업무기록,[사이즈 통일,디지털화] 하는 이유
필자는 일전에 다녔던 회사에서 업무를 하루에 미치도록 전방위적으로 했던 경험을 가지고 있다. 정신 없이 일을 하다보면 기록을 하고 처리를 해야 하는데 왜 하필이면 A4, A5 용지였을까? 필자의 경험상 가장 최적화된 크기이며 추후 정리 할때도 부담이 없는 정형화된 크기이기 때문이다. 참고로 필자는 3P바인더를 사용중이다. A4용지를 축소 복사 하면 A5 용지로 딱 맞고 글자도 적당히 보이기 때문이다.
거짓말을 하는게 아니라 필자가 일하는 책상에는 늘 딱 3개만 존재한다.
1. 3P바인더
2. A4 3P 바인더
3. A5 3P 보조 바인더
나머지는 모조리 디지털화 하기 때문에 항상 책상은 께끗하다. 누가 보면 늘 퇴사(?)한 사람의 책상 아니냐고 할 정도로 늘 꺠끗하게 해놓고 업무를 진행했다. 기존에 찍어 놓은 사진이 있는데 과거 사진이라 포스팅하기는 좀 뭐한 면이 있다. 상상하면 그대로다. 말그대로 깨끗하다. 위에 적어 놓은 3개로 어떻게 하느냐? 일단 A4용지는 사내에서 교류 할때 쓴다. 단, A4 용지에 줄노트를 만들어서 사용을 했다. HWP, 워드 문서를 열고 라인노트를 인쇄 하면 된다. 온라인에도 누군가가 배포중인 것들이 많으니 알아서 잘 활용하면 된다.
오늘 글의 포인트는 "어떤 형태를 쓰던 상관이 없다", 중요한 포인트는 "사이즈"이다. 시중에 여러가지 노트들이 많이 있다. A6 도 있고 미니 노트 형태도 있고 사이즈가 너무나 다양하다. 이시점에 가만히 생각을 해보자. 나는 과연 얼마나 잘 활용하고 있는가? 대충 아무데다 적은 후에 나중에 찾아 보려면 잊어 버리지 않는가? 개인적으로 포스트잇에는 중요한 내용은 적지 않고 아이디어를 떠올릴때나 기타 중요도가 좀 낮은 것에 활용을 한다. 반드시 중요한 내용은 위의 3가지 중 1곳을 지정하여 적는다. 그리고 하루 업무가 끝나면 다음의 중요한 과정을 거친다. 바로 "디지털화" 하는 것이다.
이 디지털화의 중요성은 필자 개인적으로는 입에 침이 마르도록 이야기를 할 것이 많다. 디지털화 하는 방법은통상적으로 스캔, 사진촬영, 타이핑 3가지로 할수 있다. "정리"를 해야 할 필요성이 있는 것은 타이핑을 하고 나머지는 간단히 폰카로 촬영하면 된다. 문서 촬영은 몇번 필자가 언급한 오피스렌즈 앱(아이폰용, 안드로이드용)이면 충분하다. A4 사이즈와 A5 사이즈를 촬영하면 핸드폰에서 보기에도 적당한 사이즈가 된다. 태블릿 쓰는 사람들에게는 최적이라 할 수 있다.
오늘 제목처럼 하루 업무가 끝나고 나면 디지털화를 하고 스크랩을 하는데 참고로 필자는 3P 바인더사와 어떠한 관계도 없다라는 사실을 미리 밝혀 둔다. 스크랩을 진행 시 3P바인더에 스크랩을 진행한다. 물론 메인바인더에 기록을 했을 경우에는 정리만 잘 하면 된다.
오늘 필자가 이야기 하고 싶은 이야기는 모든 것을 "표준화" 하자라는 이야기를 하고 싶다. A4 와 A5는 그 누구나 인정 할 수 있을 정도로 표준 사이즈이다. 정리 하기도 쉽고 시중의 문구점이나 기타 문서를 봐도 대부분이 A4 이거나 A5 이다. 이 표준화된 사이즈에 기록을 하게 되면 일단 나중에 활용하기도 편하다. 지금부터라도 뭐든지 표준화를 시켜보자.
한가지 예를들어 보자면 필자가 예전에 근무 했었던 회사는 1년에 3개월 정도는 미치도록 바빠서 하루에도 수십 수백가지 일을 처리를 해야했다. 당연히 PC를 가지고 다닐 수가 있는 환경이 아니라 문서를 들고 다니면서 처리를 해야 했는데 필자는 항상 바인더를 가지고 다녔다. 상황이 안될때는 A4 용지를 부리나케 한장 들고 들어가서 기록하고 처리 한 후 폰카로 촬영한뒤 3P바인더 전용 펀치로 펀치하여 스크랩 하였다. 당연히 하나의 공간안에 모든 정보가 모이므로 누락될 일도 없고 처리가 빠르다. 모든 것을 "통일화" 하는 것이 중요한 포인트 이다. 물론 디지털 화 한 것을 에버노트 등에 디지털 스크랩을 하면 더욱 좋긴 하지만 문서 스크랩만 해도 충분하다. 디지털로 스크랩을 하면 좋은 점은 언제든지 문서를 파쇄 할 수 있다라는 점이며 당연히 활용도도 높아진다. 언제든지 가지고 다니면서 활용할수 있다라는 것이다. 디지털의 장점은 폰이든 태블릿이든 어디서든 가지고 다니면서 바로 바로 참고 할 수 있다라는 점이다. 문서는 "별도로" 챙겨야 하지만 요즘은 패블릿 크기의 폰들을 다들 가지고 다니므로 언제든지 활용 할 수 있다.
기억하자. "인간이 기록"을 하는 것은 "사용하기 위해" 기록을 하는 것이다. 단지 기록만을 위한 것이 아니라고 판단을 한다면 지금 당장 표준화, 디지털화 하자. 삶의 질이 바뀐다.
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