빅마우스와 회의하기
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4. 빅마우스와 회의하기
회의에서 다양한 의견이 오가는 것은 매우 중요합니다. 다들 입을 다물고 있는 것보다는 활발한 대화가 훨씬 생산적이죠. 하지만, "과유불급"이라는 말이 떠오르는 사람들이 있습니다. 오늘은 회의에서 자주 마주치는 '빅마우스' 유형의 참석자들에 대해 이야기해보겠습니다.
가상의 사례 1: 빅마우스의 발언 독점
예를 들어, '신제품 아이디어 회의'를 하고 있다고 해봅시다. A 팀원이 신제품의 특징에 대해 발표하자마자 B 팀원이 발언을 이어받습니다. B 팀원은 자신의 아이디어와 의견을 피력하며 A의 발표에 덧붙입니다. 여기까지는 좋지만, 문제는 B 팀원이 이 주제에 대한 자신의 생각을 계속해서 덧붙이며 끝없이 설명하는 상황입니다. "이 아이디어가 왜 중요한지", "어떤 문제를 해결할 수 있는지" 등 너무 많은 내용을 다루다 보니 결국 회의의 주제는 B 팀원의 의견으로만 채워지게 되고, 다른 팀원들이 의견을 나눌 시간은 줄어들게 됩니다. 다른 참석자들은 점점 참여하기 어려워지고, 회의의 원래 목적에서 벗어나게 되죠.
가상의 사례 2: 주제에서 벗어나는 논의
또 다른 사례로, '마케팅 전략 회의'를 생각해 봅시다. 이번 회의의 목표는 다음 분기의 마케팅 캠페인을 계획하는 것입니다. 그런데 C 팀원이 발언할 차례에, 경쟁사의 지난 5년간의 캠페인과 관련된 경험담을 늘어놓기 시작합니다. 물론 유익한 정보일 수도 있지만, 그 이야기가 너무 길어지고 현재 논의하고 있는 캠페인과의 관련성도 점점 희미해지기 시작합니다. 결국 회의는 주제를 잃어버리고 산만해지며, 다른 참석자들은 본론으로 돌아가고자 하는 마음만 남게 됩니다.
빅마우스를 다루는 방법
이런 '빅마우스'를 다루기 위해 몇 가지 실질적인 방법을 사용할 수 있습니다. 먼저, 회의 시작 전에 명확한 아젠다를 공유하고 발언 순서를 미리 정하는 것이 좋습니다. '프로젝트 회의'를 예로 들어보겠습니다. 회의를 시작하기 전에 각 참석자에게 발언할 주제와 시간을 할당하고, 각 안건별로 논의 시간을 명시합니다. 가령, D 팀원은 첫 번째 안건을 5분 동안 발표하고, 그 뒤에 각 참석자가 2분씩 의견을 나누는 식으로 시간을 정합니다. 이렇게 하면 모든 참석자가 자신의 생각을 명확히 전달할 수 있는 기회를 얻고, 회의의 흐름이 잘 유지될 수 있습니다.
또한, '타이머'를 활용해 발언 시간을 엄격히 관리하는 것도 좋은 방법입니다. 예를 들어, 회의실에 있는 큰 화면에 타이머를 띄우거나 스마트폰 타이머를 사용해 모든 발언에 시간을 할당할 수 있습니다. 발언 시간이 끝나기 2분 전에 "앞으로 2분 남았습니다"라는 알림을 주면, 발언자가 자신이 남은 시간을 적절히 활용하려는 노력을 할 것입니다. 이렇게 발언 시간을 조율하면 모든 참석자가 공평하게 의견을 나눌 수 있게 됩니다.
주제에서 벗어난 논의가 발생하면 정중하게 본론으로 돌아오도록 유도하는 것이 중요합니다. 예를 들어, '제품 출시 회의'에서 한 참석자가 본론과 상관없는 자신의 경험을 길게 이야기하기 시작할 때, 진행자는 "그 부분은 다음 회의에서 다루는 것이 좋겠습니다"라며 주제를 다시 잡아줍니다. 또한 "다른 분들의 의견도 들어보면 좋겠습니다"라고 말해 자연스럽게 다른 참석자들의 발언을 유도하는 것도 필요합니다.
빅마우스의 적극성 활용하기
좀 더 전향적인 방법으로, 빅마우스의 적극성을 회의 준비나 요약에 활용하는 것도 있습니다. 가령, '주간 목표 설정 회의'를 진행하기 전, 빅마우스 성향의 팀원에게 특정 주제의 사전 리서치를 맡기고 발표를 하도록 합니다. 이렇게 하면 그는 본인의 의견을 잘 정리해서 발표할 수 있고, 회의 시간을 보다 효율적으로 사용할 수 있게 됩니다. 물론, 그에게 발표 시간을 명확히 할당해주어야 하겠죠. 이러한 역할 부여는 빅마우스의 에너지를 건설적인 방향으로 전환하는 데 큰 도움이 됩니다.
결론
결국 빅마우스도 팀의 중요한 일원입니다. 그들의 열정과 참여 의지를 부정적으로만 보지 말고, 적절히 조절하여 긍정적인 에너지로 승화시키는 것이 중요합니다. 그들의 열정은 회의에 활기를 불어넣을 수 있는 자산이며, 이를 잘 활용하면 팀의 성과를 높이는 데 기여할 수 있습니다. 다만, 특정인이 발언을 독점하면 의견의 균형이 깨지고 회의의 본래 목적에서 벗어날 수 있습니다.
따라서 중요한 것은 모든 참석자가 적절한 기회를 갖고 의미 있는 기여를 할 수 있는 균형 잡힌 회의 문화를 만드는 것입니다. 회의 진행자는 친절하지만 단호한 태도로 회의를 이끌고, 참석자 모두가 서로를 배려하는 자세를 가져야 합니다. 이를 통해 회의는 진정한 소통과 협력의 장이 될 수 있을 것입니다.
