소통은 근본적으로 ‘말하고 듣는 상호작용’입니다. 그러나 이 과정이 단순한 말하기와 듣기에 그친다면 그것은 회사에서의 소통이 아닌, 사적인 대화에 불과합니다. 물론, 친구나 가족 간의 대화는 그 자체로 의미 있고 중요합니다. 집에서 시급한 의사결정을 요구하지 않는 대화가 자연스러운 것처럼, 친구 사이에 불편한 일이 생겼다고 즉시 의사결정과 실행을 요구하는 것도 어색할 수 있습니다. 그러나 반대로, 회사에서 회의 후 무엇을 해야 할지 불분명하다면 이는 큰 손실로 이어질 수 있습니다. 따라서 회사에서의 소통은 단순히 말하고 듣는 것을 넘어, ‘의사결정과 실행’을 포함하는 것이 본질입니다.
✻ 말하기: 명확하고 일관된 전달
회사에서의 말하기는 ‘전달’에 가깝습니다. 따라서 명확하고 간결하게 핵심 메시지를 전달하는 것이 중요합니다. 복잡한 내용을 쉽게 풀어 전달하고, 불필요한 정보를 줄이며 핵심에 집중해야 합니다. 일관성도 중요합니다. 일관된 메시지는 신뢰를 쌓을 뿐만 아니라 메신저의 신뢰성도 높입니다.
말하기의 목표는 설득입니다. 이를 위해 명확하고 논리적으로 메시지를 전달하여 상대방이 필요한 행동을 하도록 유도해야 합니다. 이 과정에서 적절한 동기 부여가 가능하다면 더 효과적입니다. 또한 상대방의 상황과 감정을 고려해 어조와 어휘를 조절하는 것도 중요한 스킬입니다.
✻ 듣기: 적극적 경청과 피드백
듣기는 단순히 정보를 전달받는 것을 넘어, ‘적극적 경청’을 통해 말하는 사람의 의도를 온전히 이해하는 것입니다. 상대방의 말을 주의 깊게 듣고, 끼어들지 않으며 끝까지 듣는 것은 정확한 이해뿐만 아니라 상대에게 존중받고 있다는 느낌을 주어 관계를 긍정적으로 유지합니다.
듣는 과정에서 적절한 피드백을 제공하는 것도 중요합니다. 이는 말한 내용을 정확히 이해했음을 보여주고, 소통을 원활하게 만듭니다. 이해를 돕기 위해 명확하지 않은 부분에 질문을 던지는 것도 좋은 방법입니다. 이는 잘못된 해석을 방지하고, 회의 후 서로 다른 결론을 이해하는 상황을 피하는 데 도움이 됩니다. 또한 비언어적 신호(몸짓, 표정, 목소리 톤 등)를 읽어 상대방의 감정에 공감하는 것도 듣기의 중요한 부분입니다.
✻ 의사결정: 정보 수집과 합의
말하고 들었다면, 이제 의사결정이나 합의를 도출해야 할 차례입니다. 이를 위해 충분한 자료가 공유되었는지 확인하는 것이 우선입니다. 풍부한 정보는 잘못된 결정을 피하는 데 큰 도움이 됩니다. 의사결정 과정에서는 다양한 의견과 관점을 수렴해 오판의 여지를 줄이도록 합니다. 이를 위해 팀원 간의 토론이나 브레인스토밍을 활용할 수도 있습니다.
최종 결정은 왜 그렇게 결정되었는지를 모든 구성원이 이해할 수 있도록 명확히 설명하는 것이 좋습니다. 합의에 기반한 의사결정은 구성원들의 지지를 얻고, 이후 실행을 위한 추진력을 높이는 데 도움이 됩니다.
✻ 실행: 명확한 지시와 모니터링
회사에서 효과적인 소통의 마지막 단계는 ‘행동으로 옮기는 것’입니다. 의사결정 후에는 명확하고 구체적인 지시가 필요합니다. 이는 오해를 방지하고 업무 효율을 높이는 데 필수적입니다. "사업은 타이밍의 예술"이라는 말처럼, 적절한 시기에 정확한 지시가 이루어져야 합니다. 또한 각 구성원에게 명확한 역할과 책임을 부여하여 누가 어떤 작업을 맡았는지 분명히 해야 합니다.
진행 상황을 정기적으로 모니터링하고 필요한 피드백을 제공하는 것도 중요합니다. 이를 통해 목표 달성 여부를 점검하고 필요한 조정을 할 수 있습니다. 결국, 소통이 잘 이루어질 때 업무 효율이 높아지고 조직의 성과가 극대화됩니다.
다음 글에서는 회사에서의 사적 대화이자 감성적 말하기인 인간관계의 초석이 되는 ‘스몰토크(small talk)’에 대해 알아보겠습니다.
