탁월한'일잘러'의각종 '보고서' 작성법

박기자의 끌리는 이야기, 책끌 #05

Mar 24. 2021

문서는 글이 아니라 말이다!

지난해 12월에 서평으로 작성했던 <실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법>을 유튜브 리뷰 영상으로 제작했다. 한눈에 읽히는 기획서, 제안서, 이메일, 보고서 빠르게 쓰기가 궁금하다면 이 책을 읽어 보시기 바란다.

실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

<실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법>은 직장인이라면 누구나 공감하게 되는 쉽고 빠른 문석 작성에 대한 갈증을 해결해 주는 책이다. 일 잘하는 직장인을 가리켜 ‘일잘러’라고 부른다. 일 잘하는 머리가 따로 있을까 싶지만, 실제로 같은 업무를 맡겨도 일한 결과나 성과는 확연히 다르다.

회사에서 사용하는 문서들은 공공문서처럼 저마다의 정해진 양식과 법칙이 있다. 대부분 지난해 보냈던 공문을 살펴보고 거의 같은 포맷을 유지한 채 사용하곤 할 것이다. 하지만 새해를 앞두고 있는 연말에 보내는 비즈니스 문서에는 좀 더 특별한 양념을 더해 보고 싶어 진다.

매일 받고 있는 수많은 이메일 중에서도 눈여겨보고 클릭하게 만들고, 읽다 덮어버리지 않고 매끄럽게 배열된 문서를 만들어보고 싶은 욕심이 생기는 건 나만 그런 걸까. 어찌 됐든 이 책은 문서로 의견을 전달해야 하는 사람들을 위한 책이다.

문서작성이 형편없으면 연차가 쌓여도 진급이 안 된다. 좋은 문서 작성법에 대해서 고민해 보지 않았다면 이제부터라도 보고서, 제안서, 이메일 등 매일 혹은 한 달에 한두 번, 프로젝트가 떨어질 때를 대비해 준비할 필요가 있다. 이 책에서 눈여겨본 내용은 읽기 좋은 순서로 만드는 문서 작성법이었다.

이 책의 저자는 보고서나 제안서 등을 작성할 때 찾아보게 되는 책들이 소개하는 3C, 5W1H 같은 생각의 기법은 실무에서 문서를 작성할 때 적용하기 어렵다고 이야기했다. 왜 그럴까? 다들 알고 있겠지만 대부분의 회사에서는 이미 사용하고 있는 문서작성 양식이 있다.

저자도 회사에서 받는 수많은 미션은 0에서 100가지 새로 만드는 창작이 아니라, 문서의 굵직한 내용은 이미 정해진 경우가 많다며, 이 책을 통해 문서로 커뮤니케이션해야 하는 직장인들이 어떻게 하면 쉽고 잘 읽히는 문서를 빠르게 작성할 수 있을지에 대해 소개하고자 한다고 이야기했다.

그렇다고 이 책을 보면서 화려한 파워포인트 사용법을 기대했다면 오산이다. 이 책은 문서 작성에 필요한 정답지를 보고 베끼는 것이 아니라 어떤 문서를 만들어야 통할 수 있는지에 초점을 맞췄다. 그렇게 쓰면 아무도 안 본다는 말을 이해하게 될 것이다. 또한 문서를 만드는 일이 생각보다 어려운 일은 아니지만 어떻게 만들어야 할지에 대해서도 깊이 공감하게 된다.

내 문서를 정독하는 사람은 나뿐이다. 와!~ 이게 포인트이자 정답이다. 모든 직장인들은 너무 바쁘고 너무나도 게으르다. 따라서 상대에게 일 잘한다는 평가를 받으려면 상대의 시간을 아껴 주는 문서를 만들어야 한다. 문서를 정독하지 않아도 문서를 이해할 수 있도록 만들어주어야 한다. 한눈에 쏙쏙 이해되도록 써주지 않으면 제대로 읽지 않는다는 것이다.

중요한 건 문서의 역할과 목적을 먼저 생각해야 한다는 것이다. 이 책을 통해 문서의 역할과 목적을 이해한다면 문서에는 정해진 양식과 법칙은 없다는 사실에 놀라게 될 것이다. 주어진 미션에 따라 문서의 구성 요소를 정하면 되기 때문이다. 중요한 건 읽기 좋은 매끄러운 순서로 만들고 탄탄한 구조를 통해 문서를 더욱 쉽고 빠르게 만들 수 있다는 것이다. 또한 어떤 문서도 막막함 없이 술술 풀어갈 수 있다면... 최고의 일잘러가 될 수 있다.

모든 문서는 '말'을 전하는 역할을 할 뿐 표지에 적힌 문서의 종류, 문서의 이름에 따라 그 안의 법칙이 달라지지 않는다는 것을 기억하자. 생각해 보면 어떤 문서가 좋은 건지, 나쁜 건지 결정권자가 아니면 알 수가 없다. 어떻게 보면 자신의 의견이나 생각을 어필하려고 하기보단 업무의 최종 승인자가 좋아할 문서로 만드는 것이 더 좋을 수도 있다.

포털 검색 창에 '제안서 작성법', '보고서 잘 쓰는 법', '기획안 통과하는 법'을 아무리 찾아봐도 결국 보고서든, 제안서든, 이메일이든, 상대가 누구인지 알고 써야 한다는 말이다. 그렇지 않으면 수많은 스팸들 중 하나일 뿐이다. 문서를 글로 이해하지 말고 말을 한다고 내 말을 전달한다는 생각으로 쓰는 게 좋다.