회의에서 끝난 이야기와 문서에 남은 이야기의 차이
PART 3. 이미 시작된 프로젝트를 붙잡는 시간
회의를 하다 보면 이런 순간을 자주 만난다. 각 팀의 의견이 엇갈리고, 한참을 논의한 끝에 어느 정도 정리가 된다. 누군가는 양보하고, 누군가는 조건을 붙이고, 그렇게 하나의 안으로 모인다. 회의실을 나설 때는 모두가 고개를 끄덕인다.
“그럼 이렇게 가는 걸로 정리된 거죠?”
그 순간만 놓고 보면 분명 합의는 이루어진 것처럼 보인다.
하지만 며칠 뒤, 이런 말이 다시 나온다.
“아직 확정된 건 아니죠?”
“다른 팀에서 다른 의견이 있어요.”
“이 부분은 다시 한 번 확인이 필요할 것 같아요.”
기획자는 이 지점에서 당황하게 된다.
분명 회의에서 정리했고, 다들 동의했던 내용이었는데, 왜 다시 처음으로 돌아온 것처럼 느껴질까. 돌이켜보면 문제는 ‘의견이 갈렸기 때문’이 아니다. 문제는 그 회의에 없던 사람들이 있었다는 점이다. 회의에 참석한 팀들 사이에서는 조율이 끝났고, 그 안에서는 합의도 이루어졌다. 하지만 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 다른 팀, 혹은 최종 판단 권한을 가진 조직은 그 자리에 없었다. 그 사실이 명확히 짚어지지 않은 채, 그 합의는 마치 최종 결정인 것처럼 받아들여진 것이다.
협의가 끝난 며칠 뒤 등장한 이견은 새로운 요구라기보다, 처음부터 포함되지 않았던 판단 주체가 뒤늦게 의견을 낸 것에 가깝다. 그래서 그 한마디로, 이미 정리되었다고 생각했던 사항이 다시 원점으로 돌아간다.
이런 경험을 몇 번 겪고 나면 기획자는 깨닫게 된다.
합의란 ‘의견이 완전히 맞아떨어진 상태’라기보다, 더 이상 그 결정을 뒤집을 사람이 남아 있지 않은 상태에 가깝다. 그래서 기획자는 회의가 끝날 때마다 마음속으로 이런 질문을 던지게 된다.
“누가 참여했는가”
“이 결정에 이의를 제기할 사람은 더 없는가”
“지금 이 합의는 정말 끝난 것인가.”
이 질문에 답하지 않은 채 넘어간 합의는, 언젠가 같은 논의를 다시 꺼내야 하는 상황으로 돌아오곤 한다.
문제는 그 말이 틀린 말이 아니라는 점이다. 실제로 그렇게 이야기한 적이 있고, 그 회의 안에서는 그렇게 정리되었기 때문이다. 다만 그 합의가 어디까지 유효한지, 그리고 누구까지를 포함한 결론이었는지가 분명하지 않았을 뿐이다. 그래서 실무에서의 합의는 종종 ‘완료’라기보다 ‘잠시 멈춰 둔 상태’에 가깝다. 겉으로는 정리된 것처럼 보이지만, 아직 모든 판단 주체가 참여하지 않았거나 ‘정책 확인’이라는 이유로 언제든 다시 열릴 수 있는 상태다.
기획자는 이 지점을 가장 먼저 체감한다. 회의에서 정리된 내용을 요구사항에 반영하고, 그 내용을 바탕으로 IA를 그리고, 시나리오를 정리한다. 그런데 며칠 뒤 그 전제가 다시 흔들린다. 다른 팀의 의견이 들어오거나, 정책 확인이 필요하다는 이유로 결론이 ‘재검토’ 상태로 돌아가는 순간이 온다.
그래서 기획자는 점점 합의의 ‘내용’보다 합의의 ‘상태’를 먼저 확인하게 된다.
“지금 이건 확정인가, 임시인가”
오늘 회의 결론은 다음 단계로 넘어가도 되는가, 아니면 “현재까지의 정리”로만 남겨야 하는가.
이 장에서 말하고 싶은 것은 단순하다. 합의는 회의에서 말이 정리되었다고 해서 완료되는 것이 아니다. 그 합의가 최종 결정권자의 확인까지 포함한 결론인지, 그리고 그 결론이 참여자 모두에게 같은 의미로 공유되었을 때 비로소 완료에 가까워진다.
그 기준이 없으면 회의는 계속 열린다. 같은 안건이 다른 말로 다시 올라오고, 합의는 ‘결정’이 아니라 ‘기억’의 문제로 남는다. 그러다 결국 기획자는 이미 정리했던 내용을 다시 설명하고, 다시 문서에 옮기고, 다시 근거를 찾게 된다.
다음 장에서는 정리된 요구사항과 문서가 실제 프로젝트 안에서 어떻게 쓰이기 시작하는지, 그리고 기획서를 넘긴 이후에도 왜 기획자가 다시 불려가게 되는지를 이야기해보려 한다