2-2 상급기관 공문 수집 및 처리 후 보관하기
초등교사의 에버노트 활용법
학교 업무의 시작은 여러 경로일 수 있는데 간단히 두 가지로 분류하고 싶다. 첫째는 메신저로 시작되는 업무, 두 번째는 공문으로 시작되는 업무다.
오늘은 공문으로 시작되는 업무를 에버노트로 처리하는 방법에 대해 포스팅하고자 한다.
학교의 업무는 ‘업무관리시스템’에 의해 처리된다. 업무관리시스템으로 상급기관, 유관기관으로부터 각종 공문이 온다. 보통 선생님들은 공문(본문과 첨부파일)을 다운받아서 폴더에 저장한다. 그 정리 방법도 좋지만 에버노트에 정리하는 것도 여러 가지 장점들이 있다.
첫째, 에버노트의 노트에 파일을 저장하면 그 파일이 무슨 파일인지 설명을 달 수 있다. 그리고 그 업무를 언제까지 처리해야 하는지 적어 놓을 수 있다.
둘째, 알림 기능을 이용하면 처리할 날짜가 되었을 때 알려준다.
셋째, To do기능(일일 다이어리)과 연계할 경우 업무를 효율적으로 진행할 수 있다.
그러면 에버노트를 학교 공문처리 에 어떻게 사용하는지 자세히 알아보자.
보관할 필요가 있다는 공문은 우선 본문과 첨부파일 모두 다운을 받는다. 그리고 에버노트에 새로운 노트를 만들고 저장한다. 그런데 업무가 보통 연속적으로 이어지는 경우가 많다. 그래서 공문이 올 때마다 새로운 노트를 만드는 것보다는 같은 종류의 업무라면 이미 만들어 놓은 노트에 계속 저장해 가는 것이 좋다. 그렇지 않으면 노트 수가 너무 많아져 1~2년 후 검색이 힘들어질 수 있기 때문이다.
공문 수집 및 처리 관련 노트 설명위 사진은 어떤 업무를 저장한 것이다. 최초에 안내 공문이 왔기에 저장해 놓았다. 그러면 언제든 볼 수 있다. 또한, 다음 발송 공문 처리를 위해 ‘관련근거’를 쓸 때에도 아주 유용하게 쓸 수 있다.(아래사진 참고)
그 이후에 두 번째로 예산을 신청하라는 공문이 왔다. 그래서 그 양식에 맞춰 계획서를 작성하고 공문을 보냈다. 그 발송 공문도 결재가 완료되고 나면 스크랩을 해 놓는다. 귀찮지만 나중에 혹시 사용할 수 있기 때문이다. 실제로 학교 업무는 매년 반복되는 것이 많기 때문에 스크랩해 놓으면 내년, 후년에 편할 때가 많다.
다음으로 tag를 달아 놓는다. 나중에 검색하기 편하려면 tag와 제목을 잘 달아두는 것이 중요하다. 이때 고민할 점은 기존의 tag를 사용할 것인지, 새로운 tag를 사용할 것 인지다. 새로운 tag가 검색이 더 쉬울 수 있지만 너무 많아지면 어떤 tag가 있는지 모를 수 있다. 이른바 tag의 홍수에 빠질 수 있다. 따라서 적당히 타협하며 tag를 관리하는 것이 중요하다.(학교 업무를 tag로 관리하는 것은 다음번에 포스팅 하겠습니다.) 최근에 계속 보게 될 업무 노트라면 ‘최근’이라는 tag를 달아 놓는다. 그리고 이걸 ‘바로가기’에 설정해 놓는다. 그러면 별 고민 없이 계속 업무를 확인할 수 있다.
그리고 필요하다면 ‘알리미’ 설정을 할 수도 있다. 그러면 해당 날짜 해당 시간에 스마트폰이나 데스크탑에 알람이 온다. 그러면 업무를 잊고 있다가도 다시 할 수 있다.
이렇게 만들어진 노트는 ‘일일 다이어리’에 링크 복사를 해 놓으면 그날 그날 잊지 않고 처리할 수 있다.
마지막으로, 공문을 저장할 때 각자의 스타일이 있다. 나는 다음과 같이 정리를 한다.
가. 내부결재 : 학교에서만 통용되는 보고용 결재문서
나. 공문 : 상급기관이나 유관기관에서 온 공문
다. 발송 : 해당 공문을 보고 상급기관이나 유관기관으로 내가 발송한 공문
라. 지출품의 : 에듀파인에서 기안한 문서
이렇게 정리해 놓으면 나중에 다시 보거나 사용할 때 무엇이 공문 본문에 해당하는 파일이고 붙임파일인지 정확히 알 수 있다.
교사들에게 업무는 필요악 같은 존재다. 업무를 안 하면 좋은데 안 할 수가 없다. 그러니 어쩌겠는가. 효율적으로 업무처리하는 것이 필요하다. 그 효율에 날개를 달아주는 것이 에버노트라 생각한다. 다른 선생님들께서도 에버노트로 업무를 하며 스트레스를 덜 받고 남는 시간에 수업 준비도 하는 두 마리 토기를 모두 잡으 셨으면 좋겠다.
