삶을 알차게 보내는 툴 (1)
해야 할 일을 적는 것부터 우선순위 매기는 것까지
1. To-Do List
생각할 여유도 없이 바쁘게 움직이다 보면, 해야 할 일을 놓치거나 쓸데없는 일에 시간을 빼앗기기 쉽죠. 출근해서 막상 해야 할 일을 찾다 보면, 마음은 바쁜 데 할 일이 딱히 떠오르지 않습니다. 그럴 때 유용한 툴이 To-Do List입니다. To-Do List는 말 그대로 해야 할 일에 대한 리스트입니다. 해야 할 일은 적어두고 완료될 때마다 취소선을 긋는 방식 또는 삭제하는 식으로 활용합니다.
아마도 많은 사람이 To-Do List라는 이름을 사용하지 않더라도 이 툴을 사용하고 있을 겁니다. 그만큼 일반적이고 쉽게 써먹을 수 있는 툴입니다. 여기서 몇 가지 응용 포인트를 두자면 완료 예정일을 적어두는 겁니다. 해야 할 일을 리스트로 만드는 것뿐만 아니라, 완료해야 하는 기한까지 관리를 하는 거죠.
해당 툴은 일반적으로 사용하고 있고, 유용성이 높은 만큼 단점을 가지고 있습니다. 리스트에 적혀 있는 일들은 선후, 경중의 관계가 없습니다. 그러다 보니 조금 더 하고 싶은 일, 하기 편한 일에 손이 먼저 가기 쉽죠. 그래서, To-Do List는 계획하지 않았던, 갑작스럽게 발생하는 일에 대해서 적어서 관리하는 용도로 사용하고, 다음에 소개할 Priority Matrix (우선순위 매트릭스)를 활용해서 정식 계획에 반영해서 단점을 보완합니다.
2. Priority Matrix (우선순위 매트릭스)
해야 할 일이 많은데, 사용할 시간이나 리소스는 한정적이죠. 그래서, 최대한 중요하고 시급한 일에 집중해야 합니다. 할 일을 중요도, 시급도 두 축으로 4가지 카테고리로 나눕니다.
첫 번째는 중요하고 시급한 일입니다. 무엇보다 우선해야 해야 할 일이고, 최대한 빠르게 처리해야 할 일입니다.
두 번째는 중요하지만 시급하진 않은 일입니다. 보통은 당장 기한이 정해지진 않았지만 미래를 위해서 차근차근 준비를 해야 하는 일입니다. 여기 카테고리에 있는 일은 스스로 시간을 만들어서 꾸준히 처리해야 하는 일입니다. 보통 공부나 연구, 운동 등이 여기 카테고리에 속합니다.
세 번째는 중요하진 않지만 시급한 일입니다. 회사 일 중에서 메일을 보내야 한다거나, 고객 클레임을 처리해야 하는 일 등이 여기에 속합니다. 당장 나의 발전에 중요하진 않지만, 기한 내에 처리해야 하는 일로 현재 당장 처리해야 하지만, 향후에는 최대한 이런 상황이 발생하지 않도록 줄여가야 하는 카테고리입니다.
마지막은 중요하지도 시급하지도 않은 카테고리로 없애거나 최대한 줄여야 하는 일들입니다.
저는 프랭클린 다이어리를 사용해서 일일 계획을 세우는 데, 첫 번째 카테고리는 주로 회사의 주요 업무로 “A”로 표기하고, 두 번째 카테고리는 공부나 글을 쓰는 등의 일로 “B”로 표기합니다. 세 번째 카테고리는 회사 업무이지만, 기한이 정해진 사무적인 업무로 “C”로 표기하고, 마지막 카테고리는 “D”로 표기합니다.
우선순위 매트릭스가 좋은 툴이지만, 장점만 있는 건 아닙니다. 우선순위 매트릭스의 장점은 중요하고 시급한 일에 자원을 최우선 배분한다는 장점이 있지만, 장기적인 계획이나 프로젝트 업무에는 적용하기 적당하지 않습니다. 즉, 매일 하루하루 리소스 관리에는 적합하지만, 중장기적인 계획에는 부족한 점이 있습니다.
다음 글에 이어서 다른 툴들도 소개하겠습니다.
3. 간트 차트 (Gantt Chart)
4. Not To-Do List
5. Checklist (체크리스트)
6. Divide-and-Conquer (분할하여 정복하기)
7. 싫어하는 일을 먼저 시작하기
