코로나 시대에 웨비나 주최를 앞둔 당신에게
성공적인 웨비나를 위한 다섯 가지 팁
코로나가 곧 잠잠해질 거라고 믿었던 올해 상반기까지만 해도, 기존에 기획했던 오프라인 이벤트들을 하반기로 미루는 경우가 많았다. 그때만 해도 여름이 되면 바이러스가 한 풀 꺾일거라는 낙관론이 나름 먹힐 때기도 했다.
하반기로 넘어오면서 상황이 많이 달라졌다. 한국은 지난 주말 사회적 거리두기 2.5단계에 돌입했다. 이 지독한 바이러스가 올해 안에 종식될 거라는 기대는 이제 아무도 하지 않고 있는 듯 하다. 오프라인을 상정해 계획되었던 이벤트들이 이제는 더 버티지 못하고 (때로는 안 맞는 옷일지라도) 온라인으로 옮겨가고 있다.
여태 직장에서 엑셀과 파워포인트만 붙잡고 씨름했던 직장인들, 이제는 Zoom이니 YouTube니 하는 생소한 플랫폼에 적응해야 하는 시대가 왔다. 선데이수도 그랬다. 3월부터 지금까지 직장에서 10여차례의 웨비나를 주최했다. 적게는 10여명이 접속했던 적도 있고, 많게는 200명 가까이 접속했던 적도 있다. 처음 하는 일이라 시행착오도 많았다. 이 글을 읽는 여러분은 저 같은 시행착오를 겪지 마시고, 똑똑하게 웨비나 주최의 달인이 되시기를 바라는 마음에서, 선데이수의 웨비나 주최 경험을 공유해봅니다.
코로나 시대에 웨비나 주최를 앞둔 당신에게
자, 그럼 오늘의 목차 나갑니다. 전달하고픈 내용이 많아 크게 다섯가지 테마로 구성했습니다.
1. 웨비나는 무엇인가? 다시 말해, 웨비나 서비스를 왜 결제해야 하나요?
2. 웨비나 사전회의 체크리스트
3. 웨비나 콘텐츠 구성
4. 웨비나 발표 팁
5. 웨비나 종료 후 사후관리
1. 웨비나는 무엇인가?
웨비나는 무엇인가. Web + Seminar 의 합성어로, 웹에서 진행하는 세미나 라는 뜻이다. 웨비나 서비스를 제공하는 플랫폼에는 여러 가지가 있겠지만, 오늘은 Zoom 으로 한정해서 이야기하려고 한다.
Zoom 의 웨비나 서비스를 이용하려면 [프로] 이상의 요금을 내고 있으면서, 거기에 추가로 웨비나 개최를 위한 프리미엄 요금을 결제해야 한다. [프로] 는 월 14.99$ 이고, [웨비나]는 월 40$ 부터 시작하니까, 웨비나 서비스를 이용하려면 최소 54.99$ 은 결제해줘야 한다는 뜻이다.
[웨비나] 서비스 중 제일 저렴한 참가자 수 100명 옵션을 선택했을 때 결제화면. [프로]를 기본으로 결제해야 [웨비나]를 추가로 구입할 수 있다.이 글을 읽고 계신 여러분들은 일단 회사에서 웨비나 주최를 하라고 하니 기계적으로 웨비나 요금제부터 결제하실 수 있겠으나, 실은 좀 따져봐야 할 문제다. 그 안을 들여다보면 화상회의와 크게 다를 게 없기 때문이다. 특히 화상회의 요금제인 [프로]와 웨비나 요금제 중 제일 저렴한 [참석자 100명] 옵션은 참가자 수 제한이 100명으로 동일하다. 세미나 참가인원을 추정해보고, 100명 이하일 것으로 예상되면 그냥 [프로] 요금제의 화상회의를 이용하는 편이 나을 수 있다.
그래도 분명히 웨비나 툴이 가지는 장점은 있다. 크게 두 가지로 요약해보았다.
첫째, 발표자(패널리스트)와 참가자를 구분해주기 때문에 편리하다. 웨비나 툴의 가장 큰 특징이다. 호스트와 발표자에게 보이는 화면과, 참가자에게 보이는 화면이 완전히 다르다. 호스트와 발표자는 비디오/오디오를 송신하는 입장이고, 참가자는 수신하는 입장이다. 참가자 숫자가 아무리 많아져도 잡음이 섞여들어올 리 없고, 끊김현상이 잘 발생하지 않는다. 참가자에게 불필요한 정보를 주지 않을 수 있다는 것 역시 장점이다. 참가자 화면에는 [손들기] [Q&A] [채팅] 정도의 메뉴밖에는 없다. 이 세미나에 몇 명이나 참가했는지, 다른 참가자들의 이름이나 직책은 무엇인지 등의 정보가 호스트와 발표자에게만 노출되기 때문에 편리한 부분이 있다.
둘째, Q&A 세션 진행이 용이하다. 웨비나 툴에는 [Q&A] 기능이 있다. 텍스트로 질문을 입력하면, 발표자가 보고 음성 또는 텍스트로 답변을 달아줄 수 있다. 오프라인 세미나에는 늘 빌런이 있다. 질문을 빙자해 자신의 지식을 자랑하거나, 장내 분위기를 싸하게 만드는 무례한 질문을 던지는 경우다. 웨비나의 Q&A 기능을 활용하면 질문답변 세션에서의 돌발상황을 차단할 수 있다. 참가자 입장에서도 자기 생각을 한 차례 정리하고 텍스트로 입력할 수 있기 때문에 보다 정제된 질문을 할 수 있다는 장점이 있다.
장단점을 잘 따져보고 결제하자.
2. 웨비나 사전회의 체크리스트
우여곡절 끝에 웨비나 툴을 결제하기로 했다. 결제하고 나니 막막하다. 우리 세미나를 어떻게 홍보하고, 패널리스트에게는 어떤 안내를 해 줘야 할까? 웨비나 사전회의에서 체크해두면 좋을 포인트를 몇 가지로 정리해보았다.
[참석자 관리] 홍보, 사전 수요조사
[발표자 관리] 초대, 리허설 일정조율
[사후관리] 발표자와의 연락방법, 녹화영상 활용방법
당연한 이야기지만, 세미나 성격에 따라 체크리스트는 천차만별일 수 있다. 내가 추천하고 싶은 방법은 Zoom의 웨비나 설정 페이지를 잘 뜯어보라는 것이다. 위에 적은 체크리스트는 사실 Zoom이 추천해준 거나 다름없다. 각각이 다 설정항목에 들어가기 때문이다. 사전회의에서 이 부분들에 대해 어느정도 컨센서스가 만들어져야 주최자 입장에서 보다 준비하기가 용이해진다. 그럼, 하나씩 살펴보자.
첫째, 참석자 관리다. 먼저 홍보에 대해 이야기해보자. 웨비나의 홍보라고 하면 일시와 내용, 그리고 접속방법을 포함해야 한다. 이 때 접속방법을 불특정 다수에게 알려줄지, 아니면 사전 수요조사를 통해 미리 신청한 사람에게만 알려줄지를 결정해야 한다.
사전 수요조사는 왜 할까? 현실적인 이유는, 대략적인 참가규모가 파악이 되어야 그에 맞게 Zoom 웨비나 계정을 결제해둘 수 있기 때문이다. 참가자 수 100명 제한으로 결제했는데 300명이 접속하면 곤란하다. 그런데, 사전 수요조사를 거친 참가유도가 먹히려면 우리 세미나에 참가할 만한 타깃 그룹이 명확하게 있어야 한다. 대학교라면 우리 학교 학생들에게, 공공시설이라면 우리 시설의 이용자에게 세미나 일시와 내용을 홍보해서 사전신청을 유도해야 하기 때문이다.
사전 수요조사를 하는 경우 참가자 입장에서의 세미나 참가까지의 흐름도만약 우리 세미나가 불특정 다수를 대상으로 하는 세미나라면 사전 수요조사를 과감하게 생략해도 무방하다. 홍보시에 웨비나 시간과 접속링크를 포함해서 안내하면, 참가를 희망하는 사람 누구나 그 시간에 맞춰 접속할 수 있게 된다. 이 경우 몇 명이 접속할지 예측하기가 어렵기 때문에 Zoom 웨비나의 참가자 수 제한을 어떻게 설정할지 조금 고민이 될 수도 있겠다.
둘째, 발표자 관리다. 발표자란, 웨비나를 생성한 다음 하단의 [초대] 메뉴에서 [토론자]로 추가한 사람을 의미한다. 토론자 메뉴 우측의 [편집] 버튼을 누르면 이름과 이메일을 입력할 수 있다. 세미나의 발표자는 물론, 주최측 입장으로 Q&A 답변 등을 진행할 사람을 모두 추가해두는 편이 좋다.
이 때 두 가지 유의해야 할 포인트가 있다.
하나는 이름을 성의있게 입력할 것. 당일 발표자가 초대링크를 클릭하면, 여기서 입력해둔 이름으로 웨비나 회의실에 접속하게 된다. 예를 들어 [브런치] 회사의 [작가] [선데이수] 가 세미나 발표자로 참가한다고 하자. 세미나 진행 중 발표자의 이력을 내내 띄워두기 어렵기 때문에, [브런치 작가 선데이수] 라는 식으로 알아보기 쉽게 입력하는 게 낫다.
다음은 초대메일을 보낸 다음에는 꼭 발표자에게 리마인드 연락을 할 것. 이메일이 Zoom에서 자동 생성되기 때문에 받고나서 자칫 스팸메일로 착각해 삭제해버리는 수가 있다. 초대링크로 접속해야만 토론자 자격이 부여되기 때문에, 이메일을 꼭 확인하도록 리마인드 연락을 하고, 당일에도 세미나가 시작하기 10~15분 전에는 접속하도록 안내하는 게 좋다.
물론, 그렇게 하면 더 좋다는 거지 그렇게 안 했다고 큰일날 건 없다. 가령 발표자의 이름은 세미나 당일에 발표자가 직접 [이름 바꾸기] 로 바꿀 수 있고, 발표자가 초대링크가 담긴 이메일을 삭제해버렸더라도 다시 보내거나, 심지어는 일반 참가자 자격으로 접속한 다음 호스트가 발표자로 올려주는 방법도 있다. 그래도 주최자 입장에서는 조금의 변수도 발생하지 않는 편이 좋으니까 이런 유의사항도 있다 정도로 언급을 해 보았다.
토론자 초대화면 캡쳐. 이름과 이메일을 입력하고 [저장] 버튼을 누르면 즉시 초대메일이 발송된다.선데이수는 웨비나를 주최할 때 발표자들이 웨비나 호스트 또는 발표자로 참가해 본 경험이 있는지를 꼭 물어본다. 경험이 없다고 하면 리허설을 꼭 한다. Zoom 이 워낙 직관적으로 인터페이스가 잘 짜여있기 때문에 리허설이라고는 해도 10~15분 정도 소요되는 게 다다. 그래도 한다. 발표자를 한 번 불러놓고 진행순서나 웨비나의 주요 기능 등을 설명해두는 편이 서로 마음이 편해서다.
셋째, 사후관리다. 오프라인 세미나에서는 세미나 종료 후 네트워킹 세션이 있기도 하다. 발표자의 발표내용이 특별히 인상깊었거나, 추후 연락하기를 희망하는 경우 정식으로 자신을 소개하고 발표자 명함을 받아가는 것이다. 웨비나는 그 부분이 좀 애매하다. 발표자가 본인 연락처를 PPT 자료 등에 포함해주면 더할나위 없지만, 그렇지 않은 경우에는 거의 8~90% 정도 확률로 나중에 발표자에게 연락드리고 싶은데 연락처를 알려주실 수 있냐는 질문을 받는다. 사전회의 또는 리허설 단계에서 발표자의 의향을 파악해놓는 게 좋다.
선데이수가 경험한 바로는, 이메일이나 블로그 주소를 PPT 자료 또는 채팅창에 공개해주거나, 링크드인 프로파일을 검색할 수 있도록 링크드인에서 사용하는 이름을 알려주거나, 또는 주최자에게 이메일로 문의내용을 보내주면 발표자에게 전달하겠다고 하는 정도의 대응이 있었다.
녹화영상 활용 부분도 좀 생각해봐야 할 문제다. Zoom은 녹화영상을 주문형 비디오 형태로 원하는 사람에게 전송할 수 있는 기능을 제공하고 있다. 세미나 당일 사정이 있어서 참가하지 못했더라도, 녹화영상을 신청해서 다시 볼 수 있다는 뜻이다. 솔직히, 발표자 입장에서는 무지 부담스러운 제안이다. 요즘 같은 세상에 발표내용이 웹상에 영구적으로 저장될 수 있다고 하면 부담감이 엄청날 수밖에 없다. 다시보기가 꼭 필요하다면 발표자에게 사전 양해를 구해둬야겠지만, 그렇지 않다면 다시보기를 제공하지 않는 쪽으로 사전회의에서 방침을 정하고 갈 필요가 있다.
3. 웨비나 콘텐츠 구성
다음은 웨비나 콘텐츠 구성이다. 세미나 목적이나 내용에 따라 천차만별일 거라고 본다. 1시간짜리 세미나를 가정하고 아래와 같이 시간표를 짜보았다. 각각에 대해 조금 더 이야기해보자.
안내멘트 5분
발표자의 발표 30분
Q&A 20분
먼저, 안내멘트다. 연습세션을 사용하는 경우, 정각에 [브로드캐스트] 버튼을 누르면 참가자들이 속속 접속한다. 각자 네트워크 사정에 따라 지연이 발생하기도 하기 때문에 대략 30초에서 1분 정도는 참가자들이 들어오기를 기다려줘야 한다. 그 타이밍에 간단한 안내사항을 PPT로 제작해서 화면공유를 해 놓으면 좋다. 질문은 [채팅] 말고 [Q&A] 메뉴를 이용해서 해달라거나, 발표 중간중간에 [손들기] 메뉴를 이용해서 호응을 해달라거나, 세미나 종료 전 [설문조사] 가 있을 예정이니 응답을 해 달라는 등 참가자에게 부탁하고 싶은 것을 적어두면 된다.
다음은, 발표다. 이 부분은 100% 발표자의 역량에 달렸다. 주최자는 할 수 있는 일이 없다. 하지만 발표자에게 몇 가지 팁을 줄 수는 있다. 가령 PPT 같은 비쥬얼에이드를 꼭! 사용하라는 것. 온라인 발표는 아무리 네트워크 사정이 좋아도 중간에 끊기거나 목소리가 잘 안 들리는 경우가 꼭 생긴다. 솔직히 모니터 속 얼굴을 지켜보고 있는 게 지루하기도 하다. PPT마저 없으면 청중들의 집중도가 급 하락한다.
PPT를 만들 때도 주의할 게 있다. 참가자들이 다 노트북으로 접속해있는 건 아니라는 점이다. 실제로 노트북과 모바일 비중이 반반 정도 되는 것 같다. 모바일은 가뜩이나 화면이 작기 때문에 PPT에 글씨를 아무리 깨알같이 써 놓아도 잘 보이지가 않는다. 따라서 온라인 세미나에서 PPT는 중요한 키워드만 뽑아서 큼직큼직하게, 텍스트보다는 그래픽 위주로 만드는 게 좋다.
요즘은 발표자에게 미리 부탁해서 PPT 템플릿에 웨비나 타이틀을 달아달라고 하는 경우도 있다. 이렇게 하면 중간에 접속하는 사람도 금세 적응할 수 있고, 녹화영상을 사후에 YouTube 등 불특정 다수에게 공개하는 경우에 시청자에게 주최측을 자연스럽게 홍보할 수 있어 유용하다.
PPT 템플릿에 웨비나 타이틀을 달아놓은 예시. 슬라이드 장표를 하나 만들어보았다. :)마지막으로, Q&A다. Q&A에 대해 할 얘기가 두 가지 있다. 첫 번째는 설정을 잘해둬야 한다는 것. 아래 캡쳐화면을 보자. 익명 질문을 허용할 것인가. 개인적으로는 이 설정이 큰 의미 없다고 생각한다. 왜냐하면 웨비나 등록 시에 실명확인까지는 하지 않기 때문에, 여러 이유로 자신을 드러내고 싶지 않은 사람에게는 이러나 저러나 옵션이 있기 때문이다. 이건 뭐 생각하기 나름이니 넘어가도록 하자.
다음 [참석자가 볼 수 있도록 허용]에 대한 설정이 중요하다. 디폴트가 [답변된 질문만]으로 되어 있는데, 이 경우 이런 상황이 벌어질 수 있다. 호스트와 발표자는 모든 질문을 다 볼 수 있으니 Q&A에 올라 온 질문을 눈으로 읽고 답변만 소리내어 말해버리는 것이다. 참가자는 졸지에 질문도 모르고 답변만 들으니 혼란스럽게 된다. 어차피 세미나에서 아주 사적인 질문이 오갈 리 없으니, 그냥 [모든 질문]에 체크해두는 게 주최자 입장에서는 진행하기가 편할 것으로 보인다.
Zoom 웨비나의 Q&A 설정 부분 캡쳐.두 번째 하고 싶은 이야기는, Q&A 세션 20분을 잘 꾸리기 위해 주최측이 질문을 몇 가지 준비해두는 게 좋다는 것이다. 이건 오프라인이나 온라인이나 마찬가지다. 자, 질문하세요. 라고 말한 뒤 실제 누군가 질문하기까지는 경험상 최소 5분 정도는 시간이 걸린다. 그 사이에 발표자가 민망하지 않도록 적당히 진행을 해야 한다. 예를 들면 이런 식이다. 아직 질문이 올라오지 않았네요. 제가 발표를 들으며 궁금했던 부분에 대해 한두가지 먼저 질문을 드릴게요. 그 사이에 질문 입력해주시면 감사하겠습니다.
반대로 Q&A 세션 종료 직전에 질문이 몰리는 현상도 있다. 어떤 발표자는 질문에 대해 심플하게 한두마디로 답변을 해 줘서 Q&A 소화가 잘 되는 반면, 어떤 발표자는 질문 하나하나에 대해 시간을 들여 답변을 해 줘서 Q&A가 밀려있는 경우도 있다. 적당히 상황을 봐서 종료시간이 다가왔으니 질문 하나 정도만 더 받고 마무리하겠다든지, 질문을 많이 해 주셨지만 시간관계상 공통적으로 나왔던 질문 몇 가지에 대해서만 답변을 듣고 마무리하겠든지 여러 상황에 대처할 수 있게 시뮬레이션을 해 두는 편이 좋다.
4. 웨비나 발표 팁
세상에는 발표 잘하시는 분들이 워낙 많다. 내가 뭘 덧붙일 게 있으려나 생각도 드는데, 그래도 웨비나 라는 특수한 형태의 발표를 수행할 때 참고해두면 좋을 만한 부분을 몇 가지만 정리하고 넘어가자.
1. 철저한 세팅은 필수! 오프라인 세미나에서는 발표자가 발표만 할 수 있도록 주최측이 환경을 다 만들어준다. 온라인 세미나는 발표자의 자택 또는 사무실에서 진행하는 경우가 많아, 발표자가 스스로 세팅을 해야 한다. 조용한 공간, 깔끔한 배경, 원활한 네트워크 환경, 비디오/오디오 상태 점검 이런 것들은 기본중에 기본이다.
그 외에 자칫 깜빡 잊기 쉬운 포인트들도 있다.
발표자의 노트북으로 화면공유를 하는 경우에, 노트북 외에 웨비나 회의실을 실시간으로 확인할 수 있는 디바이스를 하나 더 켜놓는 게 좋다. 핸드폰도 좋고, 태블릿도 좋다. 참고로 Zoom은 초대링크 하나 가지고 여러 디바이스에서 접속할 수 있는 게 디폴트다. 왜 이런 게 필요하냐면, PPT의 슬라이드쇼 기능을 활용하는 경우, 화면공유를 하면 슬라이드쇼 외에는 아무것도 보이지 않는다. 예를 들어 발표자의 네트워크 상태가 불안정하면 채팅창으로 "연결이 끊깁니다"라는 피드백이 올 수 있는데, 그 피드백을 발표자 본인이 못 보는 상황이면 서로 답답해질 수 있다.
시계도 눈에 띄는 곳에 둬야 한다. 노트북 시계 있지 않느냐 할텐데, 슬라이드쇼 켜놓으면 시계가 안 보인다. 발표자가 무슨 생활의 달인도 아니고 시계도 없이 발표시간을 딱 맞추기는 어렵다. 시계 꼭 챙겨야 한다.
발표중에 내 얼굴을 실시간으로 확인할 수 있는 방법을 만들어두는 것도 추천한다. 웨비나 발표를 하면 내 얼굴이 지금 어떤 상태인지도 모르는 채로 모니터에 대고 혼자 떠드는 기분이 든다. 자연히 표정이 어색해진다. 적당한 위치에 거울을 가져다두는 것도 좋고, 아니면 디바이스 하나를 더 가져다두고 웨비나 회의실에서 보여주는 내 얼굴을 보면서 해도 좋다. 사진도 남이 찍어주는 것보다 셀카가 더 예쁘게 나오지 않는가. 예쁜척 하려는 건 아니다. 순전히 덜 어색한 표정으로 화면에 찍히기 위한 노력이다.
2. 스크립트 사용도 생각해보심이! 선데이수는 오프라인에서 발표할 일이 있을 때 스크립트를 잘 만들지 않는 편이다. 프롬프터 같은 전문장비가 없다는 가정하에, 마땅히 스크립트를 어디다 두고 읽어야 할지도 애매할뿐더러, 스크립트에 얽매이면 발표하는 톤이 딱딱해지는 등 단점이 있기 때문이다. 그런데 온라인에서 발표할 때는 스크립트를 꼭 만든다. 스크립트대로 읽지 않더라도 말이다.
거기에는 이유가 있다. 오프라인 발표는 청중들의 반응을 보면서 내용의 강약을 조절해가며 진행할 수가 있다. 온라인 발표는 청중들의 반응이랄 게 잘 없다. [손들기]나 [채팅]이 있다고는 하지만, 경험상 그렇게까지 활발하게 커뮤니케이션이 오가지 않았다. 뭔가 주눅이 들고, 말이라도 꼬이면 더 당황해서 다음 말이 생각나지 않는 곤란한 상황이 오곤 했다. 스크립트를 만들어 두면 잠시 머리가 하얘지는 순간 언제라도 돌아갈 수 있는 길이 있어서 좋다. 오프라인 발표와 달리, 온라인 발표에서는 스크립트를 어디든 띄워놓기가 편하다는 장점도 있다.
5. 웨비나 종료 후 사후관리
드디어 마지막이다. :)
사후관리는 세미나의 성격에 따라 다 다를것이기 때문에 딱 하나만 얘기하려고 한다. Zoom 의 보고서 기능이다. Zoom 의 관리자 메뉴에서 [보고서]를 누르고, [웨비나]를 선택하면 웨비나 보고서를 내려받을 수 있다. 선데이수는 [참가자 보고서]나 [Q&A 보고서]를 유용하게 활용하고 있다.
우리 웨비나가 얼마나 성공적이었는지를 가늠하는 지표로 참가자수도 물론 의미가 있지만, 각각의 참가자들이 얼마나 우리 세미나에 오래 접속해있었는지를 보는 것도 의미가 있을 것 같다. [참가자 보고서]에서 분석결과를 확인할 수 있다. 등록 시 이메일 주소를 수집하도록 되어있는 경우에는 참가자의 이메일 주소도 남아있기 때문에, 그 이메일로 웨비나 내용과 관련이 있는 자료를 보내주는 등의 사후관리를 할 수 있게 된다.
또한 [Q&A 보고서] 에서는 Q&A 세션에서 오갔던 질문과 답변을 한눈에 확인할 수 있다. 사실 텍스트로 하는 질문은 [채팅] 에서도 충분히 대응할 수 있지만, 굳이 [Q&A] 메뉴를 이용하라는 데는 이런 이유도 있다.
지금까지, "코로나 시대에 웨비나 주최를 앞둔 당신에게"라는 제목으로 성공적인 웨비나 주최를 위한 다섯가지 팁을 적어보았다. 개인적인 경험을 공유하기 위해 쓰는 글이기 때문에, 이 글을 읽는 당신이 어떤 업계에서 어떤 내용의 세미나를 주최하는지에 따라 도움이 될 수도 안 될 수도 있을 것 같다.
잘 취사선택해서 읽어주시기를 바라며, 혹시 이 글에서 미처 다루지 못한 여러분만의 웨비나 주최 팁이 있다면 댓글로 공유해주세요. :)
