팀장에게 필요한 5가지 시간관리법
가장 기본이지만 가장 어려울 수 있는 부분인 시간관리에 대해서
매니저가 되고 중간 캐치업때 뭐가 제일 힘드냐 하면, 가장 처음 접하는 큰 어려움이 “시간관리"였다. 열심히 하는데 시간이 너무 부족하다고.
나도 돌이켜 보면 새로운 포지션을 맡았을 때 초반에는 항상 이 어려움을 느꼈다.
재미있게도 뉴 매니저, 팀장이 아니라 경력직 팀장들도 어려워한다. 시간 관리가 어찌 보면 가장 기본 같지만 가장 어려운 부분인?
뭔가 일은 열심히 하는데 성과가 안 나오거나
열심히 하는데 쫓기는 느낌이 들고 좀 답답하다면 아래 5가지 스텝을 적용해 보자.
1. 시간 기록해 보기
매니저들에게 물었다.
Time management를 하려면 가장 먼저 뭘 해야 할까요?
"계획을 잘 세운다?" "플래닝?"
아니다.
어떤 일이든 시작하기 앞서 현재 상황을 파악하는 것이 가장 우선이다.
현 상황을 파악하고 거기서 개선할 부분 몇 개만 찾으면 변화하기도 쉽기 때문에.
먼저, 지난주 캘린더를 열어서 내 시간이 어떻게 사용되었는지 확인해 본다.
만약 캘린더 사용을 안 했다면?
다음 주에 기록해 보고 그걸로 시작해 보자.
몇 시부터 몇 시에 어떤 업무를 했는지. 미팅, 이메일 정리, 혼자 하는 업무 등.
여기서 중요한 점은 계획을 적는 것이 아니라, 이미 완료된 일을 적어야 한다. 내 시간 사용을 파악하기 위함이기에.
그리고 각 업무별로 그룹화시켜서 정리해 본다.
직무 산업군 별로 다를 수 있으니 이 카테고리는 개인이 설정하되 약 5개 정도로 추려본다.
(예: 고객 미팅 / 내부 정기 미팅 / 집중업무시간 등)
2. 이상적인 시간 사용 생각해 보기
꼭 1번을 한 이후에 2번으로 넘어가야 한다.
안 그러면 이상적인 시간에 따라 내가 지난주에 한 업무를 왜곡할 수 있음. (자꾸 계획만 세우는 오류)
여기서도 카테고리를 만드는 게 좋은데, 1번 카테고리를 기준으로 해도 좋고
아예 새로운 방식으로 정리해 보면 더 좋다.
단, 내가 했던 것 하고 있는 방식이 아니라 정말 이상적인 상태라면? 이상적인 매니저의 시간 사용이라면?이라는 생각으로 현재가 아니라 'Ideal'을 기준으로.
3. 비교해 보기
여기서 생각해 보아야 할 포인트는 1번에서 정한 5개의 카테고리의 각 비율.
대부분은 1번 내가 '했던' 시간과 2번의 '이상적인' 시간 사용이 다르다.
오히려 다른 게 좋다. 개선할 부분이 있으니까 :)
4. 정말 중요한 일인가? 나만이 할 수 있는 일에 시간을 쓰고 있는가? 질문하기
1-2-3을 해보면 개선할 부분이 나오고 얼추 시간 관리가 되어가는 것 같은데 여기서 한 번 더 리뷰한다. 아래 두 질문을 기준으로.
"이게 정말 중요한 일인가?"
-> 가끔 우리는 급한 일에 몰두되어 정말 중요한 일들에 대한 시간 배분을 하지 않는다.
예를 들면 long-term plan을 짠다던지. 아니면 팀 문화, development plan에 대해 생각해 본다던지 하는. 급한 건 아니지만 중요한 '생각의 시간'
"나만이 할 수 있는 일인가?"
-> 매니저들은 특히 이 질문을 꼭!!! 해야 한다. 위임을 하기 위해서. 위임이라는 게 절대 일을 떠넘기는 게 아님을 기억하고 질문해야 한다.
위임은, 나도 팀원도 할 수 있는 일이지만 팀원의 성장을 위해서 도움이 되도록 하는 것. 물론 내가 하면 더 빠르고 더 잘할 수는 있겠지만 위임하지 않으면 매니저 고유의 업무를 할 수 없게 된다. 그러면 팀원은 배움의 기회를 박탈당하는 거고, 장기적으로 더 큰 성장은 불가능하게 된다.
5. 액션 리스트 만들고 실행하기
생각을 다 했으면 행동으로 옮겨보자.
위임할 것은 무엇인지, 생각할 시간은 언제 떼어둘 것인지.
이상적인 시간에 가깝게 다음 주를 계획해 보고, 업무를 처리할 때마다 "정말 중요한 일인지?" "나만이 할 수 있는 일인지?"를 스스로에게 물어보자.
마침 오늘은 목요일.
오늘내일을 기록해 보고 다음 주를 계획해 보면 어떨까?
시간관리에 있어 마지막 당부를 하자면,
일주일에 일부 시간은 꼭 떼어두고, 눈앞의 업무가 아니라 우리 조직이 가야 할 방향에 대해 생각하는 시간을 가져보자.
매니저 스스로가 대체될 수 없는 사람이 되어야 팀원도 그러한 사람이 된다.
매니저가 성장하려고 하고 발전하려고 해야 팀이 성장하고 발전한다.
가장 기본, 시간관리부터 시작해 보면 어떨까 :)
