1. 프로젝트 목적성을 명확히 하라
목적성이 없는 프로젝트는 절대 성공하지 못한다.
** 본 글은 필자가 컨설팅 프로젝트를 참여하면서 성공한 프로젝트와 실패한 프로젝트를 통해 숙지하게 된 내용을 공유하고자 하는 차원에서 정리한 글로 프로젝트를 준비하고 관리/운영하는 기업입장에서 9회에 걸쳐 관련 내용을 공유할 예정입니다.
모든 프로젝트는 반드시 프로젝트를 추진하게 되는 목적이 존재하게 마련이다. 목적이 명확하지 않을 경우에는 해당 프로젝트는 추진의 가치를 잃어버리게 되고 이도 저도 아닌 결과만 하나의 문서로 남기게 되고 만다. 필자가 컨설팅 영역에서 15년이 넘는 동안 약 500건 이상의 컨설팅 프로젝트를 경험해 보았을 때 프로젝트가 성공적으로 마무리되는 경우와 그렇지 못한 상태에서 발주사와 수행사 간에 갈등뿐 아니라 발주사 내에서도 프로젝트로 인해 문제가 발생되는 경우를 상당수 접해 볼 수 있었다. 그 차이 중의 상당수는 프로젝트 추진 목적이 명확하게 결정이 되어 프로젝트의 모든 이해관계자가 이를 공유하고 이해하고 있는 상태에서 프로젝트에 임하고 있는가 그렇지 않은가에 그 원인이 있었다. 프로젝트 진행에 있어서 목적성이 왜 중요하며, 이를 어떻게 구체화하고 공유화하는가에 대해 생각해 보기로 한다.
컨설팅 프로젝트를 추진하기로 결정을 하는 경우는 반드시 이유가 존재한다. 일반적으로 외부에 컨설팅을 의뢰하는 경우는 다음과 같이 크게 두 가지 형태로 구분할 수 있다. 첫 번째는 방면한 문제에 대해 전문성과 객관성을 기반으로 해결안을 찾고자 하는 경우가 있다. 컨설팅을 의뢰하는 데 있어 가장 일반적인 경우이다. 두 번째의 경우는 내부적으로 특정한 사안에 대해 어느 정도 진행 방안을 결정해 놓았지만 이를 내부적 시각이 아닌 외부의 시각으로 객관화하여 내부적으로 정해놓은 진행 방안의 당위성을 도출하기 위한 경우이다. 전자의 경우와 후자의 경우 프로젝트를 추진하고자 하는 목적을 프로젝트 기획단계에서 명확하게 설정해 놓지 않는다면 프로젝트 진행과정에 적지 않은 시행착오를 거듭하게 될 것이다. 그렇다면 프로젝트 기획단계의 첫출발인 프로젝트 목적성을 명확히 하기 위한 방안을 몇 가지로 구분하여 살펴보기로 한다.
첫째. 명확한 팩트에 근거하여 목적성을 구체화하라.
프로젝트의 추진 목적이 추상적으로 표현되어서는 안 된다는 의미이다. 의외로 프로젝트의 추진 목적이 추상적이거나 두리뭉실한 상태로 제시되는 경우들이 많다. 예를 들면 프로젝트 목적 중에 효율화, 체계화, 개선 등과 같은 단어들이 프로젝트 목적성의 핵심 단어로 들어 있는 경우이다. 가령 “고객정보 관리 프로세스의 체계화”,”클레임 처리 시스템의 개선을 통한 효율화”와 같은 경우 큰 틀에서는 무엇을 하고자 하는지를 알 수 있으나 여기서 의미하는 체계화나 효율화의 의미가 과연 무엇을 뜻하는지에 대해서는 알 수가 없다. 실제로 프로젝트 수행을 위한 협의 시에도 프로젝트를 담당하고 있는 실무자들 조차 큰 틀에서의 문제점에 대해서는 설명을 해주고는 있지만 그래서 무엇을 어떻게 해야 할 지에 대해서는 본인들의 인사이트를 갖지 않고 있는 경우가 많다. 이에 대해서 질의를 하면 그것을 도출하기 위해 돈을 들여서 컨설팅을 의뢰하는 것이 아니냐 라는 식의 반문을 하는 경우를 자주 접한다, 틀린 이야기는 아니다. 맞는 이야기임에는 틀림없지만 중요한 것은 체계화나 효율화라는 의미는 주관적인 의미가 상당수 내포되어 있다. 어느 관점으로 보느냐에 따라서 효율화와 체계적의 해법은 달라질 수 있는 것이다. 프로젝트의 목적성은 구체적으로 정리되어야 한다. 가령 “고객정보 관리 프로세스의 체계화”라고 한다면 “고객관리 정보가 현재 관련 3개 부서에서 각기 관리되고 있는데 이를 일원화할 수 있는 정보 공유 플랫폼을 설계”라는 형태로 체계화가 추구하는 방향을 명확히 제시해 줄 수 있어야 한다. “클레임 처리 시스템의 개선을 통한 효율화”라고 한다면 “현재 클레임 처리 시간이 평균 3시간이 소요됨으로 인해 고객 불만이 높아짐에 따라 처리 시간을 현재보다 30분을 단출하기 위한 관련 프로세스의 개선, 시스템의 보완 및 관련 조직운영 방안 수립”으로 구체화한다면 프로젝트를 왜 하려고 하는지와 어떻게 하려고 하는 지를 프로젝트의 목적에서 명확히 이해를 할 수 있다. 프로젝트 목적성을 명확히 하고 구체화하기 위해서는 프로젝트 기획단계에서 관련 이해관계자 및 관련 부서들로부터 충분한 의견수렴이 이루어져야 한다. 그래야 프로젝트의 추진 목적성을 좀 더 구체적으로 정리할 수 있다. 프로젝트 주관부서의 생각만을 가지고 현재의 팩트를 정리하여 프로젝트 목적성을 설정한다면 추후 이를 공유하고 프로젝트를 추진하는 과정에서 뜻하지 않은 변수를 만나게 될 것이고 이는 프로젝트의 원활한 추진에 상당한 애로로 작용될 수 있다. 최근 프로젝트 추진에서 있어서 프로젝트의 목적성을 상당히 구체적으로 표현해서 제안요청서 상에 표현하고 있다. 그러나 아직도 프로젝트의 목적을 살펴보면 무엇을 무엇 때문에 하려고 하는지에 대해 이해가 되지 않는 경우가 종종 있다. 프로젝트가 진행과정 속에 발생되는 많은 어려움 속에서도 프로젝트를 발주 사 와 수행사 간에 이를 추스를 수 있는 근간은 바로 명확하고 구체화되어 있는 프로젝트의 목적성이다. 따라서 구체화되고 명확한 프로젝트 목적성은 핵심적인 프로젝트 성공요인의 첫 번째라고 할 수 있다.
두 번째. 프로젝트 목적성을 내부적으로 완벽하게 공유하라.
프로젝트 추진의 목적성을 명확하고 구체적으로 설정하는 것도 매우 중요하지만 더욱 중요한 것 중의 하나가 프로젝트와 관련성이 있는 이해관계자들에게 프로젝트 목적성을 명확하게 인식시켜 주는 것도 매우 중요하다. 의외로 프로젝트 추진의 목적에 대해 관련 이해관계자들이 인식을 못하고 있는 경우들이 프로젝트 착수에 들어가서 현업과의 인터뷰 시 파악되는 경우들이 많다. 프로젝트를 한다는 것은 알고 있지만 왜 프로젝트를 진행하는지, 자기 부서와 어떤 부분에서 관련성이 있는지에 대해 인식을 못하고 있는 경우들이 많다. 앞서 프로젝트의 목적성을 설정하는 단계에서 관련부서나 이해관계자들의 충분한 의견을 수렴해야 한다고 언급을 했지만 이러한 프로젝트의 예산이나 기간 등의 자원의 한정으로 인해 현업의 의견을 모두 반영하기에는 어려운 부분이 많다. 따라서 프로젝트 추진 목적성이 확정되면 이에 대해 관련부서와 이해관계자들을 대상으로 간략한 설명회를 갖는 절차가 필요하다. 이를 통해 프로젝트의 필요성에 대한 공감대의 형성과 프로젝트를 통해 추구해야 할 사안들에 대해 전체적의 동의를 구하는 것이 좋다. 그리고 이러한 목적성을 공유한 이해관계자들을 중심으로 향후 프로젝트를 진행함에 있어 필요에 따라 프로젝트 TFT의 구성원으로 참여시키는 방안과 프로젝트 내부 자문위원으로 위촉하여 프로젝트를 진행함에 있어 지원을 받을 수 있도록 유도하는 것이 필요하다. 프로젝트 목적성이 공유되지 못할 경우 향후 프로젝트 진행과정에 있어 잦은 과업의 변경이나 프로젝트 추진 목적 자체가 흔들려 버리는 현상이 발생되어 프로젝트가 제대로 운영되지 못하고 최악의 경우에는 프로젝트 자체가 중단되어버리는 상황까지 발생되는 경우들이 있다. 특히 프로젝트 목적성에 대해서는 경영층에게 명확하게 전달할 수 있어야 한다. 프로젝트 추진 목적이 명확하게 경영층에게 전달되지 못할 경우 매우 난감한 상황에 직면할 경우들이 많다. 필자가 진행한 프로젝트 중에 중견 유통기업에 SCM 프로젝트를 진행한 경험이 있었다. 프로젝트의 추진 목적과 내용에 대해서 당시 CEO와 경영층에게는 충분히 전달이 되었으나, 해당 기업의 오너인 회장께는 프로젝트 진행 내용만 보고되었고 정확한 프로젝트 추진 목적이나 구체적인 진행 방안에 대해서는 보고가 이루어지질 못했다. 당시 CEO는 2세 경영인이었고, 프로젝트는 CEO의 승인 하에 진행이 되었으나, 중간보고 이후 프로젝트 진행 결과물이 어느 정도 도출된 시점에서 회장 보고가 이루어졌는데 회장께서 생각하신 프로젝트의 진행방향과 현재 진행되고 있는 프로젝트 진행방향과는 거리가 있었다. 회장께서는 SCM 구축의 방향을 원가절감 측면에서 재고를 축소시키는 것으로 생각하고 있었던 반면에 현재 진행되고 있는 프로젝트는 SCM 시스템을 구축하기 위한 ISP관점으로 프로젝트가 진행되고 있었던 것이다. 결국 보고 이후 프로젝트는 더 이상 진행이 불가 해졌고, 프로젝트는 중도에 중단되고 마는 상황에 이르고 말았다. 이렇듯 프로젝트와 관련된 최고 의사결정권자에 대한 프로젝트 목적성의 승인은 매우 중요하며, 물론 현업에서 충분한 검토와 필요성에 의해 프로젝트를 기획하고 있지만 경영층이 생각하고 있는 프로젝트의 목적성을 명확하게 파악하지 못할 경우에는 상기와 같이 진행과정 속에서 많은 어려움을 겪을 수 있음을 명심해야 할 것이다.
마지막 세 번째는 프로젝트 목적성을 수행사들이 명확히 전달해야 한다.
프로젝트의 목적성을 내부적으로 공유하는 것도 중요한 사안이지만, 실제로 프로젝트를 수행하기 위해 제안에 참여하는 기업들과 프로젝트를 수주하여 프로젝트를 수행하는 기관에게 제대로 전달하는 것 또한 매우 중요한 사안이다. 프로젝트의 실행 주체는 프로젝트를 수주한 컨설팅 기관이다. 실행 주체가 이 프로젝트를 왜 하는지에 대해 제대로 이해하지 못한다면 무슨 프로젝트가 진행될 수 있겠는가? 우선적으로 제안요청서 상에 프로젝트를 왜 하는지와 이 프로젝트를 통해 무엇을 달성하고자 하는지에 대해 명확히 제시해야 한다. 그리고 프로젝트 설명회를 진행한다면 이 부분을 명확하게 설명해야 한다. 이 부분은 프로젝트 수행기간을 선정할 때도 매우 중요한 요소이다. 제안의 내용 상에 프로젝트의 목적을 이해하기 위한 부분에 어느 정도 비중을 두고 있는가는 매우 중요한 제안기관의 평가요소 중의 하나이다. 프로젝트 착수보고 시에는 다른 무엇보다도 프로젝트의 추진 목적을 명확하게 이해하고 있는 지를 파악할 수 있는 기회로 삼아야 하며, 이에 대해서는 단지 프로젝트 수행그룹에서 프로젝트 수행 PM과 일부 몇 명만이 이해하고 있는 것이 아닌 프로젝트 참여인력 전원이 이해하고 있는 지를 파악해야 한다. 이를 위해서는 프로젝트 착수와 동시에 수행사의 프로젝트 참여 인력들과 발주사의 프로젝트 주관팀과의 프로젝트 목적 공유 워크숍을 진행하여 모든 프로젝트 참여인력들이 동일한 프로젝트 목적성을 인식하고 이를 기반으로 추진 방향성을 공유할 수 있는 기회를 반드시 운영할 필요가 있다.
프로젝트 목적성을 명확히 한다는 것은 프로젝트의 지향점을 명확히 설정한다는 의미이다. 지향점이란 아무리 혼란한 상황이 닥친다 하더라도 방향을 잃지 않고 나갈 수 있는 일련의 이정표 역할을 하는 것이다. 프로젝트를 준비하고를 기획함에 있어서 프로젝트 추진의 목적성을 명확하고 구체적으로 설정한다는 것이 한편으로 쉬운 것 같지만 절대로 쉽지 않다. 왜냐하면 우리가 왜 해야 하는지와 무엇을 해야 하며, 이를 통해 무엇을 우리는 얻고자 하는지를 누구나 공감할 수 있도록 정리한다는 것은 결코 생각만큼 쉬운 일은 아니다. 그러나 이러한 목적성을 통해 프로젝트가 올바른 방향으로 전개되며, 관련된 내, 외부 모든 이해관계자들을 결집시킬 수 있음을 명심해야 한다.
