삶을 알차게 보내는 툴 (2)
큰 일을 작게 쪼개고, 일정을 한 눈에 바라볼 수 있도
3. 간트 차트 (Gantt Chart) + 데드라인 관리 (Deadline Management)
앞서 설명한 우선순위 매트릭스는 단기 계획을 세우는 데 유용한 툴이지만, 중장기적인 계획을 세워서 활용하는 데는 한계가 있다고 했습니다. 이러한 한계를 보완하는 툴이 이번에 소개할 간트 차트와 데드라인 관리입니다. 아마도 프로젝트 성 업무를 진행해 본 사람이라면 자주 봤을 겁니다. 가로축으로 연, 월, 일 시간의 흐름이 세로축으로는 최종 목표까지 해야 할 일과 담당자가 정리되어 있고, 막대 가로 그래프가 할 일 별로 시작일부터 마감일까지 표시한 차트 형태가 간트 차트입니다.
간트 차트는 주로 규모가 큰 프로젝트 성 업무의 계획을 세우고 관리할 때 적합한 툴입니다. 그래서, 건설 현장, 시스템 구축 프로젝트 등에서 필수적으로 활용됩니다. 개인적으로 사용할 때는 간트 차트의 형식을 모두 사용하는 건 적합하지 않기에 약간 간소화하는 게 필요합니다. 간트 차트의 장점은 규모가 큰 업무, 일정을 가시화하는 데 있지만, 개인이 활용하는 데는 보통 이 정도까진 필요 없습니다. 여기서 활용하는 것이 데드라인 관리입니다.
간트 차트와 같은 원리입니다. 먼저 최종 목표일을 표기합니다. 그리고, 최종 목표 일부 터 역으로 스케줄링을 합니다. 주로 주요 이벤트, 점검 일자 등 마일스톤이 되는 일자를 나열합니다. 그리고, 가까운 일자부터 중간 목표를 작성하고, 중간 목표가 완료될 때마다 해당 일자를 완료 표시를 합니다.
활용할 때는 가장 가까운 일자의 마일스톤이 데드라인이 되고, 거기에 해당하는 업무를 처리하면 또 다른 마일스톤이 데드라인이 됩니다. 이런 식으로 차례대로 업무를 처리하는 거죠.
간트 차트나 데드라인 관리는 중장기 계획을 세우는 데 유용하지만, 그것만으로는 한계가 있습니다. 실질적인 업무나 해야 할 일을 관리하는 것이 아니라 이벤트, 일정 관리 정도로만 활용하고 관리할 가능성이 높다는 겁니다. 그래서, 다음에 소개할 WBS (Work Breakdown Structure)와 함께 사용해야만 더 큰 효과를 얻을 수 있습니다.
4. WBS (Work Breakdown Structure): Divide-and-Conquer (분할하여 정복하기)
이전 간트 차트, 데드라인 관리는 중장기 업무에 대한 일정 관리의 툴로 적합하지만, 해야 할 일, 준비가 필요한 사항에 대한 관리에는 한계가 있다고 했습니다. 물론 사람마다 간트 차트를 사용하면서 업무를 분할하여 체계적으로 관리하는 사람도 있을 수 있겠죠. 그렇지만, 그렇지 않을 경우를 대비하여 활용하는 툴이 WBS입니다. WBS는 한글로 해석하면 업무 분할 구조로 번역할 수 있습니다. 규모가 큰일을 쪼개서 일정 기간 동안 실행할 수 있는 규모로 작게 쪼개서 관리하는 기준을 만드는 데 사용하는 툴입니다.
규모가 큰일을 한꺼번에 처리하긴 쉽지 않죠? 만약 세계 일주 여행을 준비한다고 생각해 보죠. 얼마나 준비할 일이 많을까요? 그걸 쪼개고 쪼개서 구조화해서 트리 형태로 만들어 볼까요? 그것이 WBS의 예시가 될 겁니다.
보통은 WBS만 활용하지 않고, 앞의 간트 차트와 같이 사용해서 대 일정 계획이란 이름으로 관리합니다. 여기서 간트 차트와 WBS를 나눠서 설명하는 건 간트 차트를 활용하면서도 WBS 개념이 부족한 경우가 많기 때문입니다.
프로젝트 성 업무를 간트 차트로 제대로 관리하기 위해서는 WBS를 활용해서 이벤트가 아닌 업무를 관리해야 합니다. 그렇지 않으면 이벤트 사이의 업무를 제대로 관리가 안 된 상태에서 무의미한 일정만 관리하게 됩니다. 즉, 최종 목표를 향해서 업무를 하나하나 완성한다는 관점에서는 이벤트 일정이 아닌 업무를 관리해야 하고, 여기에 적합한 툴이 WBS입니다.
다음 글에서는 아래 툴들을 설명하도록 하겠습니다.
5. Not To-Do List
6. Checklist (체크리스트)
7. 싫어하는 일을 먼저 시작하기
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