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by 클라우드 엔지니어 Mar 23. 2017

2. 메일 잘 쓰기


1.  메일 제목과 내용에 오타가 100% 없도록 해라.

2. '목' 한 줄로 내용을 요약하라.

3. '본문'은 결론부터 쓴다.  

4. 짧게 써라.

5. 메일에  '해결책'을 제시하라.

6. 메일을 보내기 전에 '수신자'와 '참조자' 입장에서 생각해보라.

7. 메일은 언제나 여러 사람에게 공유된다고 생각하고 써라~

8. 중요한 부분은 메일 보내고, 사내 메신저, 문자, 전화, 찾아가서 이야기하라.



1.  메일 제목과 내용에 오타가 100% 없도록 해라.

오타가 있으면 신뢰를 잃는다.

메일 보내기 전에  1 더 보는 습관을 가져라~

제목에 오타는 없는가?

수신자에 빠진 사람은 없는가?

오타로 다른 내용으로 들어가 있지는 않은가?

첨부 파일은 들어가 있는가?



2. '목' 한 줄로 내용을 요약하라.

메일 제목에 승부를 걸어라!

사람들은 제목을 보고 읽을지 안 읽을지 판단한다.

메일이 너무 많을 때는 나와 관련이 있거나 내가 대답해야 하는 것만 제목으로 본다.



3. '본문'은 결론부터 쓴다.  

먼저 핵심 요약을 작성하라.

"그래서 결론이 뭔데?"

다들 시간이 없다.  
결론부터 써라.

질문이 오면  질문에 대한 답부터 얘기하라.

그다음 설명을 쓰고, 근거자료를 제시하라.



4. 짧게 써라.

짧은 글이 명확하다.

중요한 부분은  빨간색으로 표시해 작성한다.

읽기 쉽도록  번호와  들여쓰기하라.

중요한 부분은 명확히 알려주어야 한다.



5. 메일에  '해결책'을 제시하라.

대안이 없으면 얘기를 꺼내지 마라~

단지, 나중에 나에게 큰 문제로 돌아올 사항이면 우선 보고하라~



6. 메일을 보내기 전에 '수신자'와 '참조자' 입장에서 생각해보라.

모두들 본인 입장에서 메일 본다.

"내가 해야 하는 거야? "

내게 피해가 오는 게 뭐가 있을지 생각한다.     

수신자와 참조자 입장을 고려하지 않고, 깎아내리거나 그쪽 문제라고 얘기하면 싸움만 될 뿐이다.

메일 보내기 전에 사전에 조율을 하라.

'메일에 이걸 하면 너에게 이런 게 좋아진다.'라는  내용을 넣어라.

아니면, 하지 않으면,  '너에게 이런 문제가 생긴다'라는 부분이 있을 넣어라.

업무 진행이 나아질 수 다.



7. 메일은 언제나 여러 사람에게 공유된다고 생각하고 써라~

내 메일이 포워드 되어 이 사람 저 사람이 읽게 된다고 생각하고 써라~

어제도 내 메일이 전달 전달되며, 메일 수신이나 참조에 없던 이에게 전달된 내 메일을 볼 수 있었다.

다른 이에게 , 업무 연관자에게 전달되어도 상관없는 내용인지 꼭 한번 다시 보고 보내라~



8. 중요한 부분은 메일 보내고, 사내 메신저, 문자, 전화, 찾아가서 이야기하라.

중요한 부분은 메일을 보내고 2차 연락해야 하라.

상대가 내용을 인지 못하는 환경에 있거나, 메일을 안 봤거나,  내용을 잘 모르는 경우 처리가 안된다.

중요 내용인데 2차 연락을 하지 않아서, 상대가 인지 안되어  나에게 큰 부메랑으로 돌아온 경우가 있다.

                 


감사합니다.



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