2. 메일 잘 쓰기
<1> 메일 제목과 내용에 오타가 없도록 해라.
<2> '제목' 한 줄로 내용을 요약하라.
<3> '본문'은 결론부터 쓴다.
<4> 짧게 써라.
<5> 메일에 '해결책'을 제시하라.
<6> 메일을 보내기 전에 '수신자'와 '참조자' 입장에서 생각해 보라.
<7> 메일은 언제나 여러 사람에게 공유된다고 생각하고 써라~
<8> 중요한 부분은 메일 보내고, 사내 메신저, 문자, 전화, 찾아가서 이야기하라.
<1> 메일 제목과 내용에 오타가 없도록 해라.
오타가 있으면 신뢰를 잃는다.
메일 보내기 전에 한번 더 보는 습관을 가져라~
제목에 오타는 없는가?
수신자에 빠진 사람은 없는가?
오타로 다른 내용으로 들어가 있지는 않은가?
첨부 파일은 들어가 있는가?
<2> '제목' 한 줄로 내용을 요약하라.
메일 제목에 승부를 걸어라!
사람들은 제목을 보고 읽을지 안 읽을지 판단한다.
메일이 너무 많을 때는 나와 관련이 있거나 내가 대답해야 하는 것만 제목으로 본다.
<3> '본문'은 결론부터 쓴다.
결론부터 써라.
먼저 핵심 요약을 작성하라.
"그래서 결론이 뭔데?"
다들 시간이 없다.
질문이 오면 질문에 대한 답부터 얘기하라.
중학생이 이해할 수 있을 정도 수준으로 작성해야 한다.
그다음 설명을 쓰고, 근거자료를 제시하라.
<4> 짧게 써라.
중요한 부분은 빨간색으로 표시해 작성한다.
읽기 쉽도록 번호와 들여쓰기하라.
중요한 부분은 명확히 알려주어야 한다.
<5> 메일에 '해결책'을 제시하라.
대안이 없으면 얘기를 꺼내지 마라~
단지, 나중에 나에게 큰 문제로 돌아올 사항이면 우선 보고하라~
<6> 메일을 보내기 전에 '수신자'와 '참조자' 입장에서 생각해 보라.
모두들 본인 입장에서 메일 본다.
"내가 해야 하는 거야? "
내게 피해가 오는 게 뭐가 있을지 생각한다.
수신자와 참조자 입장을 고려하지 않고, 깎아내리거나 그쪽 문제라고 얘기하면 싸움만 될 뿐이다.
메일 보내기 전에 사전에 조율을 하라.
'메일에 이걸 하면 너에게 이런 게 좋아진다.'라는 내용을 넣어라.
아니면, 하지 않으면, '너에게 이런 문제가 생긴다'라는 부분이 있을 넣어라.
업무 진행이 나아질 수 있다.
<7> 메일은 언제나 여러 사람에게 공유된다고 생각하고 써라~
내 메일이 포워드 되어 이 사람 저 사람이 읽게 된다고 생각하고 써라~
어제도 내 메일이 전달 전달되며, 메일 수신이나 참조에 없던 이에게 전달된 내 메일을 볼 수 있었다.
다른 이에게 , 업무 연관자에게 전달되어도 상관없는 내용인지 꼭 한번 다시 보고 보내라~
<8> 중요한 부분은 메일 보내고, 사내 메신저, 문자, 전화, 찾아가서 이야기하라.
중요한 부분은 메일을 보내고 2차 연락해야 하라.
상대가 내용을 인지 못하는 환경에 있거나, 메일을 안 봤거나, 내용을 잘 모르는 경우 처리가 안된다.
중요 내용인데 2차 연락을 하지 않아서, 상대가 인지 안되어 나에게 큰 부메랑으로 돌아온 경우가 있다.
감사합니다.
