비즈니스 소통
보고서를 준비하면서 많은 직장인들이 가장 먼저 고민하는 것은
‘자료를 얼마나 잘 만들었는가’입니다. 표는 정리됐는지,
수치는 정확한지, PPT 디자인은 깔끔한지 말입니다.
물론 중요합니다.
그러나 상사에게 보고할 때 진짜 평가받는 것은
자료보다 보고의 방식과 흐름입니다.
같은 내용이라도 어떻게 전달하느냐에 따라 평판이 달라지기 때문입니다.
직장생활의 대부분을 차지하는 보고서 작성과 보고 상황은 직장 업무중
많은 시간을 차지하는 분야인데요. 특히 상사에게 중간중간
보고하는 상황을 좀더 효과적으로 할수 있는 방법에 대해 알아보겠습니다
효율적인 보고의
첫 번째 원칙은 결론부터 말하는 것입니다.
상사는 보고를 받으며 동시에 여러 의사결정을 해야 사람입니다.
부연 설명이 길어질수록 핵심을 놓치기 쉽습니다.
“이번 안건의 결론은 ○○입니다”라고 먼저 말하면,
상사는 그 결론을 기준으로 이후 설명을 듣게 됩니다.
상사의 시간과 결정 순간을 절약해 주는거죠
그래서 보고는 이야기보다 구조가 먼저입니다.
두 번째는 보고 목적을 분명히 하는 것입니다.
단순 공유인지, 승인 요청인지, 판단을 위한 선택지 제시인지가 명확해야 합니다.
목적이 불분명하면 상사는 “그래서 내가 뭘 하면 되죠?”라는 질문을 하게 됩니다.
보고 전 스스로에게 물어보는 것이 좋습니다. ‘이 보고가 끝난 뒤
상사가 취해야 할 행동은 무엇인가?’ 상사가 지원해줘야 하는 것은 무엇인가?
혹시라도 상사의 질문에 대한 대답은 어떻게 준비해야 할까?
구체적인 것을 미리 준비하고 시뮬레이션 해보고 들어가야 합니다
세 번째는 문제가 아닌 판단 재료를 제공하는 것입니다. 많은 보고가 현상 설명에서 멈춥니다.
하지만 상사는 상황 보고보다 판단 근거와 대안을 원합니다.
문제를 말할 때는 원인, 영향, 대안이 함께 제시돼야 합니다.
특히 대안은 하나가 아니라 최소 두 가지 이상이 좋습니다.
선택지가 있을 때 상사는 보고자를 ‘일을 대신 고민해주는 사람’으로 인식합니다.
네 번째는 불확실성을 숨기지 않는 태도입니다.
모르는 것을 아는 척하는 보고는 한 번에 신뢰를 잃습니다.
“현재까지는 이 정도까지 확인됐고, 추가 확인이 필요한 부분은 ○○입니다”라고
말하는 것이 오히려 책임감 있는 보고입니다.
상사는 완벽함보다 상황을 정확히 파악하는 사람을 신뢰합니다.
마지막으로 중요한 것은 상사의 언어로 말하는 연습입니다.
어떤 상사는 숫자를, 어떤 상사는 리스크를, 어떤 상사는 일정과 실행 가능성을 중시합니다.
보고는 ‘내가 이해한 방식’이 아니라 ‘상사가 듣기 쉬운 방식’으로 재구성하는 작업입니다.
이것이 보고가 단순 전달이 아니라 커뮤니케이션인 이유입니다.
상사 입장에서 상사가 마음에 들어해야 그 다음으로 넘어갈수가 있습니다
좋은 보고는 말을 잘해서가 아니라, 상사의 판단을 돕겠다는 관점에서 출발합니다.
보고를 준비할 때 자료를 열기 전에 먼저 질문해보십시오.
“이 보고로 상사의 결정을 얼마나 쉽게 만들고 있는가?”
그 질문이 보고의 질을 바꿉니다.