Chapter 13. (Tool Kit)
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SUMMARY
이 챕터는 프로젝트 실패의 원인으로 반복적으로 지목되던 ‘구매팀’의 문제를, ‘사람의 무능’이 아닌 ‘일의 설계와 평가 체계의 문제’로 전환해 바라본다.
티제이는 프로젝트 리스크 리뷰 회의에서 “구매가 문제다”라는 비난을 들으며, 현상 이면의 구조를 보기 시작한다. 그는 두 가지 가설을 세운다.
• 가설 1: 바이어들은 과중한 계약 건수와 불필요한 절차 때문에 과부하에 시달린다.
• 가설 2: ‘최저가’ 중심의 구매 정책이 납기 및 품질 문제를 초래해 오히려 총비용을 높인다.
이 가설을 검증하기 위해, 티제이 팀은 Activity × Output 매트릭스를 설계하고, 바이어들이 실제 어떤 활동에 시간을 투입하는지 데이터를 수집, 분석하였다.
• 계약 및 승인 관련 업무: 31%,
• 재작업 및 Trouble Shooting: 23%,
• 품질/납기 이슈 후속 대응: 14%로, 전체 업무의 70% 이상이 ‘비부가가치(NVAW)’ 영역에 집중되어 있었다.
문제의 핵심이 드러나자, 팀은 해결책을 데이터로 입증하기 시작한다.
티제이는 TCO(Total Cost of Ownership, 총소유비용) 개념을 적용해 ‘가격이 아닌 총비용 기준으로 공급사를 평가’하는 체계를 구축한다. TCO 시뮬레이션 결과,
• 단가 기준으로는 예산 대비 +7% 상승,
• 하지만 납기·품질 문제로 인한 사후비용이 –7.4% 절감,
• 총비용 기준으로 –0.4% 개선.
티제이 팀은 이 결과를 기반으로
• 표준품목 절차 간소화,
• TCO를 공식 KPI로 도입,
• ERP 승인 절차에 TCO 필드를 추가하는 실행계획을 수립했다.
TAKEAWAY
1. 구매의 악순환의 고리
• 단순 계약 반복 → 시간 부족 시간 부족 + Best Value 업체에 대한 선정 근거 부족 → 최저가 선정 고착
• 최저가 선정 → 품질·납기 문제 → 사후 처리 증가
2. Activity × Output Matrix — “정량적인 낭비 업무 요인 분석 Tool” (예시)
아래 매트릭스는 구매 바이어들이 실제 하루 30분 이상 투입한 주요 활동과 결과(Output)를 매핑하여, 어떤 활동이 실제 결과로 이어지는지, 그리고 어디에서 낭비가 발생하는지를 정량적으로 유추할 수 있도록 보여준다.
이 결과를 바탕으로, 추가적인 인터뷰와 데이터 분석을 통해 표준품목과 벌크 품목의 계약에 투입되는 시간 등의 추가 이슈를 밝혀 내야 한다.
3. 가설의 검증 결과 – 분석 결과의 검증 (예시)
Activity x Output Matrix 분석 결과, 가설로 고려했던 지나치게 많은 구매 건수와 가격 위주의 구매 정책으로 인한 Trouble Shooting의 결과를 확인할 수 있었습니다.
티제이와 그의 팀은, 이 결과를 바탕으로 가설에 확신을 갖게 되었고, 악순환의 원인을 해결하는데 집중할 수 있었습니다.
4. TCO 정량화 평가 Table (예시)
리암, 캐롤린과 매튜의 분석 결과를 바탕으로 CPS의 특성을 반영한 TCO 평가 Table을 확정합니다.
TCO 평가 Table을 적용한 시뮬레이션 결과는 기존 구매 정책 대비 0.4% 절감 효과가 확인되었으나, 정량화되지 못한 추가적인 절감 효과와 구매 Resource 효율화 효과를 기대할 수 있습니다.
