회의 시작 전 준비할 것과 회의 진행 시 고려할 점
퍼실리테이션 [일:상(UP)] 프로젝트 5일 차 가이드
4일 차에 진행했던 회의에 대한 리허설과 피드백, 어떠셨나요?
(4일 차 가이드 바로가기 : https://brunch.co.kr/@songilsam/31)
각자 자기만의 느낀 점이 있었을 것입니다.
"가족회의 하나에도 이런 준비가 필요하구나"
"지금까지 안 쓰던 뇌를 쓰는 느낌, 뭔가 새로운 걸 개척하는 느낌이에요"
"참여하는 사람 입장에서 생각해본 계기가 되었습니다. 피드백을 받으며 머리를 탁 치게 되었어요"
회의를 준비한다는 것은 서로의 생각을 담을 그릇을 만드는 일과 같습니다.
그런 그릇을 잘 만들어 둔다면 회의에서 담길 다채로운 생각들을 자유롭게 펼칠 수 있고 그 생각들이 보태어져 다양한 생각들로 확장되어 갈 수 있습니다. 회의의 즐거움을 느낄 수 있는 것입니다.
지금까지의 회의 준비 과정 어떠셨어요?
1) 가족 인터뷰 하기
2) 가족회의의 목적과 결과물 정의하기
3) 가족회의의 대화 흐름(회의 아젠다) 만들기
4) 회의 아젠다를 가지고 리허설하고 피드백받기
이런 과정들로 조금은 달라진 나만의 회의 아젠다를 살펴보시길 바랍니다.
뿌듯한 마음이 드시죠?
자, 그럼 회의를 진행해 보도록 하겠습니다.
회의를 시작하기 1시간(또는 30분) 전에는 무엇을 해야 할까요?
먼저 회의 준비물을 챙겨봅니다.
(회의 준비물)
회의 진행 순서(회의 아젠다), 회의 기본규칙(그라운드룰), 음악, 향초, 간식(음료, 스낵), 펜과 종이
1. 회의 진행 순서(회의 아젠다)
회의 진행 순서(회의 아젠다)를 조금 큰 종이에 미리 써서 다 같이 잘 볼 수 있는 곳에 붙여 놓습니다.
현재 우리가 어디에 있는지, 다음 대화는 무엇인지 모두 볼 수 있게 해 둡니다.
포스트잇에 화살표를 그려두고 현재 대화를 화살표로 가르치면서 우리가 어디에 있는지 표시해 두는 것도 도움이 됩니다.
2. 회의 기본규칙 정하기
회의 기본 규칙(회의 그라운드룰)을 미리 읽어보고 동의하는지 물어보는 과정도 살짝 넣어주시면 좋겠습니다.
이것도 회의 진행 순서와 마찬가지로 잘 보이는 조금 큰 종이에 미리 써서 잘 보이는 곳에 붙여 놓습니다.
회의 기본규칙 예시
1) 다른 사람이 말을 할 때는 고개를 끄덕이며 경청하기
2) 중간에 말 끊지 않고 끝까지 들어주기
3) 모든 사람의 의견은 소중하게 생각하기
4) 리액션 크게 하기
시간이 된다면 회의 기본규칙을 다 같이 만드는 시간을 따로 가지셔도 좋습니다.
내가 먼저 준비하고 이런 회의 기본규칙 어떤지 물어본 다음 추가할 것이 있는지 물어보셔도 충분히 좋습니다.
3. 음악, 향초, 간식과 차(음료)
회의 시간이라는 느낌보다는 따뜻한 대화의 시간이라는 느낌을 가질 수 있도록 음악을 잔잔하게 깔아 두고, 향초를 피워 향기 나게 만들어도 좋습니다. 무엇보다 먹는 것만큼 좋은 것은 없겠죠? 간식과 마실 것을 준비해 둔다면 더더욱 따뜻한 대화의 분위기를 만들어가는데 한몫하실 껍니다.
4. 적을 것과 기록할 것
각자의 생각을 먼저 기록하고 이야기 나눠보세요. 자녀들이 어려서 쓰기가 어려운 경우는 그냥 진행하셔도 좋습니다. 포스트잇도 좋고, 이면지를 잘라서 쓰셔도 좋습니다. 펜도 잘 보이도록 매직이나 사인펜으로 준비해주시면 더더욱 좋습니다. 가족회의의 결과물이 시각적으로 보일 때, 왠지 모를 뿌듯함도 생깁니다.
준비가 어느 정도 끝났다면 이제 회의를 진행할 때 고려할 점에 대해서 알려드리도록 하겠습니다.
회의 진행 시 고려할 점
1. 회의 시작할 때, 먼저 회의 진행순서에 대해 설명하고 동의를 받습니다.
회의 목적과 결과물을 설명하고, 회의 진행순서를 보여주면서 동의를 받습니다.
그리고 추가 의견이 있는지 확인하고 시작합니다.
이 과정은 참가자들로 하여금 회의에 몰입하거나 기대하게 만드는 일입니다.
오늘 회의의 목적은 OO입니다. OO 결과물을 만들어보려고 합니다.
회의 진행 순서는 OO입니다.
이렇게 진행해도 괜찮을까요?
지금 잠깐 생각해보시고 추가할 목적이나 결과물이 있다면 말씀해주시길 바랍니다.
(3초의 침묵 허용하기)
2. 회의 기본규칙 함께 읽기
회의 기본규칙을 다 같이 읽어보고 시작합니다.
다시 상기하면서 함께 지킬 수 있도록 제안합니다.
3. 수시로 대화 안전지대를 확인합니다. "현재 우리 대화의 온도는 어떠한가요?"
아무리 좋은 진행순서를 가지고 있더라도 대화를 편하게 할 수 있는 분위기가 아니라면 참여의 어려움이 있을 것입니다. 민감한 레이더를 켜고 우리 가족들이 어떻게 대화하는지 잘 관찰해 주세요.
편안하게 대화를 할 수 있는 "대화 안전지대"를 만들어주세요
때론 직접 물어보셔도 좋습니다.
"현재 우리 대화의 온도는 어때요?"
4. 가벼운 게임으로 시작해보세요
길지 않게 모두가 즐길 수 있는 가벼운 게임으로 시작해 보는 것도 좋습니다.
게임 시간은 길어야 10분 미만, 3~5분 정도 시간이면 더 좋습니다.
함께 웃고 즐길 수 있다면 시작부터 마음이 많이 열릴 것입니다.
5. 열띤 토론이 진행돼서 다음으로 넘어가기 어려운 순간이 있다면?
한 주제에 너무 많은 대화가 오가면서 이미 시간이 많이 오버되었습니다.
그럴 땐, 어떻게 할까요?
그 판단은 현장에 있는 퍼실리테이터가 하는 것입니다.
더 머물고 싶다면 과감하게 남은 진행순서를 빼고, 이 질문에만 계속 머물면서 이야기해도 좋습니다.
그렇다면 결과물이 바뀔 수도 있습니다. 회의를 진행하다가 목적과 결과물이 바뀔 수도 있습니다.
다만 참여자들에게 동의를 구해보는 것입니다.
모두 이 질문에 대해 하고 싶은 말이 많은 것 같습니다.
이걸 더 이야기하고 싶으세요? 아님 다음으로 넘어가도 좋을까요?
더 이야기하고 싶다면 남은 다른 질문은 다음으로 넘기고 이것만 집중해볼까요?
6. 회의를 마치면서 "오늘 대화가 어땠어요?"라고 다 함께 회의에 대한 성찰하기
참여자들이 이번 회의가 어땠는지 확인하는 것이 중요합니다.
다음 회의에서 무엇이 필요하고, 무엇을 개선할지 알기 위함입니다.
끊임없이 회의 성찰을 하면서 개선점을 찾고 그것을 반영한다면 나도 모르게 탁월한 퍼실리테이터가 되어 있을 거예요. 회의에 대한 성찰의 힘은 생각보다 강합니다.
이제 회의를 정리하도록 하겠습니다.
회의 마무리하기
1. 회의 기록물 남기기
회의 기록물을 찍거나 그대로 남겨서 보관할 수도 있습니다.
가족회의를 지속적으로 하고 싶다면 가족 밴드나 카페를 통해서 가족회의 기록물을 계속 남겨보세요
10년 후에 색다른 추억을 전달해 줄 겁니다.
2. 퍼실리테이터로써 성찰하기
퍼실리테이터로써 어떤 배움과 깨달음이 있었는지 스스로를 위해서 정리해 보는 것입니다.
준비하는 과정에서는 어떠셨나요?
진행할 때는 어떠셨나요?
마무리하면서 현재 기분은 어떠신가요?
가족과 함께하는 대화의 시간(회의)은 어떠셨어요?
다양한 질문으로 스스로를 위해서 질문해보세요
이번 미션은 FT로써 진행했던 과정에 대한 성찰을 남겨주시면 됩니다.
1주 차 미션을 수행하시느라 수고 많으셨습니다.
2주 차에는 또 다른 재미와 약간의 긴장감으로 찾아뵙겠습니다.
