지역문화자원 기록물 정리 방법?
15. 지역문화자원 아카이브 구축 매뉴얼
1. 기록물 정리
1) 정리(Arrangement)는 출처와 원질서를 존중하는 기록관리 원칙에 따라 기록물을 물리적, 지적으로 통제할 수 있도록 기록물을 조직하는 과정이다.
기록물 관리의 원칙
출처 주의의 원칙: 출처가 다른 기록물을 혼합하여 관리해선 안 된다는 원칙이다. 기록물의 생성 배경, 관리, 이용 등이 기록물과 함께 관리되어야 한다는 것을 의미한다.
원질서 주의의 원칙: 기록물 생산자에 정해진 배열순서, 체계 등을 유지해야 한다는 원칙이다. 자의적 판단으로 기록물의 순서를 흩트리는 것은 바람직하지 않다.
계층적 관리와 집합적 기술: 크고 일반적인 것에서부터 작고 구체적인 것에 이르기까지 연속적인 기록물을 단계적으로 묶어서 관리하되, 기록물들을 각각의 개체가 아니하 집합적으로 기술하는 것을 말한다. 이는 원칙이라기보다 앞의 출처 주의의 원칙과 원질서 주의의 원칙을 이행하는 방법이라고 볼 수 있다.
2) 기록물 정리는 논이적 분류는 물론, 보존을 위한 물리적 재배치 과정을 포함하고 있다. 그 과정은 다음과 같다.
해철
철별로 철끈과 철심, 건별철침, 클립, 콜대(몰딩) 및 배지 제거
기록물 누락여부 화인
타 기록물철과 섞이지 않도록 분리
보수
기록물의 훼손, 손상 부분 보수
곰팡이, 해충 등 다른 기록물 보존에 영향을 미칠 수 있는 요소가 있을 시 밀봉처리
부착물 정리
영수증, 사진 등이 한 면에 다수 부착되거나 중첩된 경우 각 1매씩 표준 규격(A4) 용지에 부착하여 정리
복사본 제거
동일한 기록이 여러 개 존재하는 경우 불필요한 기록물 제거
취합 및 편철
편철순서는 위로부터 기록물철 표지, 색인목록, 문서의 순서로 정리
분류된 기록물은 순서대로 취합하여 기록물철 당 100매 내외로 편철, 기록물의 양이 많은 경우에는 2권 이상으로 나누고, 관리번호를 부여
정리 검증
기록물 정리에 오류가 있는지 검증작업 후 다음 작업 수행
2. 기록물 평가와 폐기
1) 기록물의 보존 가치를 판단하여 행정적, 사회적, 역사적 가치가 높은 기록물은 보존하고, 보존 가치를 상실한 기록물은 폐기함으로써 효율적인 기록관리 업무를 수행하기 위한 절차이다.
2) 평가: 기록물을 활용하여 역사문화자원을 개발하는 지역문화원의 경우 역사성, 지역성, 공공성 등을 기록물 평가의 주요 가치로 둔다. 이러한 평가지표는 이후 역사문화자원을 활용한 콘텐츠를 개발할 때도 적용되며, 이러한 평가를 통해 중요도를 판단하고 콘텐츠 개발의 우선순위를 정할 수 있다.
기록물평가지표
역사성: 역사적, 문화적, 학술적, 기치의 여부, 유일성, 신뢰성, 접근성, 시간적 범위 등의 가치, 문화유산과의 관련여부
지역성: 지역은 다른 지역과 구별되는 고유한 자연적, 인문적 특성 여부
공공성: 지역 구성원 전체의 관심 및 생활과의 관련성 정도, 지역 구성원 전체의 이익 및 윤리적, 도덕적 가치 등의 위배 여부
3) 폐기: 기록물평가에 따라 보존이 결정된 경우 기록물을 온전히 보관할 수 있도록 보존처리 과정이 진행되며, 폐기가 결정된 경우 정해진 절차에 따라 폐기를 결정한다. 또한, 기록물 자체는 폐기하더라도 생산자, 기록식별자, 기록물명, 기술, 분류, 일시, 보존기간, 폐기 이유 등의 메타데이터는 보존되어야 한다.
전자, 마그네틱 기록물
단순 삭제는 기록 매체에서 데이터를 온전히 지울 수 없으므로 절단, 압착 등의 폐기방법을 사용하거나 저장 매체의 재포맷을 통해 완전히 데이토를 삭제한다. 기록물의 백업 복사본 역시 폐기한다.
종이기록물:
파쇄, 용해, 소각 등의 방법을 사용하여 기록물을 폐기한다.
비전자, 비종이기록물
비디오, 영화촬영 필름, 마이크로필름 등은 세절, 정단, 압착 또는 화학적 재생 등으로 패기 할 수 있다.
3. 디지털화
1) 스캐닝 또는 인코딩 장비 등을 이용하여 비전자 기록물을 디지털 영태로 환하는 과정을 말한다. 디지털화는 시간에 따른 기록물의 훼손과 소실 등에 대비할 수 있으며, 기록물 내용 확인에 필요한 장비가 구형화되는 데에 따른 대체 수단으로써 역할을 한다.
2) 스캐닝
스캐닝을 하기 전 대상 기록물의 상태를 다시 점검하고, 스캐닝 모드 및 저장 형태, 해상도, 스캐닝 방식 등을 점검한다.
스캔된 기록물의 이미지를 확인하고 상태가 불량하면 재스캐닝을 실시하고, 중복 또는 누락된 페이지가 없는지 확인한다.
스캔된 이미지의 상하반전 여부, 가독성, 구겨짐, 색감 등을 확인한다.
3) 인코딩
비디오, 오디오 테이프의 형식에 따라 적합한 재생기를 이용하여 전송되는 신호를 인코더로 디지털화한다.
데이터가 중간에 끊기지 않도록 주의하며, 두 개 이상의 파일을 임의로 병합하지 않는다.
4) 디지털 파일포맷
기록물이 생산된 당시의 애플리케이션이 없어도 기록물의 내용과 외형을 확인할 수 있는 보존 포맷을 사용하여 전자기록물을 관리할 필요가 있다. 기로굴에 따라 유형별로 권고되는 보존 포맷은 다음과 같다.
영상, 음성
무손실 압축: 파일포맷_MKV, 영상코덱_FFV1, 음성코덱_FLAC
손실압축: 파일포맷_MP3, 영상코덱_H.265, 음성코덱_AAC
정지 이미지
무손실, 무압축: TIFF
손실 압축: JPEG
박물류 3D 촬영
3D 스캐닝 원본: STL
병합 데이터: PLY, STL 등
후처리 데이터: PLY, OBJ 등
참고문헌_지역문화자원 아카이브 구축 매뉴얼(한국문화원연합회_2021)
