업무 메일 쓸 때 기억해야 할 7가지
[실무팁] 회사에서 업무용 비즈니스 이메일 쓰는 법
첫 입사 후 보내야 하는 메일이 있는데 어떻게 써야 할지 모르시겠죠? 어떤 제목을 써야 하는지, 발신인에 내가 보일 텐데 굳이 또 인사를 해야 하는지, Cc는 대체 누구를 넣어야 하는지?
아마 우왕좌왕하실 겁니다. 저희도 마찬가지였어요, 아무도 알려주지 않았거든요. 하지만 이젠 우왕좌왕하지 마세요. 저희가 이메일의 종류와 상관없이 어떤 이메일을 쓰건 똑같이 해당되는 기본 구조와 매너를 알려드릴게요. 딱 일곱 가지로!
첫째, 제목. 제목은 딱 보는 순간 무슨 내용일지 파악할 수 있어야 합니다. 즉 내용을 한 줄로 요약한다. 예를 들어 “안녕하세요. 일하는 우리입니다.” 보다는 “마리아 님 인터뷰 촬영 관련 안내드립니다.” 가 더 낫다는 거죠.
여기에 팁을 드리자면, 제목 앞에 대괄호로 이 메일의 카테고리를 적어주시는 게 좋아요. 예를 들어 프로젝트명이나 팀명 회사명과 같이 관련되어 있는 단어를 쓰는 거죠. “[일하는 우리] 마리아 님 인터뷰 촬영 관련 안내드립니다.”처럼요. 대괄호를 쓰면 좋은 이유는 메일함이 보기 좋아지기 때문인데요. 메일이 쭉 나열되어 있을 때 대괄호가 카테고리 역할을 해서 나나 상대방의 메일함이 보기 편해지는 거죠.
하루빨리 이런 메일들 좀 받아보고 싶네요...!둘째, 인사. 모든 메일엔 첫인사와 끝인사가 꼭 들어가야 합니다. 다들 처음 만나면 안녕하세요. 하고 헤어질 땐 안녕히 가세요~ 하시잖아요? 그런 것처럼 이메일도 처음엔 항상 "누구누구님, 안녕하세요." 후에 본인 소개를 하는 겁니다. 끝날 때는 "감사합니다. 일하는 우리 손정은 드림."이라고 마무리를 하고요. 어렸을 때 편지 쓰는 거랑 비슷하다고 생각하시면 됩니다.
또 여기서 팁이라면 여러분 다들 만나서 바로 본론부터 시작하는 다짜고짜 형 사람과 간단한 안부 인사 후 시작하는 사람은 다르다는 거 모두 알고 계시죠? 그런 것처럼 이메일에서도 처음과 끝에 한 줄 정도 간단한 안부 인사를 넣어주시는 것도 좋아요. 예를 들면 첫인사를 하고 나서 “마리아 님과 인터뷰를 하게 되어 정말 기쁘네요.”처럼요. 마지막 인사를 하기 전에도 “벌써 금요일이네요. 주말 잘 보내시길 바라요!” 같은 느낌으로요! 사실 이 부분은 본인의 씽크빅을 활용하는 지점이기도 합니다. 어려우시다면 [일하는 우리] 회사 이메일 나도 잘 쓸 수 이따구!를 참고해 보셔도 좋을 것 같아요.
셋째, 서명. 서명은 주로 이름, 소속, 전화번호, 회사 주소, 보안 문구와 같은 부분으로 되어있습니다. 아마 대부분의 회사들은 공통적으로 쓰는 서명 포맷이 있을 거예요. 혹시라도 없다면 간략하게 이런 형식으로 만들어 놓으면 편리합니다. 서명을 해놓는 이유는 명함을 주는 것과 비슷하다고 생각하시면 편해요. 언제든지 다양한 방식으로 연락을 취할 수 있다는 걸 보여주는 거죠.
하나의 꿀팁은 설정에 들어가서 자동으로 모든 메일에 서명이 들어갈 수 있도록 하는 것과 기왕이면 예쁘고 깔끔하게 설정해두시는 게 좋아요. 글씨 크기, 볼드, 색깔 같은걸 활용해서 말이죠.
넷째, 불렛 포인트와 숫자 활용. 간단합니다. 보통은 줄글로 이렇게 작성하시지만, 혹시라도 이렇게 본문 내용에 요지가 많다면 그걸 줄글로 우르르 쓰는 것보다 보기 편하게 불렛 포인트나 숫자를 활용해서 목록을 쓰는 거예요. 명확하고 보기 좋게.
다섯째, 받는 사람. 받는 사람에는 세 종류가 있습니다. To, Cc, Bcc. To는 그냥 받는 사람으로, 이 업무나 메일에 답장을 해야 하는 사람입니다. 실질적으로 메일과 관련된 업무를 해야 하는 사람이죠.
Cc는 참조로, 이 메일과 관련이 되어있긴 하지만 직접적으로 이와 관련된 일을 당장 해야 하는 사람은 아닌 거죠. 하지만 이 메일의 내용을 알고 있어야 하는 사람을 말합니다. 예를 들어 팀장이나 대표 등의 의사결정권자 같은 분들이 있을 수 있겠죠.
Bcc는 숨은 참조로, 받는 사람과 참조에 있는 사람들에게는 보이지 않아요. 그니까 받는 사람에게 알릴 필요는 없지만 해당 메일의 내용을 알고 있어야 하는 사람이 있을 경우에 넣는 거죠. 예를 들어서 고객의 문의 메일에 답장을 보낼 때 Bcc에 대표나 팀장을 넣는 거죠. 왜냐면 고객은 굳이 제가 대표와 팀장에게도 이 메일을 보냈다는 사실을 알 필요는 없으니까요.
여섯째, 답장. 답장은 전체 답장이 기본입니다! 그냥 답장 아니고 전체 답장! 그냥 답장을 하면 To(받는 사람) 에게만 가는데 전체 답장을 해야 Cc를 포함해서 메일이 갑니다. 예를 들어서, Cc에 팀장님이 포함되어 있는데 자꾸 전체 답장이 아니라 그냥 답장이 오면 굉장히 귀찮습니다. 다시 Cc 넣고 팀장님께 메일 다시 다 보내야 하고.
그리고 기본적으로 답장을 보낼 때는 새로 메일을 쓰지 않습니다. 그냥 온 메일에 답장을 해서 서로 주고받는 기록이 스레드로 다 남을 수 있어야 합니다. 주제가 바뀐다면 새로운 메일을 보내는 것이 맞겠지만요. 여기서 하나의 팁을 드리자면, 메일 내용 중에 보낸 사람이 실수한 부분이 있어서 알려줘야 할 때, 전체 답장보다는 센스 있게 그냥 답장으로 알려주는 것이 좋아요. 전체 답장하면 모두에게 쵕피 당하는 순간이 올 수 있으니까요.
마지막 일곱 번째, 포워딩. 누군가 본인에게 "그 메일~ 나한테 포워딩해~"라고 한다면! 메일 그대로 보내달라는 말입니다. 메일 스레드, 그니까 주고받았던 모든 기록을 전달해달라는 말인 거죠. 잘 살펴보시면 모든 메일에는 포워딩이라는 버튼이 있으니 그걸 누르세요! 메일 내용 전체 다 복붙 안 하셔도 됩니다.
그리고 포워딩할 때도 간단한 내용을 쓸 수가 있어요. 그 사람이 알아야 하는 내용을 기본 틀에 맞게 간단히 보내는 것이 좋습니다. “윤정 님, 안녕하세요. 손정은입니다. 요청하셨던 인터뷰 섭외 관련 메일 전달드립니다. 감사합니다. 손정은 드림” 이렇게요!
요 일곱 가지만 잘 아셔도 괜찮은 메일 하나 쓰는 거 어렵지 않을 겁니다.
이제는 메일 보내야 할 때 당황하지 않으실 수 있겠죠?
※ 본 글에 나와 있는 내용은 구글 스프레드시트 문서인 [일하는 우리] 회사 이메일 나도 잘 쓸 수 이따구!에서 더 자세하게 살펴보실 수 있습니다. (무단 배포 환영:D)
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