Be prepared (묻기 전에 대답하기)
일잘러의 전략
묻기 전에 대답을 하는 것이 가능할까?
학창 시절을 돌이켜보면 출제자의 의도를 파악해서 미리 예상문제를 뽑아서 공부하는 사람(내가 선생님이라면 무슨 문제를 낼까?)의 성적이 그냥 막무가내로 공부하는 사람의 성적보다 좋을 수밖에 없다는 사실을 알 수 있다.
공부라는 것은 노력도 중요하지만, 원리를 파악하는 것이 기본이라는 말처럼 직장 생활에 있어서도 미리 예상되는 업무를 예측해서 미리 대응하는 사람이 일잘러가 될 수밖에 없다.
아직 주어지지도 않은 일을 어떻게 미리 예상해서 준비할 수 있을까?
Operation 업무 (반복되는 업무)의 비중이 적고 Spot 업무 (이슈 대응, 경영진 요청사항 등)의 비중이 높은 업무에 종사하는 사람이라면 더욱더 Be prepared (사전에 미리 업무를 예상하고 준비하는 것)이 일잘러가 되기 위해 필수적이다.
1. 업무의 Roadmap을 만든다.
매일 반복되지 않더라도 때만 되면 찾아오는 업무가 있다. (예를 들어 신년 특별 프로모션, 연간 재고 조사라던지)
이런 일들을 overview를 가지고 대응하려면 반드시 로드맵이 필요하다. 연간, 반기, 분기, 월간, 주간, 일간으로 반복되는 특정 업무를 도식화해서 만들어두고 현시점에서 미리 준비할 것이 있다면 준비를 시작해 보라. 그러면서 진행상황을 정기적으로 공유해 보라. 자연스럽게 다른 사람들보다 앞서나간다는 이야기를 듣게 될 것이다.
2. 특정 조건에 부합되는 지표를 모니터링하도록 하라.
회사마다 지표를 관리한다. 과거의 1년 치 경험을 바탕으로 주요 관리 지표가 어느 조건에 부합하지 않으면 보고를 해야 했던 (매출이 차질 난다던지) 타이밍을 체크해서 그런 Risk 가 보이기 전에 보고를 준비할 수 있는 업무 프로세스를 만들라.
물론 이 프로세스를 세팅하려면 주변의 반대도 있을 것이다. 아직 차질이 난 것도 아닌데 무슨 준비를 하는 것인지 이해시켜야 하기도 한다. 하지만 Risk 사전 관리 측면에서 경영진을 설득하고 미리 준비하고 대응하는 프로세스를 세팅하는 것은 마치 보험을 들어두는 것과 같다.
결국에는 이를 통해 상당한 양의 업무 Load를 줄일 수 있다는 사실을 깨닫게 될 것이다.
3. 과거의 보고 이력을 체계적으로 Database 화 해두라.
앞서 언급한 파일명 규칙과도 연관이 있다. 결국에는 Spot 업무가 주어지더라도 나에게 필요한 데이터의 위치를 이미 알고 있다면 상당한 업무 부담을 줄일 수 있다.
일잘러는 정확도와 시간과의 싸움에서 남들보다 앞서 나가는 사람이다. 지금의 정리는 약간의 수고가 필요하지만 (익숙해지면 빨라진다), 나중에 엄청난 시간 단축으로 다시 돌아온다.
4. 반복되는 질문에 거의 자동으로 대응할 수 있는 플랫폼을 준비하라.
AI agent라는 개념이 상용화되고 있다. 신입사원이 들어왔을 때 어떻게 업무를 파악하게 할 것이고, 회사나 부서의 기본적인 업무 방식을 어떻게 가이드해 줄 것인가? 누군가가 이 일에 반복적으로 시간을 할애해야 한다면, 자동화를 고민해 보라.
당장 AI agent를 도입하기 어려운 상황이라면 최소한 신입이 들어왔을 때 누군가에게 물어보는 FAQ를 정리해 둔 플랫폼을 만들어 준다면 채용시마다 반복되는 업무를 대폭 줄일 수 있을 것이다.
결론은 크고 작은 다가올 예상 업무를 예측하고 미리 준비하라는 것이다.
그것이 Be prepared 다.
