AI시대, 개인 지식관리시스템(KMS) 만들기(1)
폴더를 어떻게 구조화 할 것인가?
AI를 쓰면 쓸수록 역설적인 문제가 생긴다. 정보는 넘치는데 정작 '내 것'이 없다는 느낌. 챗GPT나 클로드가 답을 내줘도, 그 답이 내 지식 체계 어디에도 연결되지 않으면 휘발돠고 만다. 그러니 AI를 검색엔진 다루는 것에서 크게 발전하지 못한다. 하지만 이건 소잡는 칼로 닭잡는 것처럼 아까운 일이다. 이 문제를 해결하는 구조가 KMS, 즉 지식관리 시스템(Knowledge Management System)이다. 말이 어려운가? 그냥 어렵게 얻는 지식을 온라인 상에 두지 않고 내 노트북에 폴더를 구성하는 방법이라는 얘기이다.
1. 왜 KMS인가 — 내 노트북 안의 두 번째 뇌
KMS는 단순한 폴더 정리법이 아니다. 자료를 수집하고, 가공하고, 아웃풋으로 연결하는 반복 가능한 파이프라인이다. 그리고 그 파이프라인의 물리적 기반은 결국 폴더다.
2. 지식관리 시스템(KMS)은 '어디에 무엇을 넣을지'를 미리 설계해야 작동한다.
일명 폴더의 구조화이다. 그 설계의 핵심은 딱 두 가지다. 깊이를 5레벨로 제한할 것, 폴더명 앞에 두 자리 번호를 붙일 것. 사실 이게 전부다.
2-1. 5레벨 법칙 — 깊이를 제한하는 것이 왜 중요한가
폴더를 만들다 보면 어느새 6단계, 7단계로 파고든다. 그 순간부터 파일은 미로 속으로 사라진다. 5레벨 법칙은 모든 파일을 5번 클릭 안에 찾을 수 있도록 구조를 강제하는 규칙이다. 예를 들면 이런 것이다.
Level 1 � 01_블로그
Level 2 � 01_탐구자의발견
Level 3 � 2025
Level 4 � 04_AI와글쓰기
Level 5 � 2025-04-11_AI시대글쓰기.md
5레벨을 넘어가고 싶어지는 순간이 곧 구조를 재검토해야 한다는 신호다. 파일을 더 깊이 숨기는 대신, 상위 폴더 분류를 다시 쪼개는 쪽으로 방향을 바꿔야 한다.
2-2. 넘버링 규칙 — 두 자리 숫자가 하는 일
폴더명 앞에 01_, 02_ 같은 두 자리 번호를 붙이면 세 가지가 달라진다.
정렬이 고정된다. 어떤 OS에서도 알파벳·가나다 순이 아닌 내가 정한 순서로 보인다.
| 보통의 정렬은 숫자 아니면 알파벳으로 정해진다. 폴더에 번호를 부여하면 자동정렬되는 것이 가능하다.
우선순위가 보인다. 01이 가장 중요한 폴더라는 사실이 폴더 목록 자체에 표현된다.
| 번호는 가변적이다. 현재 진행하는 작업이면 01 등의 앞 번호를 부여하자.
새 폴더 삽입이 쉽다. 03과 04 사이에 폴더를 끼울 때 03-1처럼 세분화하거나 번호를 재배정하면 된다.
| 말 그대로다. 뭔가 더 작업해야 한다면 연결된 상세 폴더명을 부여할 수도 있다.
번호는 10단위 간격으로 시작하면 여유가 생긴다. 10_, 20_, 30_으로 설계하면 사이에 필요한 폴더를 언제든 끼워 넣을 수 있다.
2-3. 00_Inbox, 99_Archive 는 고정해 두자.
파일 작업을 해보면 안다. 이것을 어디에 던져야 할지 모를 애매한 것들이 꼭 있다. 아니면 지금 시간이 없으니 일단 아무데나 저장해 두고 나중에 정리해야 할 때도 있다. 이럴 때 사용하는 것이 00_Inbox 이다. 그냥 툭 던져두는 폴더라고 생각하자.
또 하나는 99_Archive이다. 단어의 뜻은 역사적·증거적 가치가 있는 기록물이나 자료를 선별하여 영구적으로 보관하는 곳, 또는 그 자료 자체를 의미한다. 이 폴더에는 완료된 프로젝트나 작업들, 이제 당장 쓸데가 없어진 자료들을 넣어두는 곳이다. 00_Inbox, 99_Archive는 폴더의 숨통을 트이게 하는 곳이다.
2-4. 실전 구조 예시 — 생활AI탐구자 버전
� 00_Inbox ← 일단 여기 던져놓기
� 10_블로그
� 20_강의·세미나
� 30_출판·원고
� 40_레퍼런스
� 50_운영·관리
� 99_아카이브 ← 완료된 프로젝트 등을 여기에 보관한다.
오늘의 3줄 요약
KMS는 AI 시대에 '내 지식'을 만드는 반복 가능한 구조다.
5레벨 제한은 검색 시간을 없애고, 넘버링은 폴더에 우선순위를 부여한다.
00_Inbox를 두어 '일단 저장, 나중에 분류'하는 습관이 시스템을 살린다.
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