박람회·페어에 참가한다면 꼭 준비해야 할 5가지
어디에도 털어놓기 어려웠던 창업 N 년 차의 고민을 나눕니다
이것만은 챙겨가세요!
박람회, 페어 참여가 처음이라면 이번 글을 꼭 읽어 보세요.
부스 준비부터 스텝 배치, 관람객 응대 노하우까지. 성공적인 행사 운영을 위한 5가지 체크리스트를 확인하세요.
오프라인에서 만난 고객을 온라인 신규 고객으로 확장하는 팁도 알려드려요.
다시, 오프라인으로
코로나19의 엔데믹(endemic, 일상적 유행) 선언과 함께, 전국 곳곳에서 오프라인 행사 소식이 들려오고 있습니다. 그동안 억눌려있던 오프라인 경험에 대한 수요가 폭발하면서 그 어느 때보다도 활발히 축제·박람회·팝업스토어와 같은 오프라인 행사가 열리고 있어요.
온라인 쇼핑몰에서 캠핑 용품을 판매하던 3년 차 스몰 랜드 K 대표도 올해 초부터 여러 행사의 참가 제안서와 광고 이메일을 받았습니다. 그리고 캠핑업계에서 가장 큰 규모의 박람회에 처음으로 참가 신청을 했어요. 앞서 행사에 참석했던 경쟁사들의 후기를 들어보니, 관객도 많고 현장 분위기도 좋았다고 해요. 종종 들리는 ‘현장 완판’ 소식에 주변에서는 다들 “너도 대박 날 거야”라고 바람을 불어넣습니다.
하지만 정작 K 대표의 마음은 무겁습니다. 예상보다 높았던 부스 참가비와 첫 참가라는 막막함 때문에 하루하루 걱정이 커져가고 있거든요. 이제 전시가 2주 정도 남았는데요. 지금부터 뭘 어떻게 준비해야 성공적으로 박람회를 운영할 수 있을까요?
TIP : 박람회·페어, 왜 필요할까요? (더 알아보기)
B2B: 박람회를 통해 바이어를 만나고 계약을 성사시킬 수 있어요. 실제로 많은 국내외 바이어와 유통 벤더들이 미팅을 위해 박람회를 찾아옵니다.
B2C: 업계에 높은 관심을 가진 소비자와 만날 수 있어요.. 현장에서 실시간으로 소비자의 반응을 보고, 제품에 대한 의견을 청취하는 기회가 되기도 하죠. 최근에는 소비자들이 직접 참여하고 구매하는 B2C 행사들이 성행하며, 즐길 거리가 많은 페어·페스티벌이 많아지는 추세입니다.
경쟁사를 파악하고 산업 트렌드를 알 수 있어요. 시장에서 우리 제품과 브랜드가 어떤 차별점을 내세우면 좋을지 힌트를 얻을 수도 있습니다.
오프라인 고객이 내 브랜드를 기억하게 만들고 싶다면
오프라인 행사 참여가 처음이라면, 이 5가지를 기억하며 차근차근 준비해 보세요.
1. 첫인상을 만드는 부스(booth) 공간
박람회의 부스는 작은 팝업스토어와도 같아요. 정해진 기간 동안 제품을 전시/판매하며, 고객들을 만나는 기업의 공간입니다. 박람회의 규모와 종류마다 차이는 있지만, 일반적으로 3m x 3m의 정사각형 공간이 부스 1칸으로 제공돼요.
소규모 창업 기업이 가장 많이 신청하는 ‘조립 부스’ 또는 ‘기본 부스’의 경우, 기본적인 부스의 골격, 테이블과 의자, 조명이 제공되는 형태예요. 전시할 제품과 추가로 필요한 비품만 지참하여 행사장에 가면 됩니다. 반면 ‘독립 부스’와 같이 공간 면적만 제공되는 부스도 있어요. 넓은 공간에서 별도의 체험관을 운영할 때 이용되는데요. 독립 부스의 경우 별도의 설치 공사 작업이 필요합니다.
내가 신청한 부스의 규모와 종류를 확인하고, 이에 맞게 전시를 준비해 주세요.
어떤 제품을 어떤 방식으로 전시할지 미리 계획을 세워 보세요. 준비한 제품이 여러 개라면 주력 제품을 정하는 것도 좋습니다. 전시 설치 당일, 텅 빈 공간을 보며 고민하는 시간을 줄여줄 수 있어요.
내 브랜드의 컨셉에 맞게 부스 벽면과 공간을 꾸며주세요. 수십수백 개의 부스 사이에서 내 브랜드가 돋보인다면 좋겠죠. 시트지나 현수막을 제작하여 벽면에 부착하거나, 별도의 시공을 통해 공간 디스플레이에 변화를 줄 수 있어요.
전시 공간과 매대 외에도 상담 공간이나, 현장 스텝들의 짐을 놓을 수 있는 여분의 공간을 미리 고려하여 전시를 준비해 보세요.
TIP : 미리 챙기면 더 좋은 박람회 준비물
전시 기간 중 행사 운영이 마감된 시간(예: 18시 이후)에 부스를 덮어두거나 가릴 수 있는 큰 천을 준비하면 좋습니다. 행사 기간 동안 매일 매대의 물건을 치우고 퇴근하지 않을 수 있어요.
기본 제공되는 물품 외에 추가로 필요한 책상, 매대, 의자, 조명 등을 파악해 주세요.
제품과 회사를 소개하는 브로슈어, 대표자의 명함, 경험해 볼 수 있는 제품 샘플 준비는 필수입니다.
2. 든든한 원 팀(one team), 현장 스텝
행사 기간 동안 현장에 상주할 인력을 미리 파악하고 계획하는 것도 중요해요. 하루 8시간 부스를 운영하며 고객을 맞이하는 행사인 만큼, 중간에 식사/휴식으로 교대할 경우를 대비하여 2인 이상의 인력이 함께 가는 것을 추천합니다. 부득이하게 혼자 가야 할 경우에는 비워두는 시간에 잠시 표시할 안내판 등을 준비해도 좋아요.
현장 운영을 위해 직원 외 통역사나 파트타임(아르바이트) 인력을 구한 경우, 직원들과 동일하게 부스 운영 교육을 받을 수 있도록 준비해 주세요. 부스에 방문한 고객이 누구에게 물어봐도 같은 대답을 할 수 있어야 합니다.
3. 지나가던 고객을 사로잡을 제품 소개
박람회에 방문한 고객과 바이어들은 수많은 기업 부스를 구경하게 됩니다. 행사장에 머무르는 시간이 총 2시간 정도라고 가정해 보아도, 한 부스에 머무는 시간은 길어봤자 몇 분이 채 되지 않을 거예요. 우연히 방문한 부스에서 흥미를 느끼지 못했다면 불과 몇 초 만에 발길을 돌려 버릴 수도 있고요.
행사장에서는 아무런 사전 정보 없이 처음 만난 사람에게 내 제품과 브랜드를 빠르게 소개하고, 관심을 끄는 것이 중요합니다.
내 제품을 딱 한 마디로 표현하면 어떤 문장으로 소개할 수 있을까요? 시중의 다른 제품과의 가장 두드러진 차별점은 무엇일까요? 고객들의 호흡에 맞춰 10초, 1분, 10분 용 제품 소개 멘트를 준비해 보세요. 고객이 즉시 체험해 볼 수 있는 제품 샘플을 준비하고, 적극적으로 어필해 주세요. 배포용 샘플이 아니더라도 현장에서 제품을 직접 만져보고 경험해 보는 것이 중요합니다. 부스에 방문한 고객들이 부담 없이 즐거운 경험을 할 수 있도록 안내해 주세요.
TIP : ‘엘리베이터 피치 (elevator pitch)’를 준비해 보세요
엘리베이터 피치는 엘리베이터에서 중요한 사람을 처음 만났을 때, 나를 소개하는 짧고 강렬한 자기소개를 말해요. 스타트업계에서는 빠른 시간 안에 투자자를 사로잡는 소개 연설을 의미합니다.
엘리베이터가 움직이는 20초에서 최대 1분 안에 상대방의 마음을 사로잡는 것이 핵심인데요. 박람회와 같이 빠르게 많은 고객과 바이어를 만나야 하는 상황에 유용한 소개 전략이 될 수 있습니다.
4. 브랜드 성장에 시너지 UP, O2O (online to offline) 준비
온라인과 오프라인을 연결하는 O2O(Online to Offline)의 시대를 넘어, 온라인 O4O(Online for Offline)의 시대가 오고 있습니다. 오프라인과 온라인의 시너지가 그 어느 때보다 중요해요.
박람회는 온라인을 중심으로 활동하는 브랜드에게 오프라인에서의 기회를 만드는 중요한 창구가 되어주는데요. 만약 온라인에서 활발히 활동하는 브랜드라면, 오프라인 박람회에서 다음과 같은 방법으로 신규 고객을 확보해 보시길 바랍니다.
공간 방문객이 온라인을 통해 지속적인 고객이 될 수 있도록 이벤트를 진행해 보세요. 회원가입/팔로우/찜하기/좋아요/프로젝트 참여 등 온라인을 통한 액션을 유도하고, 현장에서 선물을 주는 등의 이벤트를 진행할 수 있어요. 또한 제품을 실제로 경험하고, 온라인을 통해 즉시 구매 또는 예약구매하도록 유도할 수 있어요. 현장에서 현금/카드로 거래하는 번거로움을 줄일 수도 있고, 자사몰이나 크라우드펀딩 프로젝트를 홍보하는 기회로 활용할 수 있어요.
TIP : ‘QR코드’를 활용하세요
모바일페이가 활성화되면서, 다양한 결제 방식과 연결되는 QR코드 활용이 늘어나고 있습니다. 현장 판매를 진행하고 싶지만 카드 리더기가 없어 고민이었다면, QR코드를 적극 활용해 보세요.
운영 중인 사이트, 프로젝트, SNS 페이지로 바로 가는 QR코드를 부스에 배치해 보세요. A4용지에 간단히 인쇄해도 좋고, 포스터나 아크릴 쇼케이스를 제작하여 부스 앞쪽에 배치하는 방법도 좋습니다. 부스 방문객들이 내 온라인 사이트에 쉽고 빠르게 방문하고, 이벤트 등에 참여할 수 있습니다.
QR코드는 온라인에서 누구나 무료로 쉽게 생성할 수 있어요! 검색 포털 사이트에 ‘QR코드’라고 검색해 보세요.
5. 매출부터 후속 판로까지 탄탄하게, 현장 운영
B2C 박람회에 참여한다면 본격적으로 현장에서 판매할 준비가 필요할 거예요. 부스 비용이 아깝지 않은 높은 매출을 만들기 위해, 이렇게 준비해 주세요.
판매할 제품의 재고와 수량, 금액, 할인율 등을 미리 파악해 주세요. 현장 판매가 주목적이라면, 고객들이 제품의 가격을 빠르게 알 수 있도록 매대에 노출하는 것도 좋습니다.
제품과 함께 나가야 할 포장재나 리플릿, 사은품이 있다면 미리 넉넉하게 준비해 주세요.
결제 수단을 준비해 주세요. 카드, 계좌 이체, 현금 거래 등 결제 방식을 결정하고, 이에 맞는 준비물을 챙겨야 합니다. 현금을 사용하는 경우, 잔돈을 넉넉하게 미리 준비하는 것을 추천해요.
B2B 박람회에 참여하는 기업이라면 현장 판매보다는 바이어 또는 파트너 미팅에 더 공을 들이는 것이 좋습니다.
박람회 현장에 우연히 방문하는 바이어만 기다린다면 아무런 성과 없이 행사를 마무리하게 될 수도 있어요. 박람회 참가가 확정되었다면 타깃 바이어를 미리 조사하고, 이메일/전화 등을 통해 사전에 소통하여 미팅을 잡는 것이 좋아요.
부스 내 전시 공간 외, 바이어와 상담할 수 있는 공간도 마련해 주세요.
현장에서 판매하거나 무료로 제공할 수 있는 샘플도 중요합니다.
대량 주문이나 거래 제안과 협상을 위해 최소 주문 수량(MOQ), 지불 방법, 생산 기간 및 제품 가격표를 사전에 준비해 주세요.
'준비'가 성과를 만듭니다
국내에서 열리는 박람회 및 페어는 평균 3~5일 정도 진행돼요. 이 기간 동안 매일 새로운 고객들을 만나며 내 브랜드와 제품을 어필해야 해야 성공할 수 있는데요. 아무 준비 없이 물건만 들고 참여했다간 시간과 비용만 투자한 힘든 일주일이 될 수도 있습니다.
처음은 낯설고 어려울 수 있어요. 특히 그동안 온라인에서만 고객을 만나오던 창업가라면, 오프라인 환경에서 고객과 소통하는 일이 어색하게 느껴지기 마련입니다. 옆에서 능숙한 영업 멘트로 고객과 바이어의 관심을 사로잡는 경쟁사 부스를 보며 한숨만 쉬게 될 수도 있고요.
하지만 박람회·페어에서 가장 중요한 건, 화려한 언변이 아니라 ‘철저한 준비’입니다. 이번 글에서 소개한 5가지 체크리스트를 따라 차근차근 준비해 보세요. 큰맘 먹고 참여한 행사의 만족도를 5배, 10배 높이는 데 도움이 되어줄 거예요.
이 글을 읽는 모든 대표님들이 ‘내년에 또 와야지!’ 하는 기쁜 마음으로 행사 마지막 날을 보낼 수 있기를 응원합니다.
와디즈에 대해 더 알고 싶다면?
글 이은아 편집 전수연
