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by Master Seo Mar 23. 2017

1. 업무 문서 작성하기

힘들어하는 모든 이에게 도움이 되었으면 해서 글쓰기를 시작한다.


회사에서는 가르쳐주지  않으면서 잘하라는 말을 많이 한다.

시간이 지나면 자연히 되는 게 아니고, 교육받은 사람이 잘하게 된다.

배워라.

책에서 배우고,  유튜브로 배워라.

좀 덜 힘들게 회사생활을 하려면,  '회사가 가르쳐주지 않는 업무지식'을 지속적으로 배워야 한다.


참!  성과는 위해 작성한 보고는 받는 사람과 맞지 않으면  이 모든 게 쓸데없다.

하지만,  나의 성장을 위해 배운다면 회사 생활에 큰 도움이 된다.



1. 문서에 오타가 100% 없도록 하라.

2. 요점은 제목에 작성하라.

3. 상대가 읽고 이해하기 쉬운 단어로 작성하라.  

4. 사실과 시점이 중요하다.  

5. 이야기를 푸는 방식으로 적어라.

6. 의사결정이 필요한 문서(위에서 시킨 거)는 담당자가 결론짓지 마라~!

7. 문제에 대해 질문하라.

8. 구체적 목표를 가져라.  

9. 실행 가능한 것을 해야 한다.



1.  오타가 100% 없도록 하라.

오타가 있으면 사람에 대한 신뢰가 떨어진다.

보내기 전에 꼭 1번 이상 보고 오타가 없는지 보라.

문서 작성 시에 오타가 없는지 보라.



2. 요점은 제목에 작성하라.

결론을 먼저 써라.

모든 사람은 일단 결론을 알고자 한다.

"그래서 결론은 뭔데?"라고 묻는다.



3. 상대가 읽고 이해하기 쉬운 단어로 작성하라.  

읽는 이의 수준에서 작성되도록 하라.  

작성자 중심에서 작성한 문서는 잘못된 문서이다.

작성자 중심으로 만들어진 문서는  작성은 쉽다.
하지만, 읽는 이는 이해하기 어렵다.

상대반의 입장에서 문서를 읽어보아라.



4. 사실과 시점이 중요하다.  

사실(fact)만 작성되어야 한다.

거짓말해봐야 나중에 다 드러난다.

해결 방법을 생각하고 사실대로 이야기하라.

해당 시점에 해당 문제를 해결해야 한다.

지나서 소용없을 때 보고해봐야 해결이 안 된다.

이것을 듣지 않으면 이런 이런 문제가 생깁니다라고 명확히 이야기 하라.



5. 이야기를 푸는 방식으로 적어라.

사람들은 이야기를 듣고 싶어 한다~

미리 설명해보라~

논리 전개 패턴을 참고하라.

현황 -> 문제점 ->  개선방향으로 적어라.



6. 의사결정이 필요한 문서는 담당자가 결론짓지 마라 !

위에서 작성 요청한 문서에 결론을 짓지 마라.

나의 의견이 문서에 들어가 확정된 거처럼 보이는 순간, 지탄의 대상이 된다.

시킨 배경이 있다.

배경을  모르는 상태에서 쉽게 결론짓지 마라.

사실자료(Fact)만 작성하라.

외부와 얘기되어  진행되는 건인데, 내가 다른 결론을 내면 위에서 지탄만 받는다.



7. 요청온 일에 대하서 내용 이해가 필요하면 질문하라.

중요한 내용을 다시 물어라.

중요 보고는 사전에  안)을 만들어 이렇게 하면 되는지 문의하라.

윗사람은 기다리고 있다.



8.  구체적 목적을 가져라.  

구체적인 목적을 가지고 보내라.



9.  실행 가능한 것이어야 한다.

실행이 답이다.

할 수도 없고, 내가 하는 것도 아닌 것으로 작성해서는 안된다.


급하고 중요한 일이라도, 실행 가능한 날짜로 해야 한다.  
중간에 다른 이슈까지 고려해 시간을 잡아라.

검증이나 추가 업무가 생길 수 있다.
해당 기간까지 고려 일정을 잡아라.    
욕심에 급한 일정으로 잡아 놓으면, 일정준수를 못해 욕먹으며 일하게 된.

말하는 것과 실행하는 것은 다르다.

실행 가능한 것을 하라.

실행 가능한 일정으로 하라.



감사합니다.


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