결정이 아닌 설명이 반복되는 회의들
PART 3. 이미 시작된 프로젝트를 붙잡는 시간
프로젝트를 진행하다 보면, 매일 회의로 시작해서 회의로 끝나는 것처럼 느껴지는 순간이 있다.
아침에 시작한 미팅이 점심을 지나고, 잠깐 쉬었다가 다시 이어지고, 그렇게 하루 일정이 회의로 채워진다.
회의가 끝나면 이미 업무 시간은 지나 있고, 다음 회의를 준비하기 위해 밤을 새워서라도 회의 내용을 정리하고 공유된 문서들을 수정해야 했다. 그래야 다음 날 같은 이야기를 다시 처음부터 반복하지 않아도 되었기 때문이다.
그런데 돌이켜보면 모든 프로젝트가 그랬던 것은 아니다.
어떤 프로젝트는 회의가 많지 않았고, 한두 번의 미팅만으로도 충분히 정리되었다. 회의 시간도 길지 않았고, 회의가 끝나면 곧바로 다음 단계로 넘어갈 수 있었다. 프로젝트마다 분위기는 분명히 달랐다.
회의가 길어지는 프로젝트에는 공통점이 있다.
요구사항이 아직 하나의 기준으로 정리되지 않았거나, 각자가 들고 있는 판단의 기준이 서로 다른 경우다. 이 상태에서는 회의를 짧게 끝내는 것이 오히려 더 어렵다. 같은 기능을 두고 이야기하고 있는데, 누군가는 운영을 떠올리고 있고, 누군가는 사용자 화면을 생각하고 있으며, 누군가는 개발 구조를 걱정하고 있다. 모두 같은 말을 하고 있지만, 각자가 붙잡고 있는 핵심은 조금씩 다르다. 그러다 보니 결론이 난 것처럼 보였다가도, 다른 질문 하나가 나오면 다시 처음부터 확인해야 하는 상황이 반복된다.
반대로 회의가 길지 않았던 프로젝트들은 공통적으로 기준이 먼저 잡혀 있었다. 요구사항의 범위가 어디까지인지 어느 정도 선이 있었고, 누가 어디까지 결정할 수 있는지도 팀 안에서 합의되어 있었다. 이미 문서로 공유된 기준이 있었기 때문에, 회의는 새로운 판단을 만들어내는 자리가 아니라 정리된 내용을 확인하고 다음 단계로 넘어가는 자리였다. 그래서 회의가 길어질 이유가 없었다.
기획 미팅이 길어질 때, 기획자는 자연스럽게 가운데에 서게 된다.
각자가 던지는 말의 의미를 정리해 하나의 문장으로 묶어내야 하기 때문이다. 이 과정은 단순한 기록이나 진행만으로 해결되지 않는다. 질문은 반복되고, 같은 요구는 다른 말로 여러 번 등장할 수밖에 없다.
그래서 회의가 길어질수록 기획자의 역할은 더 분명해진다.
지금 이 회의가 결론을 내려야 하는 자리인지, 아니면 요구사항을 바라보는 기준부터 맞춰야 하는 단계인지를 구분하고, 오늘은 무엇까지 정리할 수 있는지 경계를 세우는 일이다. 이 경계가 없으면 회의는 계속 확장되고, 결정은 다음 회의로 미뤄진다.
회의가 끝난 뒤에도 기획자의 일은 끝나지 않는다.
그날 오간 이야기들을 다시 정리하고, 시나리오로 풀어내고, 빠진 조건을 문서로 보완해야 한다. 그래야 다음 회의에서 논의가 기억이 아니라 기준을 중심으로 이어질 수 있다. 그래서 회의가 길었던 날일수록, 기획자의 밤은 짧아진다.
이 지점에서 하나가 분명해진다. 기획 미팅이 길어지는 것은 기획자가 정리를 못 해서라기보다, 아직 정리되어야 할 기준이 남아 있다는 신호에 가깝다. 그리고 그 기준은 회의 시간 안에서 완성되지 않는다. 회의와 회의 사이, 기획자가 정리한 문서 위에서 조금씩 형태를 갖춘다.
회의 시간의 차이는 프로젝트의 성숙도 차이에 가깝다. 기준이 이미 서 있는 프로젝트에서는 회의가 짧아지고, 기준을 만들어가야 하는 프로젝트에서는 회의가 길어진다. 그리고 그 차이를 가장 먼저 체감하는 사람은 대개 기획자다.
이 장에서 말하고 싶은 것은 하나다.
기획 미팅이 길어진다는 자체가 문제는 아니다. 문제는 회의가 길어지는 이유를 인식하지 못한 채, 회의 시간만 줄이려 할 때다. 기준이 필요한 시점에는 회의가 길어질 수밖에 없다. 중요한 것은 그 회의가 기준으로 남고 있는지, 아니면 말로만 흘러가고 있는지다.
다음 장에서는 이 회의들이 왜 쉽게 끝나지 않고, 왜 늘 “다음에 다시 이야기하죠”로 이어지는지, 그리고 합의라는 것이 실제로 언제 완료되는지에 대해 조금 더 들여다보려 한다.