엑셀 파일에 정리해 한 번에 업로드할 수 있어요.
샤플에서는 항목마다 ‘직원별 텍스트’를 설정할 수 있어, 명세서가 자동으로 완성됩니다.
근무 시간 데이터가 필요하신가요? 샤플의 [근태 종합 리포트] 기능을 활용하면
휴일·야간·연장근로까지 한눈에 확인할 수 있어 명세서 작성에도 딱입니다.
▪︎ 명세서는 버튼 한 번으로 직원 전체에게 발송
작성 완료된 문서는 수신자만 선택하면 매장 직원 전체에게 한 번에 발송됩니다. 필요 시, 관리자나 리더를 참조자로 추가해 동일하게 공유할 수도 있어요.
▪︎ 직원은 앱으로 실시간 확인
명세서가 발송되면, 직원의 모바일 앱으로 알림이 전송됩니다. 직원은 언제든 앱에서 본인의 급상여명세서를 확인할 수 있고, 별도 파일을 찾을 필요가 없습니다.
▪︎ 수신 여부 확인 + 미확인 직원에게 재발송까지
명세서를 보낸 후에는 앱과 PC 대시보드에서 누가 확인했는지 바로 확인할 수 있어요. 아직 안 읽은 직원이 있다면, 클릭 한 번으로 다시 알림을 보낼 수 있습니다. 이제 ‘명세서 못 받았다’는 연락에도 빠르게 대응할 수 있어요!
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3. 자주 묻는 질문
Q. 이전에 보낸 명세서를 복사해 다시 보낼 수 있나요?
A. 가능합니다.
지난 달에 작성한 양식을 그대로 복사해서, 새로운 급여 데이터만 넣고 다시 발송하시면 됩니다.
‘과거 문서 복사’ 기능을 활용해보세요!
샤플 [전자문서]로 매장 급상여명세서 관리, 이제는 자동으로 처리하세요.
직원 정보 연동, 일괄 발송, 수신 확인까지 한 번에 끝낼 수 있는 기능으로 명세서 업무에 쓰는 시간을 줄이고, 실수 없는 정확한 관리를 해보세요.
