완벽한 회의 준비 전략

일잘러가 되보자

효율적인 회의 진행을 위해서 사전 준비는 필수적이라고 한다.

하지만, 어떻게?

회의 준비에 대한 글들을 읽어보면 대략적으로 이런 코멘트가 많다.

명확한 목적 설정, 효과적인 아젠다 작성, 관련 자료 미리 공유, 여유 시간 배분 등등.

하지만, 일단 회의를 준비할 시간이 없다.

그리고, 회의가 너무 많다. (그래서 준비할 시간이 없다)

실제로 내가 효과를 경험했던 회의 준비 및 진행에 대한 전략을 공유해보려고 한다.

1. 정형화된 회의 자료 준비는 피하라.

기존에 파워포인트로 10장 슬라이드로 회의 자료를 만들었다고 생각해보자. 이걸 매월 준비한다면, 아주 머리가 아프다. 이런 회의가 3개 정도 반복된다면 한달 내내 회의 자료만 준비하다가 끝난다.

결론은 기존의 정형화된 회의 자료 포멧을 없애는 것으로 효율화 해보라. 물론 회의를 참석하는 동료들이나, 경영진들이 합리적이라는 가정하에 말이다.

파워포인트나 워드라는 정형화된 보고 방식을 피하고, 엑셀이나 메일을 띄우고 회의 하는 방식으로 바꾸는 것을 제안해보라. 그냥 업무 효율화를 위해서라고 말하지 말고, 좀더 분석 업무에 시간을 투자하겠다고 설득해보라.

나같은 경우에는 거의 20년간 파워포인트 약 20장 슬라이드로 회의를 준비하던 것을, 최대 5장의 슬라이드로 단축하고, 계수나 데이터 분석은 엑셀로 변경했다.

주간 보고는 워드로 준비하던 것을 그냥 메일 띄우거나, 엑셀을 보여주는 방식으로 변경했다.

회의를 준비하지 말라는 것이 아니라, 업무 진행하는 중간 중간 과정 (엑셀이던 메일 커뮤니케이션이던) 을 공유하고, 보고하는 방식으로 변경해서 회의 자료 준비에 별도의 Resource 를 쓰지 말라는 것이다.

2. 정형화된 Agenda 를 없애거나 줄이라.

정형화된 Agenda 의 가장 큰 문제는 포멧을 정해두고, 매번 정해진 포멧에 맞게 숫자를 업뎃하거나, 컨텐츠를 준비하는 방식이다. 결국 생각이 없고, 단순 반복 작업이 된다. 아주 형식적인 회의가 된다.

전략은 생각을 하는 것에서 시작된다. 익숙한 방식을 탈피해야 한다. 정형화된 Agenda 를 없애면, 당장 들 수 있는 생각은, '매번 Agenda 를 새로 뽑아야 하는 거야?' 일 것이다.

맞지만 틀리다. 매번 Agenda 를 새로 뽑는게 아니고, Agenda 를 없애거나 줄이라는 말이다.

진행중인 Project 가 있다면, 현안 이슈나 진행 경과를 보고하면 된다. 지난번 보고시에 F/U 해야할 것이 있었다면 그 부분을 보고하면 된다.

새로운 이슈사항이나 의사결정이 필요한 부분이 있다면 그 내용을 가지고 협의하거나, 보고하면 된다.

이슈도 없고, 의사결정 받을 것도 없고, Project 도 없다면, 보고를 안하면 된다. (대신 사전에 보고 받을 대상이나, 회의 참석 대상들과 커뮤니케이션을 하면 된다.)

구태여 보고할 것도 없는데, 정해진 시간이 되었으니, 자료 준비해서 보고할 이유가 없다. 보고할 Agenda 가 1개라면 짧게 끝내면 된다.

회의 시간을 꼭 채우려고 생각하지 말고, 빨리 끝내고 남은 시간에 잠깐 쉬던지, 생각을 하던지, 중요한 일을 하라.

3. 전략적으로 Agenda 를 선택한다.

모든 내용을 꼭 이번에 다 보고할 필요가 없다. Agenda 가 많은데, 시간이 없어서 대충보고하기 보다는 특정 Agenda 는 이번에, 시간이 없으면 나머지 Agenda 는 우선순위에 따라서 보고 순서를 정하면 된다.

이번 보고 때 모든 것을 보고하겠다는 강박관념을 버리고, 이번에 꼭 보고해야 하는 Agenda 를 추려서 보고하고, 전략적으로 다음 번에 보고할 내용을 남겨두라. 그래야 준비하는 사람들이 적절히 준비하는 시간을 배분할 수 있다.

시간이 없어서 준비가 덜 되었다면, 조금더 준비시간이 필요하다고 미리 커뮤니케이션 한 뒤에 다음에 보고하면 된다. (보고가 아닌 회의라도 마찬가지다.)

할 일은 많고, 앞으로도 보고할 시간은 많다. 모든 일을 오늘 다 끝내야 한다는 생각을 버리고, 준비가 미흡하면 다음으로 미루고, 탄력적으로 보고의 주제들을 잘 배분해서 보고 전략을 수립하면, 회의 준비도 이 전략에 따라서 적절하게 조절할 수 있다. (물론 이러다가 중요한 Agenda 를 보고할 타이밍을 계속 놓치게 되면 안된다.)

난 5분 Spot 회의를 추천한다. 왜냐하면, 회의 자료 준비가 필요없고, 꼭 필요하고 중요한 Agenda 만 협의할 수 있고, 담당자들이 이슈를 제대로 파악하고, F/U 하고 있는지 알 수 있으며, 이에 따라 다음 Action 에 대한 의사결정도 쉽게 할 수 있기 때문이다.

이걸 보고했다가 깨질까봐 보고할 것인지 말 것인지 고민하고, 사전에 회의해서 조율하고, 보고할 내용과 보고하지 않을 내용을 선별하고, 보고전 1차/2차 사전 리뷰 등등 회의를 위한 회의를 만들지 말라.

자료 만드는 것은 최소한으로 줄이고, 담당자들이 하던 일 그대로 보고할 수 있도록 커뮤니케이션 채널을 다양화(메일, 메신져, 통화 등) 하는 문화를 만드는 것이 완벽한 회의 준비 전략이다.